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电子文件特点新论 作为一种虚拟文档，电子文件产生的时间还很短，还处于发育、发展过程中，相当于一个人的少年阶段。因此，对其特点的研究还有待于进一步发展和深化。 1 电子文件整体存在方式与宏观管理方式特点——计算机与网络系统的规定性 1.1　计算机及网络系统对电子文件的宏观规定性。在宏观上，整体的计算机及网络系统对电子文件具有规定性。首先，计算机及网络系统对现实中电子文件的存在本身具有规定性。电子文件是络环境中生成与管理的，它不能不受这个大环境的影响。可以说，这是电子文件特点之特点，因为电子文件区别于传统文件的特点都是由这一特点所决定的。其次。电子文件与计算机及网络技术之间具有母子关系，计算机软硬件技术及其通讯、网络等相关技术的发展都会对电子文件的生成、保存和利用方式产生直接的影响。因此，我们描述电子文件的特点时，不能不与计算机技术紧密相连；我们也不能不注意到，未来的计算机新技术的发展会对电子文件的特点变化产生发展性影响。 1.2　微观计算机及网络系统(主要是电子文件管理软件系统)对电子文件的规定性。微观计算机及网络系统(电子文件管理软件系统)对电子文件具有具体的直接规定性。这种规定性包括文件的形成、运行、归档、保管、利用、统计等所有环节。电子文件的管理者一方面是这种规定性的制造者(也许不是全部的电子文件管理者)，他要提出电子文件管理软件系统的功能需求，以便技术人员以软件的方式实现它；电子文件的管理者另一方面是这种规定性的服从者(电子文件管理软件系统的使用者)，他们在管理电子文件时不得不服从于自己制造的这种规定性。而且，这种规定性被计算机机械地执行着，远比可以在执行中被灵活处理的传统档案管理原则与方法等的规定性来得严格。 1.3 规定性的另一面——电子文件对计算机系统的依赖性。电子文件的管理需要依赖于计算机系统，包括计算机硬件系统、操作软件系统和其他软件才具有生命力和发挥作用。这里所说的“依赖”有两个方面的含义： 首先，从文件的制作、处理，以至归档后的全部管理活动都必须借助于计算机系统才能实现。离开了计算机系统，人既无法识读，更无法对电子文件施加任何影响，管理活动便无从谈起。长久以来，人工管理是文件、档案管理的基本方式。对于已往静止实体状态的文件、档案，管理人员可以靠自己的眼睛和手来进行分类、排架、调阅等管理性的工作，人对文件、档案的驾驭和管理是直接的，是人自己直接完成对文件、档案的管理工作。而对于电子文件，人的能力就相形见绌了，没有计算机就无法对之实施有效的管理。 系统依赖性的另一个含义是，不兼容的计算机系统(主要是应用软件)生成的文件在转换使用时会遇到很大的困难。也就是说，不同类型的系统可能对文件产生排斥作用。“大多数文件所包含的信息仅对生成它的软件来说是意义明确的”，“如果没有这个程序(或相当的软件)，这个文件只不过是被它自身的编码所隐匿的人质”。当生成一份文件的软件、运行该软件的操作系统和硬件更新换代已与原有系统不兼容时，我们需要保存老系统，或者适应新系统做一系列的转换工作，才能确保该份文件的可读性和可管理性。 2 电子文件组成特点——多种信息媒体的集成互动性 美国的特鲁迪·H·彼得逊先生说：电子文件的“奇特挑战是，所有以前熟悉的文件形式——文字、照片、声像——都可以用机读形式储存”。运用多媒体技术可以把各种形式的信息，包括图文信息、音频信号、视频与动画图像等加以有机的立体组合，使电子文件声像并茂，真实地再现当时的活动情况，从而强化了文件对社会生活的记忆和再现功能。可以说，电子文件是一种全方位的记忆和再现，实现了文件功能的革命性变化。 多媒体即是本质上互动的媒体。与其他声像文件最大的不同是，用户可以与计算机上的“多媒体文件”发生互动。他可选择不同的输出方式和输出角度，可以在“阅读”过程中调阅其他的相关信息，在允许的情况下还可以对文件进行修改。总之，用户有了更大的参与性和选择性。“多媒体领域真正的前进方向，是能随心所欲地从一种媒介转换到另一种媒介。”对输出媒体的可选择性，使用户获得了从各种途径中获得文件信息的可能性。这无疑使电子文件在表现功能和输出功能两个方面实现了巨大的飞跃。 还需指出的是，电子文件的这种“多种信息媒体的集成互动性”，还指电子文件存在的系统环境。即使是单一格式的简单电子文件，虽然它本身不是多媒体文件，但它处于多媒体的系统环境中，所以，它也具有多媒体的互动功能。 3 电子文件分类与检索方式特点——逻辑上的自由组合性 由于传统时空的影响，传统档案管理的分类系统具有唯一性、固定性，人们无法在传统库房中随意组合档案文件；同样，在传统方式中，档案检索也受到了极大的限制，我们在档案馆中通常只使用一种检索工具。检索方式