建设项目资料管理工作流程.doc

建设项目资料管理工作流程 1、资料收集 （1）整个建设项目从筹建到竣工验收期间形成的具有保存价值的文件，包括立项、 可研报告、评估、计划、会议纪要、勘测、设计、施工、竣工等工作活动中形成的文 字材料、图纸、图表、声像等形式和载体的文件材料。 （2）文件材料来源： 1）公司各部门发文、批文； 2）分部各部门发文； 3）政府部门发文、批文； 4）工程部内部形成的文件材料； 5）与工程部相关单位联系的各种文件材料； 6）工程部执行、办理的外来文件材料； 7）其它 2、资料分类 文件材料分类及内容 根据工程部实际情况，对需要归档保存的文件材料可分为以下两类： （1）文书类资料：公司各部门、子公司各部门、政府部门的日常事务性的 发文和批文，以及工程部签发的日常事务性发文和批文。 （2）技术类资料：工程部（建设）、勘察、设计、施工、监理及质量站、材料检 验等单位在工程建设开发期间形成的技术类文件材料。 技术类文件材料可划分为：基建文件、监理文件、施工文件、竣工图四部分。 3、资料管理要求 （1）文件材料要达到完整、准确、系统、安全和有效利用的要求，并对其收集、整理、保管、统计和提供利用，逐步做到规范化管理，能够反映项目建设与管理活动的全过程，原则上归档文件为原件。 （2）文件材料内容必须真实、准确，与工程实际相符。字迹清楚、图样清晰、图表整洁，签字盖章手续完备。 （3）文字材料幅面尺寸规格为A4幅面（297mm×210mm）。图纸统一折叠成A4幅面，内折外翻图标。卷内目录和案卷封面栏目均应逐项填写清楚，立卷要遵循文件材料的形成规律，保持案卷内文件材料的系统联系，时间顺序编排，一个工程要在一起立卷，如果资料多（每卷一般不超过 4cm），可立数卷。 （4）内业管理人员应保证经办文件的系统完整（文件中的各种附件一律不准抽存）。内业管理人员应及时将办理完毕或经领导批存的文件材料，收集齐全，加以整理、归档保存。 （5）归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。竣工验收归档文件套数规定为三套，一套由工程部保管、一套（原件）移交采购人档案馆、一套由公司保管。 （6）在归档的文件材料中，应将每份文件的正文与附件、正稿与印件（或传真件）、请示与批复、多种文字形成的同一文件，分别存放在一起，不得分开。不同年度的文 件一般不得放在一起立卷，但跨年度的请示与批复，放在复文年立卷；没有复文的，放在请示年立卷。 4、资料管理职责 （1）在工程招标及与勘察、设计、施工、监理等单位签订协议、合同时，应对工程文件的套数、费用、质量、移交时间等提出明确要求。 （2）收集和整理工程准备阶段、竣工验收阶段形成的文件，并应进行立卷归档。 （3）负责组织、监督和检查勘察、设计、施工、监理等单位的工程文件的形成、积累和立卷归档工作。 （4）收集和汇总勘察、设计、施工、监理等单位的立卷归档的工程档案。 （5）在工程完工后20日内在提交验收资料前应提请采购人档案管理部门对工程档案、资料进行预验收；未取得工程档案验收认可文件，不得组织工程竣工验收。在工程完工后30天内将正确、完整的工程竣工验收资料提交给采购人。 （6）工程竣工验收后30日内，向采购人档案馆移交一套符合规定的工程档案。 5、资料借阅及销毁 （1）建立查阅、借阅登记制度，公司人员调档查阅，必须由内业管理人员统一进行登记。外单位人员查阅文档，必须经部门经理批准。 （2）需借阅文件的人员，应填写“文件借阅单”，并经部门经理批准，借阅者应在7天内归还，逾期不还由内业管理员收回，原件原则上不得外借，以防止丢失或损坏。 （3）文件作废时，由部门业内技术管理人员发出文件作废通知至收文单位/部门，并将已发放文件全部收回作废。 （4）为避免的文件积压，业内技术管理人员需要定期清理文件材料，将过期或无保存价值的文件进行剔除和销毁。 6、信息管理措施 信息是工程建设三大监控目标实现的基础，是决策的依据、是各方单位之间关系的纽带、是做好协调组织工作的重要媒介。信息管理是工程建设中的重要组成部份，是确保质量、进度、投资控制有效进行的有力手段。本工程既涉及到众多的承包商、众多的材料供货单位、业主、管理单位，也涉及到政府各个相关部门，相互之间的联系、函件、报表、文件的数量是惊人的；因此必须建立有效的信息管理组织、程序和方法，及时把握有关项目的相关信息，确保信息资料收集的真实性，信息传递途径畅顺、查阅简便、资料齐备等，使业主在整个项目进行过程中能够及时得到各种管理信息，对项目执行情况实际全面、细致准确的掌握与控制，才能有效地提高各方的工作效率、减轻工作强度、提高工作质量。? 我公司通过ISO9001质量体系认证工作，从文件体系中就涵盖了信息管理和资料管理，而且对信息资料管理有了明确、规范的管理制度和方法。我公