行政部-行政专员-岗位说明书.docVIP

PAGE 第 PAGE 3页 共 NUMPAGES 3页 行政专员岗位说明书 一、基本信息 岗位名称 行政专员 岗位编号 岗位职类 □管理 □技术 ■职能 □勤务 所属部门 行政部 直接上级岗位 行政部负责人 直接下级岗位 无 二、岗位概述 为确保行政后勤的正常运转，依据公司行政管理要求，在行政部负责人的领导下，开展各项行政及后勤管理等工作。 三、职业发展 管理通道 专业/技术通道 可轮岗岗位 行政后勤类岗位 四、岗位职责 序号 核心职责 职责描述 1 制度建设 1.1根据公司发展目标和管理要求，协助行政部负责人制定、完善公司行政、后勤管理的各项制度。 1.2组织、检查、监督由本部门主管的相关制度的落实情况。 2 公文管理 2.1起草公司文件、管理制度、工作简报、工作总结及各类上报材料等，并完成相关文件资料的印发、归档、上传等工作。 2.2负责控股公司各类下发文件的文印、发文、归档、销毁及机要文件管理等工作。 2.3负责外来行政公文的签收、送批、传阅、保管、归档。 3 会务管理与办公接待 3.1负责各类会议的会场布置、会务安排工作，记录、整理各类会议纪要，及时归档保存。 3.2依据公司接待标准和要求，承担来访客人的接待工作。 4 宣传与企业文化管理 4.1 做好企业宣传工作，审核各类标语、展板、宣传册、宣传片等宣传材料，处理公司有关新闻事务。 4.2 根据公司企业文化建设要求，组织员工业余娱乐活动。 5 印鉴管理与工商注册 5.1 制定公司印鉴管理规定，规范公司印鉴管理，防范印鉴使用不当给公司造成损失或不良影响。 5.2 依照公司规定管理和使用印鉴。 5.3 负责工商注册。 6 档案管理 6.1 统筹落实档案归档、立卷、借阅、查询、销毁等工作。 6.2 指导文案保密工作，落实保密制度。 6.3 按照合同管理规定，落实合同的分类、编号、登记、扫描等管理工作。 7 食堂管理 7.1承担食堂物资采购，保证物资质量，定期与供应商及财务进行对账和报销，控制食堂成本。 7.2 组织食堂定期进行卫生、设备安全及5S检查。 7.3 了解食堂食谱安排，提供食谱调整建议。 7.4 关注食堂日常采购品价格，每月分析食堂报表，控制食堂成本。 7.5 处理员工对食堂的建议和投诉。 8 环境管理 8.1 检查厂区卫生保洁情况，监督厂区绿化管理情况。 8.2 记录部门和员工违规情况，跟踪整改落实情况。 8.3 检查宿舍公共区域的卫生保洁情况。 9 安保消防管理 9.1督导安保人员执行安保规章。 9.2定期抽检消防器材，组织开展消防安全管理工作。 10 公共设施管理 10.1巡检公司办公楼、宿舍等公共设施日常管理情况。 10.2组织公共设施建设、日常维修。 10.3维护维修网络设施。 11 车辆管理 11.1 承担公司日常办公用车管理。 11.2 承担公司车辆的维修、保养工作。 12 计生协调管理 12.1按照计生部门要求，编制、上报员工花名册。 12.2办理准生证的公司证明手续，登记员工准生证信息。 12.3监管公司内流动人口的计划生育工作。 13 其他 13.1完成上级交办的其他任务。 五、主要工作关系 公司内部工作关系 汇报 不定期向行政部负责人汇报后勤情况 监督 协调 不定期与各部门、车间协调环境卫生、安保消防等相关事宜 公司外部工作关系 不定期处理工商变更事宜 不定期与政府计生部门协调计生工作开展情况 不定期与后勤设施供应商协调维修事宜 六、基本任职条件 最低学历 大专 专业要求 行政管理类相关专业 资格证书 / 工作经验 1年以上行政后勤管理相关工作经验 核心专业知识 熟悉行政后勤管理知识，掌握一定的绿化常识、食品卫生管理知识 核心专业技能 熟悉日常办公软件使用技能，掌握公文写作能力 能力素质 优秀的执行能力，良好的组织协调能力、沟通能力 七、岗位特征 时间要求 工作时间：■常规工作时间 □需倒班，昼夜班 □需频繁加班 出差情况：■较少出差 □频繁出差 工作环境 主要地点：■办公室 □车间办公室 □车间生产线 □户外 环境危害：■无刺激物 □有一定刺激物，主要为________________ 主要设备/工具 日常办公设备