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会议管理系统解决方案 一、 系统背景 威尔会议管理系统广泛用于企业、政府事业单位、校园等内部会 议的管理中。“预约”解决的是“空间”资源的管理问题，即通过科 学有序的安排完成会议室空间资源的占用。 “签到”解决的是“时间” 资源的管理问题，创建会议的同时，主要管理参会人员是否准时参会、 退会，通过数据分析形成出勤相关的数据统计。 在企业中，会议管理分为粗放型管理、人工型管理、智能型管理 以下三个情形： 粗放型管理：这类管理方式对会议室和参与人员的使用不做严格 的限制，可以随意在某个会议室召开会议， 会议的召集和会议资源 （投 影设备、网络设备、 茶水服务、 清洁服务） 由召集人用传统的电话 /QQ 等人工通知的方式通知、传达。这种方式使得会议的协调性比较差， 如果需要辅助工作配合， 在安排这些工作的上传下达所浪费的时间很 多，影响会议安排，不利于办公效率的提高。 人工型管理：这类管理方式采用由专门的部门或人对会议室的进 行安排，所 有会议的召集、 相关的会议资源也有此人进行协调。 这种方式虽然只 有一个人或一个部门统一管理，但对整个工作流程来说，有依可寻， 从而提高了会议室的管理效率， 缺点是对于工作的 “痕迹”管理来说， 还停留在人工记录或简单的电子表格记录。 智能型管理：智能触屏设备、移动端应用、后台管理软件联合通 用，管理人员在后台软件上将系统规则和会议相关资料等定义完备， 每位员工均可根据实际需求通过手机端或者后台进行会议的预约， 当 成功预约会议且通过审批时，参会人员会得到一条短信 / 邮件或手机 移动应用的提醒，通知每一位参会人员会议的起始时间、地点、会议 主题等相关信息，并且，在会议室外的设备显示此次会议的主题、时 间、参与人员出勤状况等。 整个过程中未出现人与人的直接交互，全 部是人与系统之间的交互，流程准确、规范、科学，节约了时间，提 高了效率，有效的编排了会议室资源并使其得到合理的利用。 二、 系统简介 威尔会议管理系统是集预约、签到功能于一体。会议组织人员可 通过“预约大表”一目了然的查找到符合需求的空闲会议室， 通过“预 览一键式”预约， 即可完成会议室的占用，参会人员只需在会议前进 行刷卡签到， 即可完成会议出席状况的记录统计， 无需手工记录及统 计。终端签到设备为触摸大屏设备，用于人员签到、展示会议信息、 临时预约会议、签到信息查询等。 会议预约〔佥议人员身份识别］统计报农会谡监控 会议预约 〔佥议人员身份识别］ 统计报农 会谡监控 二、产品亮点: ?右键预约，一键操作一一用户通过预约大表可直观的看到会议室占 用情况，运用条件筛选等快捷搜索按钮，可定位出符合开会条件的会 议 室 JFU± …Q I!fr?VWrfh ? r ?up-?-■ W 4 Q.0 JFU± … Q I !fr?VW rfh ? r ?up- ?-■ W 4 Q. 0 ■ ” ■ 口 O 总鼻宜曲 ■ i 0 ?灵活配置，分类选型一一用户可自定义会议室的资源及管理人员； 系统提供常规会议、周期例会、临时会议等多种方式，针对不同的使 用情景选择应用不同的会议类型 ?签到统计，自动分析一一参会人员在会议智能终端上刷卡签到后， 系统自动搜集、传送出勤数据，后台进行统计，形成汇总或明细报表 及部门汇总或明细。 1 ~~MttA MJ 1 ~~ MttA MJ :?iivM 会议瓚妁戟1 1 t* ***? ■ It Mfflfi- ■1 rtt ■ warn ￡3 -』VgK ■f i nt-u ? J f ft i HM, tbOh 羽??M MMr^l 出d ■ 手BiE- ■ ftSUEVQa JHWJWim !■ * * 9|Jjt Tt? EU# 1 p m.-m rt ■乍■ t t f ±*1 * 1 UHl. V 3.4B9:D?M AHMI-1IB1 S J 9 1 I i 卡 ■二 u ：N4■■鹊 IMMlrtli SfRIp 怦 HR 1 _ ) 1 n B Pik e tf j ra-x 3W#T1 xwnaMM ? i t 0 1 t d a 1 u F F ?W?1I VW*. WHflftbM ■■ 1 4 # I- V ￥ i 0 E 二耳— I ? I 4 i ■ - ■ 1 i ■— VC sc ■ J. E ■1 ■lit wii ■wWFIHiltt ” i T? —g— 4 ~il ■ ~ B ~Hl ~R ~ 0 * J屮 3MM?r JTOMTIMa 试1WiTADm r I j* 豊 ■ 1 3 * 电 ■ n r J J J Vitv 爭 J 4m-A ■Kb oakii X-IMI-Ji Kwwa JORflAt VIB toWHilllHi 1 * WWCT-IWW T