项目办公室用品和设备管理.ppt

项目四 办公室用品和设备管理;认识办公用品;办公用品的具体分类有： 一是纸簿类消耗品：A4、B5等办公复印纸、信纸、信封、笔记本、直线纸、复写纸、卷宗、标签纸 二是笔尺类消耗品：铅笔、刀片签字笔、橡皮擦、夹子、胶水、胶带、钢笔、打码机、姓名章、日期章、日期戳等。 三是装订类消耗品：大头针、图钉荧光笔、修正液、电池、剪刀、美工刀、订书机、打孔机. 四是办公设备耗材：打印机墨盒、色带、计算机磁盘、空白光盘等。;任务一 办公设备的使用和管理;复印机;2.复印机的使用 静电复印机的使用步骤： （1）预热 ；（2）放置原稿；（3)设定份数； （4）设定复印倍数；（5）选择复印纸尺寸； （6）调节复印对比度； （7）当复印纸张较薄而底稿两面都有字时，可在该页背后垫上一张白纸，防止背面的字透印出来。当复印无法拆开的书本时，可两页中间夹一张厚白纸，遮挡暂不印的一页和中缝。 ;送纸方式： 复印送纸有两种：送纸盒自动送纸和手动送纸。一般情况使用自动送纸，如果制作胶片或载体纸张较厚，则使用手动方式送纸。 复印机的使用常识： 1）选择合适的地方安装复印机。 2） 应使用稳定的交流电，电源的定额应为：220-240V，50Hz，15A。 ;3.复印机管理 复印文件资料要办理登记审批手续。 为确保复印机的安全运转．每天下午下班时关机。 不得擅自复印绝密文件和个人材料，复印机密文件需经公司领导批准。 关闭复印机电源开关，切断电源。 ;4.复印机的维护和保养 必须对复印机进行定期保养维护，也就是对静电复印机的感光鼓、电晕器、显影装置、光学系统、供输纸机构等进行检查、清洁、润滑、调整或更换。 当对复印机进行维护保养操作时，应首先切断电源，打开各机门，卸下稿台玻璃，然后分别将清洁器、显影器、电晕装置、消电灯等取出。再将定影器及纸盒等相继拉出，最后取感光鼓。注意：在取出感光鼓及其周围部件时，一定要小心，决不能划坏感光鼓，一旦划坏将在复印件留下与划痕相对应的污迹且很难修复。 ;二、传真机使用和管理 1.传真技术概述 问世于19世纪40年代，20世纪20年代传真技术基本成热，第二次世界大战前后开始商用，进入20世纪90年代以来，传真技术随着世界新技术的不断发展，产生了光电技术及其器件的更新。光传真机也应运而生。 ;新型数码传真机 ;1.秘书如何收发传真 （1）发出传真 发出传真除了要熟悉其发送方法外，还要注意： 1）拟写文稿 2）登记：传真管理，要建立收发登记制度。 3）归档：如果是重要的文件，应加以编号并妥善保存，年底立卷归档。; ;三、打印机使用和管理 1.针式打印机 针打机购置成本便宜、耗材成本低廉、不怕“折腾”、能实现多层拷贝打印。 2.喷墨打印机 喷墨打印机是采用数字信号控制喷头喷射细小墨滴到打印纸上形成打印点来完成打印输出功能的。 ;3.激光打印机;四、数码相机使用和管理 1.什么是数码相机？ 数码相机中的照片可直接传送到计算机中。数码相机可以看作是普通照相机和扫描仪的结合体，按下快门，马上就可以从液晶显示屏上看到照片效果。 ;2.数码相机的注意事项 （1）数码相机不适宜拍摄自然风光 （2）尽量靠近被摄体 （3）避免过高或过低的温度 （4）取景要准确 （5）在逆光拍摄时使用闪光灯进行补光 ;3、数码相机的保养 （1）清洗相机机身 （2）清洗镜头 （3）防热 （4）防寒 （5）防水、防雾和防沙 （6）旅行防护 （7） 相机保藏;五、U盘使用和管理 1.何谓U盘 优盘即U盘，如图所示。是一种闪存介质，通过电脑的USB接口存取数据，存取数据的速度远比软盘快。容量从几M到数千M不等。;优盘的优点： 不需要驱动器，无外接电源，使用简便，即插即用； 容量大，体积小，仅大拇指般大小，十分的轻巧； 存取速度快，约为软盘速度的15倍； 可靠性好，可擦写达100万次，数据至少可保存10年； 抗震，防潮，耐高低温，携带十分方便； USB接口，带写保护功能； 具备系统启动、杀毒、加密保护、装载一些工具等功能； ;2.U盘使用注意事项 （1）拔U盘之前要关掉从U盘中打开的每个文件夹，否则可能会丢失数据。 （