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杭州娃哈哈集团管理制度 WHH-CW-02-06-00 会计档案管理制度 公布日期：—11—27 实施日期：—11—27 杭州娃哈哈集团 杭州娃哈哈集团 会计档案管理制度 第一章 总则 一、目标 为了加强会计档案管理，统一和规范企业会计档案管理，依据财政部和国家档案局公布《会计档案管理措施》、《中国档案法》，特制订本制度。 二、适用范围 本制度适适用于整个集团按要求应该建帐各部、分企业会计档案立卷、归档、保管、查阅和销毁等管理要求。 三、职责 1、总经办档案室和集团财务部共同负责会计档案管理制度制（修）订，及会计档案工作指导、监督和验收。 2、总经办档案室负责杭州总部会计档案接收、库房管理和借阅利用、销毁组织等管理工作。 3、集团财务部负责指导、监督、规范下属各财务机构会计档案组织、立卷、存放保管等工作，并进行检验考评，确保会计档案完整性。 4、各会计机构（财务部、财务科）按要求建立和移交会计档案。 第二章 管理要求 一、会计档案内容 会计档案是指会计凭证、会计账簿和财务汇报等会计核实专业材料，是统计和反应企业经济业务关键史料和证据。具体包含： (一)会计凭证类：原始凭证，记账凭证，汇总凭证，其它会计凭证。 (二)会计账簿类：总账，明细账，日志账，固定资产卡片，辅助账簿，其它会计账簿。 (三)财务汇报类：月度、季度、年度财务汇报，包含会计报表、附表、附注及文字说明，其它财务汇报。 (四)其它类：银行存款余额调整表，银行对账单，其它应该保留会计核实专业资料，会计档案移交清册，会计档案保管清册，会计档案销毁清册等。 二、会计档案整理规则 1、各类会计档案代号及案卷号填制 会计档案代号：P-会计凭证；Z-会计账册；B-会计报表；F－增值税发票抵扣联（如销售企业数量大则单独编号，其它会计主体量少可并到Q类）；Q-出库单、入库单、领料单、其它。 案卷号格式：识别码—代号－年份－次序号。识别码为各会计主体代码，且是唯一代码，由集团财务部统一分配并通知。比如：杭州娃哈哈饮料（该会计主体代码为3151）会计档案一共有7卷（册），其中凭证有3册，账本有2册，报表有1卷，其它有1卷，则编号依次是：3151-P--1、3151-P--2、3151-P--3、3151-Z--1、3151-Z--2、3151-B--1、3151-Q--1。 2、会计档案装订和卷盒封面填制要求 1)要求装订整齐，规范。不管凭证、报表每本不得超出200张，要求装订者在封面上盖章或签字。 2)档案盒封面填制要求：内容栏内填写盒内会计档案种类如：******企业会计凭证、总帐等，并填写盒内会计档案反应时间和盒内卷数、保管期限。 3) 档案盒脊背写法：脊背最上端加盖会计主体名称蓝色印章；全宗号和目录号空白，由档案室人员填写；案卷号根据会计档案编号规则编写，如一盒里面有两卷或两卷以上案卷，则全部案卷号全部必需在此处注明。假如凭证等需要标明月度等便于查找，一律填写在案卷号下方空白处。即盒内全部内容全部应该反应在卷盒表面。 3、会计档案保管清册、会计档案保管期限 1）会计档案保管期限，从会计年度终了后第一天算起，分为永久、定时两类。定时保管期限分为3年、5年、、、25年5类。各会计机构可视经营需要合适延长保管期限，但不得低于要求期限（具体参见附表一）。 2）各会计主体每十二个月形成会计档案，应该由会计机构（财务部或财务科）根据归档要求，负责整理立卷，装订成册，编制会计档案保管清册（具体参见附表二）。会计保管清册纸质材料一式两份，一份由移交会计机构永久保留，一份同会计档案移交时一并交和档案室。 3）会计档案应装入国家统一会计档案盒内，档案盒封面和背脊面按规范书写清楚各项内容，方便于保管和利用查找。不一样保管期限会计档案不得装在同一盒内。 三、会计档案归档移交 1、当年形成会计档案，在会计年度终了以后，可暂由本单位财务部门保管十二个月，也能够第二年就移交，具体视保管条件和利用情况而定（杭州总部会计档案统一移交集团档案室保管，外地企业由财务科或档案室统一保管）。同一会计年度产生会计档案要求一次性移交完整，不得分成几次移交。 2、各会计部门向档案室移交会计档案时，应编制会计档案移交清单（具体参见附表三）一式两份，并在移交前先向档案室提供移交清单和保管清册电子文档。档案室审查电子表格信息（规范、完整）符合要求后再予通知接收会计档案实物。 3、档案接收部门对移交会计档案案卷质量、手续严格把关，不符合要求退回重新填写整理，合格后再予办理移交手续。并对照档案保管清册逐项查对无误后，按会计档案分类方法排列上架，办理移交清单签字手续，纸质移交清单、会计档案保管清册双方各自保留一份，以备查考。 四、会计档案借阅 1、本企业财务人员能够查阅和其工作相关会计档案