定稿深圳物业满意度：物业档案如何建立与管理？-上书房信息咨询.pdf

深圳物业满意度：物业档案如何建立与管理？ 一、物业档案的建立 1、什么是物业档案？ 指人们在物业的开发和管理活动中形成的，作为原始记录保存起来以备查考的 文字、图象、声音以及其他各种方式和载体的文件。 2、物业档案的两个重要作用 ①凭证作用 ②参考作用 3、建立动态的物业档案资料管理机制 由于物业档案资料管理具有动态性，因此必须建立动态管理机制凡是管理程序的各个环 节，有关人员都要进行及时性、经常性、完备性的动态记录。 4、资料的收集 ①档案室 ※物业管理企业应设立专门的档案室，由专人负责管理。 ※在资料收集时应保证资料真实及渠道广泛。 ②资料收集的两种方式 ※按时间顺序收集 1）设计规划阶段信息 2）施工及验收阶段信息 3）委托管理阶段信息 4）业主收楼信息 5）日常管理信息 ※按物业管理参与者的各方面来收集 1）在物业接管移交与开发商及设计单位、施工单位积极合作，力争全面、准确地收集 到工程建设产权及工程技术资料等原始资料。 2）在业主入伙，进行二次装修阶段收集业主、用户资料。 3）在日常管理中建立和收集房屋维修档案、设备运行档案、投诉与回访记录等以及其 相关资料，并将档案的收集形成制度化。 4）通过政府主管部门获取的相关信息。 5、资料的整理和分类 资料整理要求:收集到原始资料后，统一由档案管理人员集中整理。剔除作废和无效的 记录，然后按类别进行装订并整理成册，做到条理清晰、分类合理、便于检索。上书房信息 咨询满意度研究中心致力于满意度研究10 年之久，拥有一流的专业调研执行团队，已累计 为500余家各类客户提供了研究咨询、调研执行、数据分析等专业信息服务，服务的客户包 括港中旅物业、绿景物业、长春北湖科技园、地铁集团锦荟PARK 项目等，赢得了广大客 户的认可和支持。 资料分类①:根据工作的内容整理和分类 行政 上级文件、内部发文、人事后勤… 工程 工程图纸、设备档案、维修记录… 客服 业主资料、装修资料、客户投诉… 安保 巡查记录、紧急事件、车辆档案… 财务 各类帐册、发票存根、预算报告… 资料分类①:根据工作的内容整理和分类 实际工作中，文件资料、档案一般不作严格区分，另外归档时可照顾到从文件到档案的 连贯性，进行分类。 ◆产权与工程技术资料 ◆住 （用）户档案 ◆装修档案资料 ◆工程维修资料 ◆设备设施管理资料 ◆治安消防安全管理资料 ◆绿化清洁资料 ◆员工管理资料 ◆业主日常资料 ◆行政文件资料 ◆业主委员会资料 二、物业档案的管理 1、什么是物业档案的管理？ 指物业公司在物业管理管理活动中，对物业的原始记录进行收集、整理、鉴定、保管、 统计、利用，为物业管理提供客观依据和参考资料。 2、档案管理注意事项 ①强调原始记录的重要性 ②数据准确、资料详实 ③不错不漏、帐实相符 ④妥善保管、查阅方便 ⑤保证档案资料的完整、准确、新鲜、安全 3、档案的建立的四个环节 1收集 2 整理 3 归档 4 使用 收集——是将分散在楼盘内各部门的有保存价值的文件资料向公司档案室或负责管理 档案的人员移交、集中的工作。 ①收集的关键是尽可能完整 完整的档案收集体现在三个方面： 1.从规划设计到工程竣工