行政人员行政办公必备的管理工具.docx

行政办公管理工具 第 5 章 行政办公管理图表 5． 1 日常接待管理图表 5． 1．1 日常接待事项图 5． 1．2 来访客人登记表 编制日期： 年 月 日 序号 姓名 所在 单位 来访 人数 联系 方式 证件 号码 是否 预约 被访 人 来访 事由 时间 值班员 进入 离开 1  2 3 编制： 审核： 5． 1．3 接待工作日记表 日期 年月日 记录人 考勤 记录 姓名 签到时间 姓名 签到时间 收发记录 接待记录 电话记录 备注 编制： 审核： 5． 1．4 客户来电记录表 编制日期： 年 月 日 来电 日期 来电 时间 户称 客名 联系 方式 被访 人 来电事由 预约来访时间 受理人 备注 月 日 时  5． 1．5 来宾接待计划表 编制日期： 年 月 日 来宾单位 来宾人数 参观日期 姓名 性别 年龄 职务 姓名 性别 年龄 职务 来宾参观 事由及要求 有无摄像及其他新闻要求 接待部门 主要接待人 陪同人 饮食安排 住宿安排 接车司机及车辆 接待计划 接待部门负责人 办公室主任 行政总监 总经理 备注 5． 1．6 公司参观登记表 编制日期： 年 月 日 参观单位 参观日期 参观人数  参观区域 参观负责人 公司接待部门 接待负责人 公司陪同人员 参观目的 参观路线 参观内容 备注 5． 1．7 公司参观许可证 许可编号 发证日期 印章 参观单位 参观日期 参观人员 职务 单位 参观区域 参观内容 参观路线 相关部门签章 主管副总 生产部 行政部 营销部 公关主管 5． 1．8 公务接待审批表 来宾单位 来宾人数 来访日期  带队人姓名 职务 停留期限 公司接待负责人 部门 职务 来访事由 接待费用预算 餐饮费用预算额 住宿费用预算额 其他费用预算额 合计预算总额 陪同人员要求 接待部门经理意见： 签字： 日期： 年 月 日 行政部经理意见： 签字： 日期： 年 月 日 总经理意见： 签字： 日期： 年 月 日 备注 5． 1．9 商务接待安排表 填表人： 填表日期： 年 月 日 来宾单位 负责人姓名 负责人职务 随行人员名单  到达时间 停留时间 人数 考察内容 接待计划安排 车辆使用计划 相 关 事 项 摄影 礼品 音响 欢迎标语 用餐 鲜花 宣传材料 礼仪 导游 题词 水果 其它 负责接待 部门意见 签字： 日期： 年 月 日 总经理意见 签字： 日期： 年 月 日 5． 1．10 接待宴请申请表 编制日期： 年 月 日 来宾负责人 所在单位 工作职务 宴请负责人 所在部门 工作职务 宴请时间 宴请人数 陪客人数 宴请理由 宴请规格 是否符合公司规定  部门经理签字 批准人签字 经办人签字 签字日期 签字日期 签字日期 5． 1．11 接待宴请记录表 填表人： 填表日期： 年 月 日 宴请单位 宴请人数 客人名单 宴请时间 宴请地点 宴请标准 结算方式 金额 宴请负责人 批准人 备注 5． 1．12 接待工作总结表 编制日期： 年 月 日 来宾单位 来访人数 来访负责人 工作职位 接待部门 接待负责人 预计费用 实际费用 接待任务 完成情况 第一天 第二天 接待总结 成功经验 待改进之处 部门意见  签字： 日期： 年 月 日 5． 2 行政会议管理图表 5． 2．1 会议事项管理图 5． 2．2 年度会议计划表 会议名称 项目 举办次数 举行日期 会议时间 会议目的 参会人员 司仪  主席 事务负责人 会议记录员 5． 2．3 年度例会安排表 活动名称 日期 内容 预算 承办部门 负责人 联系方式 新年宴会 创立纪念日 新员工就职典礼 员工运动会 员工旅游 全员表彰大会 例行常务会议 记载事项 1． 2． 3． 5． 2．4 年度会议汇总表 编号： 年度： 年 会议信息 编号 会议 名称 会议 性质 宗旨及议题 会议 地点 会议 时间 参与 单位 主持 人 预计 人数 参会 人数 1 2 3  5． 2．5 会议方案审核表 序号 审核项目 审核建议 审核结果 1 会议的主题 2 会议的规模：（总人数）查邀请回函 3 会议预算 4 会议日期及时间安排 5 会议总负责人 6 会议事项分工 7 会议日程安排 8 会议流程安排 9 依来宾名册制定工作安排 10 各类函件发放工作安排 11 纪念品选择、购买、包装和备份等事项安排 12 来宾交通与住宿安排 13 会场的预订、布置安排和计划 14 会场花饰、看板和标示计划 15 服务柜台的安排 16 会议桌次、座次安排 17 胸章、名牌安排 18 新闻媒体安排 19 拍照摄影安排 20 服务员着装安排 21 宴会的形式安排和宴会计划 22 会场饮品安排 23 来宾费用支付范围与计划 24 料理样式和菜单印制 25 日常用餐安排  5． 2．6 会议