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管理规范系列 | Specification Template 编号：SMP-WJ01-85 页码PAGE P邮政局文件控制程序正式版 P邮政局文件控制程序正式版 Different positions have their own specific rules of doing things, in order to make the work achieve the expected goal according to the plan and requirements. P邮政局文件控制程序正式版 下载提示：此管理规范资料适用于团体或社会组织中，需共同遵守的办事规程或行动准则并要求其成员共同遵守，不同的行业不同的部门不同的岗位都有其具体的做事规则，目的是使各项工作按计划按要求达到预计目标。文档可以直接使用，也可根据实际需要修订后使用。 　　P邮政局文件控制程序　　一、目的：建立本局有关质量活动的文件控制程序，使所有的文件得以有效控制，确保质量文件的一致性和适用性。　　二、适用范围：适用于文件的编制、审核、批准、识别、分发、保存、修订、维护等涉及的单位和个人。　　三、职责：　　(一)办公室负责全局文件的控制管理工作;各县(市)局、专业公司、本部各部门各自负责县(市)局、专业公司和部门内的文件管理工作。　　(二)分发给各单位/人员的文件由使用单位/人员依规定进行建档、保存等，实现有效管理。　　(三)任何人皆有权提出文件的修订建议，文件的原编制部门负责文件的修订工作。　　四、内容　　(一)文件编写　　1、各单位应根据质量管理体系有效运行的需要，编写足够数量的质量管理体系文件，管理者代表可以视情况分配文件的编写工作。　　2、文件编写过程中，如文件的内容涉及到其他相关单位，负责该文件编写的人员应合理分配各单位职责，并与相关单位的领导协商讨论，取得一致意见。　　3、为了使文件使用方便，易于管理和保存，每份质量管理体系文件都必须有对应的编号，每个编号只对应于一份文件，文件编号方法如下：　　文件编号以文件下发时的局字号、部门号/分局号等进行区分;　　4、文件的编制年份作为版本号。　　5、文件编辑格式。总体上根据《XX市邮政局公文处理实施细则》(泉邮[20xx]局字106号)　　(二)文件审批、发布　　1、所有质量管理体系文件在“发文稿纸”上会签、批准后，方可发布实施，文件编、审、批权责按照《XX市邮政局公文处理实施细则》(泉邮[20xx]局字106号)执行，各县(市)局视情况可相应制订文件的审批、分发办法。　　2、文件发布：文件经授权人批准签字(章)后，办公室负责局字号及办公室文件的分发，部门号/分局号文件由各部门/分局分发。　　3、文件的分发范围和数量依规定发放;各单位收到文件后，视需要可转发;文件的分发情况在“发文登记表”中记录，接收文件的人应在“收文登记表”上记录，以示承认收到该文件;实行办公自动化的单位亦可将收发文情况在电脑中录入并保存。　　4、各专业公司或本部各部门所制订的部门内部使用的规章制度，应由部门领导审批后，由部门文件管理人员负责分发，分发情况在“发文登记表”中记录。　　5、网络系统中的文件和资料应打印成书面的样稿，按照上述要求由领导审批后，方可贮存在电脑中或发放相关部门和/客户。文件和资料的更改按照本程序第(五)条款要求执行。　　(三)文件的保存和维护　　1、文件的分发单位负责保存文件的原稿，文件持有人应确保文件的妥善管理和保存。　　2、文件的接受者收到文件后，应确认文件的有效性，进行归档，便于识别和检索。　　3、文件的持有人和调阅者应保持文件的整洁、清晰，非经允许不得拆卸、复印。　　4、文件应妥善保管，对机密性的文件应限制阅读范围。　　(四)外来文件管理：　　1、外来的文件包括：指导工作用的国际/国家标准、设备使用说明书、上级下发的文件、相关的法规等。　　2、外来文件按照《XX市邮政局公文处理实施细则》(泉邮[20xx]局字106号)进行控制。　　(五)文件的修订：　　1、文件的执行者在执行过程中，发现文件的规定与现状不符或已影响质量管理体系有效运行时，应填写“文件修订审批表”(泉邮办-07)，对文件提出修订的意见。所有的文件在未经过评审、再次得到批准之前，不得随意更改。　　2、文件的修订原则上需经文件的原编制、审核、批准的相同的单位或个人修订、审核、批准;如其他人审批时，此人应获得原审批所依据的有关背景资料。　　3、文件修订后应重新进行文件的分发(发文号改变)，发文部门应确保原有的文件持有人都得到文件的最新版本。　　4、文件修订后，新文件重新分发情况在“发文登记表”上