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酒店合同保管规定 酒店合同保管规定 1 、所有合同要统壹编号管理。 2 、所有合同原件壹式俩份，对方壹份，我方壹份，我方壹份暂交由财务室统壹保管，执行 部门留复印件，以便合同履行。 3 、合同签定前，相关部门签署意见书，合同执行过程中，和对方的通信函、传真、执行单 据、验收报告书等作为合同附件壹且交由财务存档保管。 4 、签订合同时若采用传真方式签订的，应将传真件复印后，我方单位在复印件上签字，传 真件作为备查资料留存财务。 5 、所有合同移交财务室时，应办理相关移交手续，移交双方在合同收件薄中签字，合同收 件薄由财务室制定，采取订本编号式。 6 、合同借用时应在财务室办理借用手续。 7 、本酒店合同属于酒店资料，各部门负有保密责任，任何人不得复印、转借他人阅读，各 部门只能查阅本部门业务范围内的合同，若借阅其他部门合同需经分管领导或总经理批示， 方可借阅，部门或个人违反此条规定按有关酒店保密原则进行处理。 8 、每份合同执行完毕后，部门应将复印件交回财务室且办理手续。 9 、财务室定期对合同清理，凡执行完毕的合同，应将原件、传真件、部门签署意见书、执 行凭单壹且归档，且建立档案目录，以便查阅，档案保密期限按相关会计制度执行。 10 、本酒店合同原件上、复印件等均由专人保管(部门、财务室均由专人保管) ，保管人工作 变动或离岗时，应办理相关合