会议服务标准.pdfVIP

精心整理 会议流程说明 1 首先由物业办公室内勤随时在网上查阅会议预订情况，收到预订后， 在每天晚 间例会时将转天会议室申请审核表下发各部门部长， 如遇当天紧急会议时，请 按会议流程说明第 7 条执行，该项工作负责人为办公室内勤。 2 各部门主管根据会议室申请审核表上面的要求开展相应的工作安排： 2.1 保洁部安排晚班人员负责将转天要使用的会议室进行清洁工作，如桌椅、 窗帘、窗台、地毯等处卫生情况，花卉的摆放和质量情况等。该项工作负 责人保洁部部长。 2.2 工程部安排人员负责转天各会场所需的音响、灯光、投影、录音、大屏幕 字幕、悬挂会标等项工作的完成，该项工作负责人为工程部部长。 2.3 保安部负责转天会议与会人员进出大楼的登记工作，会议室茶水炉的开 启，手扶梯运行及升降电梯的控制，会场主席台搭台的布置工作，以及协 助会议部， 如需改变台型大会场桌椅的搬运及打水工作等。 该项工作负责 人为保安部部长。 2.4 会议部负责根据当天会议情况， 安排各会场的服务人员， 由礼仪部主管领 取“会议室使用基本情况表” ，下发各会场服务员，服务员按“会议室使 用基本情况表”上的要求开展会前的准备工作。 3 会议服务准备 3.1 安排会客厅、会议室时，应根据参加会议人数的多少来确定房间。其具体 要求可按照会议订单的相关内容执行。 3.2 会议前，应首先阅读会议订单要求。如需要使用大屏幕、电视、话筒、电 脑、投影等设备，工程部应在会议前 1 小时将所需要的相关设备调试准备 完毕，以确保其正常使用。 3.3 会议部会前 1 小时，应对会议室的桌、椅、茶杯、茶叶、地毯、门、窗、 茶水间等设施和用品进行清洁。 如会议订单要求提供矿泉水、 小毛巾等物 品，服务员也应一同将相关物品准备就绪， 并重点检查所备的茶杯有无茶 叶、设施设备、相关物品有无残缺。除此之外，还应协助会议主办方做好 精心整理 会场的布置工作，如将会标、鲜花、桌牌等物品按指定位置摆放好。 3.4 凡有局领导参加会议时， 服务人员应注意为其准备好专用茶杯，并按会议 订单要求提前对坐摆放，以确保专杯专用。 3.5 对重要会议或特殊保密会议， 要按重要会议的特殊要求， 积极配合与会单 位做好相应的准备工作。 3.6 在布置翻译员、记录员、签到处所需的桌椅时，要按照主办单位的要求做 好相关物品的摆放工作。上述物品要在规定使用时间前 45 分钟达到使用 要求。 4 会议过程服务 4.1 仪容仪表礼节：在会议正式召开前 30 分钟，服务人员应在门口等候迎接， 或在电梯口等待客人的到来。 如会议室有两名服务员同时服务要有一名服 务员在门口站立等候随时服务，根据会议的重要程度，配备工作人员。 4.2 与会客人到来后，做好相应的引导工作，对重要客人，还应引领其到对应 的座位上，并协助其将衣帽等物放置在适当的位置。 4.3 宾主落座后服务员迅速斟倒茶水，如果需上毛巾，服务员应先上毛巾，再 斟倒茶水。首次倒茶后应 15 分钟后再次蓄水，后每隔 15 分钟或 20 分钟