MTC-EI-OP-027 信息交流管理程序.docVIP

新版 编制： 核准： 发行日期：2016-1-4 信息交流管理程序 版本  A 页码 PAGE 3/4 文件编号:HC-EICC -027 惠安惠诚手袋有限公司 版权所有 不得私自翻印 目的 为使组织内各层次和职能间以及公司和外部之间的质量环境信息得到有效的交流，以确保公司环境管理体系的有效运行。 范围 本公司质量环境管理体系所涉及到的组织各层次和职能间,以及在产品生产、活动、服务、生活过程所涉及的与外部相交部门(政府机构，社区，媒介，周边居民等)的环境信息的交流。 定义 无 职责 管理者代表：公司公共关系代表人，向外部相关方传达解释公司质量环境管理体系的信息。 体系中心：传达并解释环质量境管理体系之要求，定期向公司各部门和管理者代表汇报体系之运作情况。 行政部： 负责政府各有关部门进行有关质量环境管理体系信息的沟通； 负责接收外部相关方对公司提出的有关质量环境管理的查询，抱怨，意见要 求等，并将这些要求传达给管理代表。 其它各部门负责将质量环境管理体系的要求包括公司质量环境政策，本部门的重大环境因素和目标、指标的运行控制要求传达给本部门员工。 管理内容 质量环境信息的种类 内部信息 内部信息是指本公司质量环境管理体系运行过程中各层次与职能部门之间的信息。部门间的日常联络、指令、各种信息、通报、各部门间的行文、工作进展及完成情况等，包括： ▲质量环境方针 ▲法律法规收集结果及执行情况 ▲目标指标、管理方案完成情况 ▲监控与测量结果 ▲内审与外审结果 ▲不符合与纠正情况 ▲管理评审结果 ▲其它内部质量环境信息 外部信息 外部信息是指各类相关方的信息，相关方包括有关政府机构，供应商，客户，社会公众等，外部信息包括以下内容： ▲法律法规及其它要求 ▲行业技术信息 ▲外部的投诉与抱怨 ▲相关方的要求 ▲质量环境主管部门的要求 ▲原材料供应商与客户 ▲废物回报处理商 ▲工程承包商等 内部信息交流方法 体系中心向各相关部门发放受控的质量环境管理体系文件，体系中心向各部门传达解释质量环境体系要求，各部门对体系有疑问或异议，应向体系中心进行咨询。 各部门负责人向本部门员工传达公司的体系要求，特别是可能对环境造成重大影响的岗位员工传达重大环境因素，作业标准书和作业指导书的要求和本部门目标指标、管理方案的进度及不符合等其它决议。 体系中心对日常环境事项中出现的问题以不符合纠正预防措施报告的形式通知各相关部门。 管理者代表可定期在公司月会中公布质量环境管理体系的进展状况，并同各部门讨论体系运作中的问题，各部门负责人须将会议内容传达给部门相关的人员。 其它部门的人员对质量环境管理及各项有意见建议时,可以向其所属部门负责人提出建议，该部门以书面报告形式将员工的建议诉报体系中心，公司鼓励各层次人员对体系提出改善建议，体系中心对建议予以记录。 体系中心将各部门提出的意见建议汇总后交管理者代表，由管理者代表决定交各相关职能部门处理。各相关职能部门应在指定期限内对这些意见建议提出改善措施，报体系中心审核，管理者代表批准后实施，实施结果由体系中心统一以“CAR”回复，对目前不能改善的亦作出书面解释。 各部门发生质量环境事故应以“CAR”报告给体系中心、管理者代表。 各部门的环境事项的日常交流应以“环境信息连络单”进行记录。 外部信息交流 销售中心代表公司与客户进行有关环境管理体系相关事项的交流。 采购中心、行政部等部门作为公司的窗口部门与外部相关方包括各种合同商、承包商、质量环境行政主管部门、周边居民等，进行质量环境管理体系信息的沟通。行政部接收到有关公司环境事项的电话查询、投诉须填写“环境信息连络单”，并经环境管理者代表指示相关部门进行处理。除此之外还应对相关方进行《环境影响调查》，必要时签署《相关方环境协议书》。 相关单位接收到相关方对公司环境事项的要求，以“环境信息连络单”报行政部，经确认所要求事项后转呈管理者代表审核并要求有关部门处理。为了与外部相关方建立良好的合作关系及公司形象，须在对相关方提出的查询、要求，建议意见两周之内给予口头或书面的回复，并记录备