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文件控制程序 1. 目的 对于质量管理体系有关的文件实施控制， 确保质量管理体系运行的各个场所都得到和使用有 效版本。 2. 适用范围 适用于本“公司”与质量管理体系有关文件的控制。 3. 职责 3．1 办公室负责质量手册、程序文件、作业指导书及管理制度等文件的控制和管理。 3．2 办公室负责技术标准、设计图纸、工艺规程（规范）及适当的外来文件的控制和管理。 3．3 各有关部门负责各自的质量管理体系文件的控制和管理。 4 ．工作程序 4 ．1 受控文件范围 A．标准要求的文件：包括质量手册、程序文件、作业知道书及质量记录表式等。 B．组织要求的文件：包括技术标准、设计图纸、工艺规程、规范及管理制度等。 C．外来文件：包括顾客或他方提供的文件，以及本公司所采用的有关国家标准、行业标准、 法规法律等。 4 ．2 文件的编号方法 4 ．2 ．1 标准要求的文件编号方法 A．质量手册的编号方法的表示： JSJL — 企业代号 ZLSC — 质量手册代号 2010 — 年号 质量手册 — 文件名称 B．程序文件的编号方法表示 JSJL — 企业代号 CXWJ — 程序文件代号 001 — 程序文件代号 2010 — 年号 程序文件 — 文件名称 C．作业指导书的编号方法表式： 按以上表示将企业代号、作业指导书代号、顺序号、年号、文件名称作成表图。 4 ．2 ．2 组织要求的文件编号方法 A．管理制度的编号方法参照作业指导书的编号方法执行 B．技术标准、监理文件资料图纸和工艺规程、规范等文件的编号方法按国家或行业的有关 规定执行。 4 ．2 ．3 外来文件的编号方法 外来文件原则按其原有编号。 4 ．3 文件的形式 本公司质量管理体系文件除书面形式的， 还可以是其他形式， 如硬拷贝、 电子文档或电子媒 体。 4 ．4 文件的控制状态 文件分为受控文件和非受控文件。 A．受控的质量手册、程序文件、作业指导书在封面控制状态栏中作红色标记，并注明分发 编号。 B．外来法规监理文件资料和工艺规程、规范由总工办每年度确认其有效性，在文件控制请 单中标识为受控。 C．非受控文件只登记发放，不作标记，不该分发编号。 4 ．5 文件的编制和审批 4 ．5 ．1 质量手册由管理代表组织并审核，由总经理批准发布。 4 ．5 ．2 程序文件由管理者代表组织相关部门编制，部门领导审核，管理者代表批准。 4 ．5．3 作业指导书、管理制度等由有关人员根据质量手册或程序文件的要求组织编制，相 关人员审核，部门领导批准。 4 ．5．4 技术标准，监理文件资料和工艺规程、规范等，由总工办负责组织有关部门人员依 据国家标准、 行业标准和技术任务书等编制， 总工办 或相关人员审核。 总工程师或分管技 术副总批准。 4 ．6 文件的发放 4 ．6 ．1 办公室征集相关部门意见后根据分工编制“文件发放登记表” ，确定发放范围，采 用个人借用的方式， 确保在对质量管理体系有效运行起重要作用的各个场所都能得到相应文 件的有效版本。 4 ．6 ．2 办公室根据确定的范围实施文件的发放控制，文件领用人应在“文件发放登记表” 上登记签字。 4 ．6．3 当文件遗失应有领用人以书面形式说明原因，原文件号作废，重新编号再认领。当 文件破损严重， 影响使用时， 文件使用人应到办公室办理以旧换新手续， 新文件的分发编号 仍沿用原文件分阶级编号，办公室负责将原破损文件销毁。 4 ．7 文件的评审 4 ．7 ．1 本公司质量管理体系的评审分为定期和不定期评审。 4 ．7．2 定期评审的时间原则是为一年，当出现下列情况之一时，办公室及相关部门应及时 组织评审： A．本公司监理文件资料、过程质量管理体系发生变化时。 B．顾客要求或适用的法律、法规发生变化时。 C．本公司希望将各个管理体系合并或增设时。 D．其他有表要进行文件评审的情况。 4 ．7 ．3 本公司对管理体系文件的评审可采用下列方法进行 A．会签评审由相关部门会签，主管领导审核。 B．全文评审，由办公室委托相关部门组织有关部门或人员开会评审。 4 ．7 ．4 本公