外贸公司采购部管理新规制度与工作作业流程.docVIP

外贸企业采购管理制度和工作步骤 目标： 为规范采购步骤，提升采购工作效率，特制订本制度。 适用范围： 适适用于本企业采购管理。 三、内容： 1、 总则 为加强采购工作管理，提升采购工作效率，制订本制度。全部采购人员及相关人员均应以本制度为依据开展工作。 2、 采购基础步骤 采购需求---采购计划---寻求供货商----询价、比价、议价----采购洽谈----协议签署（确定付款条件、配送方法、售后服务）----交货验收（仓管）---质检（不合格退货）---入库---计划对账---财务结算 采购步骤图以下图所表示：采购需求 采购需求 总经理/财务总经理审批财务部确定付款条件及帐期 总经理/财务 总经理审批 财务部确定付款条件及帐期 采购申请 审批 寻求供给商 产品采购部 总监 寻价、比价、议价 采购洽谈 验收不合格入仓退货计划对账协议签署交货验收验收合格 验收 不合格 入仓 退货 计划对账 协议签署 交货验收 验收合格 下单 建立供给商资料 财务结算 财务结算 1） 采购计划：采购员应依据请购单和企业销售计划制订采购计划。 2） 供给商选择和考评： 供给商选择和考评，通常从经营情况、供给能力、品质能力等方面评定，并定时从质量、运货、价格、逾期率、是否配合等方面综合打分。 3）询价、比价、议价 。 4）协议签署：买卖双方经过询价、报价、议价、比价及其它过程，最终双方签署相关协议，合约即告成立。采购协议签署要依据采购商品要求、供给商情况、企业本身管理要求、采购方针等要求不一样而各不相同。需和财务部核实确定付款条件、货运方法、售后服务等情况。 5）交货验收：采购员必需确定货物品种、数量、质量、交货期正确无误。以采购员确实定和协议为验收数据。 6）质检：货物质检合格则入库，不合格，需安排补救和退货。 7）财务结算：货物入库后，财务结算 采购订购3、申请商品采购步骤图采购部审批（有协议） 采购订购 采购部审批（有协议） 采购部审批（无协议） 总经理/财务审批 销售部 提出需求 1）销售部提出采购需求， 2）采购部制订采购计划，由采购部责任人报总经理、财务审批； 3）审批经过后，由采购主管下单。 依据供给商期限 依据供给商期限 总经理/财务部审批采购部审批采购人对账采购 总经理/财务部审批 采购部审批 采购人对账 采购 财务部付款 财务部付款 仓管验货5、商品到货验收步骤 仓管验货 进仓财务审核入库单仓管打入库单 进仓 财务审核入库单 仓管打入库单 退单6、退货步骤 退单 采购退货申请单供给商仓库采购部审核 采购退货申请单 供给商 仓库 采购部审核 报损 报损 四、 采购管理制度： 1) 建立供给商资料管理（表）册，售后服务管理表。 2) 建立、建全比价制度，确保采购产品质优价廉。 3) 每个月末将本月付款、欠款、欠票情况进行汇总、总结，并提出下月用款计划。 4) 签署采购协议后，应全方面了解发货情况，如不能立即供货，应将原因提前两日通知请购部门或请购人。 5) 全部货物一律开箱验收，发觉问题立即和供给商联络，尽早处理。 6) 验收合格后应在一个工作日内办理入库手续。 五、采购部职责 采购部工作职责 1.制订并完善采购制度和采购步骤： （1）依据企业长久计划，确定采购部门工作方针和目标； （2）负责制订采购方针、策略、制度及采购工作步骤和方法，确保落实实施； 2.制订并实施采购计划： （1）依据企业拓展规模和年度经营目标，制订有效采购目标和采购计划； （2）审核采购需求，统筹策划和确定采购内容，制订采购计划； （3）组织实施市场调研、估计和跟踪企业采购需求，熟悉多种产品供给渠道和市场改变情况，据此编制采购预算和采购计划； （4）依据采购管理程序，负责采购项目标谈判、签约，检验协议实施和落实情况； （6）督导检验仓库验收、入库、出库及管理工作，确保采销质量； 3.采购成本预算和控制： （1）编制月度和周采购预算，实施采购预防控制和过程控制，有效降低成本； （2）采购价格审核、预算、报价，达成有效成本控制； （4）对采购协议推行过程进行管理、监督检验，立即支付相关款项； 4.选择并管理供给商： （1）依据企业销售需求，选定价格合理、产品质量可靠、信誉好、服务优质供给厂商，建立长久战略同盟； （2）建立对供给商资信、履约、售后服务能力及市场价格情况和走势综合评定系统； （3）不停开发新供给渠道和供给商，加强对新老用户走访和调查； （4）制订供给商管理措施，加强对供给商管理、考评，确保供给商提供产品优良性； 采购部主管职责 1、直配供给商引进及维护 2、采购部日常管理，关键包含： （1）部门工作安排（日、周、月） （2）供给商谈判， （3）相关步骤制订和调整 （4）突发事件处理 3、订单审