WORD邮件合并教程[汇编].pdfVIP

邮 件 合 并 图 文 教 程 在日常的办公过程中，我们可能有很多数据表，同时又需要根据这些数据信息制作出大量信函、信封或者是工资 条。面对如此繁杂的数据，难道我们只能一个一个地复制粘贴吗能保证过程中不出错吗？ 其实，借助 Word 提供的一项功能强大的数据管理功能 ——“邮件合并 ”，我们完全可以轻松、准确、快速地完成 这些任务。这里我们特别组织了这个的专题，详细讲解 “邮件合并 ”以及具体用法，同时以实例剖析的方式帮助大家快 速上手。 一、什么是 “邮件合并 ” 什么是 “邮件合并 ”呢为什么要在 “合并 ”前加上 “邮件 ”一词呢？ 其实 “邮件合并 ”这个名称最初是在批量处理 “邮件文档 ”时提出的。具体地说就是在邮件文档（主文档）的固定内 容中，合并与发送信息相关的一组通信资料（数据源：如 Excel 表、 Access 数据表等），从而批量生成需要的邮件文 档，因此大大提高工作的效率， “邮件合并 ”因此而得名。 显然， “邮件合并 ”功能除了可以批量处理信函、信封等与邮件相关的文档外，一样可以轻松地批量制作标签、工 资条、成绩单等。 Word2002 以上的版本中新增了 “邮件合并 ”任务窗格式的 “邮件合并向导 ”，这让我们在使用 “邮件合并 ”操作时 更加方便和容易。本课程通过三个实际任务的解决步骤，详细介绍 “邮件合并 ”功能的使用方法，学习完成后大家就可 以按部就班地运用到自己的实际工作当中。 二、什么时候使用 “邮件合并 ” 我们可以通过分析一些用 “邮件合并 ”完成的任务，从而得到答案。比如最我们最常用的需要批量处理的信函、 工资条等文档，它们通常都具备两个 规律 ： 一是我们需要制作的数量比较大； 二是这些文档内容分为固定不变的内容和变化的内容，比如信封上的寄信人地址和邮政编码、信函中的落款等， 这些都是固定不变的内容；而收信人的地址邮编等就属于变化的内容。其中变化的部分由数据表中含有标题行的数据 记录表表示。 什么是含有标题行的数据记录表呢通常是指这样的数据表：它由字段列和记录行构成，字段列规定该列存储的信 息，每条记录行存储着一个对象的相应信息。比如图 1 就是这样的表，其中包含的字段为 “客户姓名 ”、“服务帐号 ”等。 接下来的每条记录，存储着每个客户的相应信息。 ？ 此主题相关图片如下： 三、邮件合并的三个基本过程 上面讨论了邮件合并的使用情况，现在我们了解一下邮件合并的基本过程。理解了这三个基本过程，就抓住 了邮件合并的 “纲 ”，以后就可以有条不紊地运用邮件合并功能解决实际任务了。 1 / 15 ( 一 ) 建立主文档 “主文档 ”就是前面提到的固定不变的主体内容，比如信封中的落款、信函中的对每个收信人都不变的内容等。 使用邮件合并之前先建立主文档，是一个很好的习惯。一方面可以考查预计中的工作是否适合使用邮件合并，另一方 面是主文档的建立，为数据源的建立或选择提供了标准和思路。 ( 二 ) 准备好数据源 数据源就是前面提到的含有标题行的数据记录表，其中包含着相关的字段和记录内容。数据源表格可以是 W ord 、 Excel 、 Access 或 Outlook 中的联系人记录表。 在实际工作中，数据源通常是现成存在的，比如你要制作大量客户信封，多数情况下，客户信息可能早已被 客户经理做成了 Excel 表格，其中含有制作信封需要的 姓名“ ”、 “地址 ”、 “邮编 ”等字段。在这种情况下，你直接拿过来 使用就可以了，而不必重新制作。也就是说，在准备自己建立之前要先考查一下，是否有现成的可用。 如果没有现成的则要根据主文档对数据源的要求建立，根据你的习惯使用