职业学院档案综合管理分类方案正式版.docx

执行方案系列 | Execution Template 编号：SMP-WJ01-55 页码PAGE 职业学院档案综合管理分类方案正式版 职业学院档案综合管理分类方案正式版 Make a written plan for the project, and make a written record of the specific items to be carried out. Analyze each step to make sure it can be carried out successfully 职业学院档案综合管理分类方案正式版 下载提示：此执行方案资料适用于为某一次活动或项目制定的书面计划，包含具体行动实施办法细则步骤等，并对具体将要进行的事项进行书面的记录，对每个步骤的详细分析，研究，以确定能顺利，圆满地进行。文档可以直接使用，也可根据实际需要修订后使用。 　　职业学院档案综合管理分类方案　　为适应档案事业的发展，更好地开发利用档案信息资源，实现我院档案管理与全国高校档案标准、规范的统一，使档案实体分类、编号、排列上架、检索符合标准和规范化，便于学院档案的保管、利用、统计、鉴定，加强档案工作的科学管理，充分发挥档案工作的作用，根据《高等学校档案实体分类法》，结合我院情况，编制本方案。　　一、为使我院档案的实体分类与《高等学校档案实体分类法》相协调，从20xx年度生成的档案开始，我院档案实体分类一律按本方案执行。　　二、建立我院统一的分类编号，充分突出教学、科研档案在学院档案中的中心地位和党政管理档案统率全局的作用，体现我院职能活动的新情况、新特点。档案实体分类将遵循各类档案室的自然形成规律，保持各类档案之间的有机联系，便于保管和利用。　　三、为使我院档案的实体分类做到准确、简明、易记，我院按三级类目进行划分;一级类目为学院档案实体分类的最高层次，根据学院档案产生的领域范畴，结合档案记述的实质确定，用两个关键汉语拼音字母来表示(例：教学档案用JX来表示);二级类目是对一级类目的细分，根据该类档案形成的规律和特点，结合档案反映的内容实质进行设置(例：教学档案、综合类为JX11); 三级类目主要表示案卷号(例：教学档案综合类第一卷JX11-1)。　　四、学院档案的模式　　年度号+分类号(一二级类目)+案卷号(三级类目)　　五、为维护学院档案的整体性并方便利用，我院档案的实体排架一二三级类目的标识符号、名称和主要内容如下：　　z职业学院档案实体分类表　　DQ 党群　　11党务综合　　12纪检　　13组织　　14宣传教育　　15统战　　16工会　　17团委　　XZ 行政　　11综合(教职工代表大会和院、系等单位材料)　　12人事(师资培养材料)　　13监察审计　　14武装保卫　　15总务　　16档案、图书　　JX教学　　11综合　　12学科与实验室建设　　13招生　　14学籍管理　　15课堂教学与教学实践　　16毕业生　　17教材　　KY 科研　　11综合　　12按科研课题阶段类目　　JJ 基本建设　　11综合　　12按单项工程设置类目　　SB 仪器设备　　11综合　　12按仪器设备种类或型号设置类目　　CB 出版　　11综合　　12报纸　　13刊物　　14书稿　　CK 财会　　11综合　　12会计报表　　13会计账簿　　14会计凭证　　15工资清册　　SX 声像　　11照片　　12录音带　　13录像带　　14幻灯片　　15磁盘　　16影视胶片　　17缩微胶片　　18光盘　　WS 外事　　11综合　　12出国(出境)　　13来校　　14国际合作与会议　　六、档号的编制　　(一)档号是存取档案的代号，排架的依据。必须反映我院档案的分类体系和物理位置。　　(二)档号的结构：档号包括年度号、分类号、案卷号三个部分。其模式为：档号=年度号+分类号+案卷号。　　(三)各类档案档号的模式和标识　　1、党群类档案档号=年度号+党群档案分类号+案卷号　　其模式如下：　　20×× - DQ 0 0 – 1 - n　　党群档案三级类目代号案卷号　　党群档案二级类目代号　　党群档案一级类目代号　　年度号　　2、行政类档案档号=年度号+行政档案分类号+案卷号　　其模式如下：　　20×× - XZ 0 0 – 1 - n　　行政档案三级类目代号案卷号　　行政档案二级类目代号　　行政档案一级类目代号　　年度号　　3、教学类档案档号=年度号+教学档案分类号+案卷号　　其模式如下：　　20×× - JX