财务档案管理规范.doc

财务档案管理规范 财务档案管理规范 文件编号：SCMC-CW-03.01A 版 次：3.0 生效日期：2008年11月1日 第 PAGE 1页 共 NUMPAGES 11页 1.0 目的 为加强会计档案管理，严格按制度办事，确保会计资料的完整、准确，根据财政部、国家档案局发布的《会计档案管理办法》，结合本公司实际情况，特制定本规范。 2.0 范围 2.1适用范围 适用于公司对会计档案的移交、归档、立卷、保管和调阅等管理活动。 2.2 保管范围 财务集中后，省本部和各级分公司的应付发票、应付付款、应收发票、应收收款和总帐凭证，以及明细分类帐、总分类帐统一由核算中心档案室保存。其他会计资料根据实际情况由分公司保管或交核算中心档案室保管。 会计档案是指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业材料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。具体包括： 会计凭证类：原始凭证，应付发票、应付付款、应收发票、应收收款、总帐，以及其他会计凭证。 会计账簿类：明细账、总分类帐以及其他会计账簿。 财务报告类：月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明，其他财务报告。 其他类：银行存款余额调节表，银行对账单，其他应当保存的会计核算专业资料，会计档案移交清册，会计档案保管清册，会计档案销毁清册。 3.0 职责 3.1 财务部负责会计资料完整、有序存放、方便查阅、严防毁损和泄密; 3.2 、分公司的财务人员负责提交财务档案材料。 3.3核算中心会计档案管理岗负责会计档案材料的收集、立卷、归档保管、配合档案部门移交、销毁相关会计档案和资料。 4.0 管理规范 4.1 报销单传递模式 4.1.1 本部 核算中心在高升桥办公区财务部412办公室设置报账箱，报帐资料采用“封包投递”的方式进行传递。 业务部门业务经办人员（员工本人、经办人员、部门报账人员）将相关业务部门审批后的报销单据，用公司专用信封封装（A4纸大小、厚度不超过3厘米、信封上注明报帐部门、投递人联系电话、投递日期、报销类别）后，根据不同报销类别，分别投入成本类开支报账箱和资本类开支报账箱，并同时登记《报帐单据投递备查薄》（附件一）。投递时间为周一至周五每天下午5点以前。遇紧急情况经办人员可直接将报帐单据交由核算中心相关会计处理。 档案管理员于第二天早上取出业务经办人员投递的信封，与《报帐单据投递备查薄》对照无误后，于当天上班后交给核算中心相关会计处理。对照清点时若发现收到信封与《报帐单据投递备查薄》上登记信息不一致，应尽快联系部门经办人员查明原因。 核算会计如有需退回省本部的报销单据，填写《单据提取登记单》（附件二）后交给档案管理员，档案管理员于当天下班后，将其送至高升桥财务部办公室相关投递箱内。 来提取退回省本部报账单据的经办人在《单据提取登记单》上签提取日期和提取人姓名。 4.1.2分公司邮寄报销单及相关资料 分公司财务人员将报销单及核算中心会计要求的相关资料封包交物流人员，档案管理员收到物流人员送来的地市分公司包裹后，清点包裹数量，检查封条有无损毁，在《EMS寄到登记表》（附件三）上登记后，于当天分发给相关会计处理。如相关会计不在，可由其他会计代收，或暂放到档案室保管。 核算中心会计如有需退回分公司的报销单据，于当天下午封包后交给档案管理员，档案管理员填写《EMS寄出登记表》（附件四）后，交给物流人员寄出。 4.2 各类凭证交接流程及装订归档 核算中心财务人员按照有关财务流程和管理办法规定，在两个月内将形成的准确完整反映公司经营业务等经济活动情况的会计凭证及其他会计资料，按规范要求附齐全部原始资料，认真核对后，整理齐全于次月底前交档案人员。 4.2.1 相关财务人员每年六月底之前将上一年形成的明细分类帐和总分类帐交齐给档案管理员。 4.2.2 每一次凭证和帐簿以及其他会计资料交接，接收方需在相关交接单上签字确认。凭证附件与凭证内容的匹配性、张数的完整性均由核算中心核算会计（会计B）负责。 4.2.3　档案管理人员将所收集凭证清点完毕交凭证装订小组。 　会计档案由凭证装订小组装订成册并完成归档上架。每月下旬档案管理员清点一次未交凭证编号并以快文形式通知相关会计。档案管理员对未按以上时限要求交齐的凭证进行通报。 4.2.4 若装订过程中发现凭证缺号或附件不全，档案管理员负责查找，相关会计配合。后期会计如需补凭证附件应由相关会计亲自到档案室，在《会计档案补附件登记表》（见附件五）上登记，并修改附件张数，盖章。 5.0　会计档案的保管及查阅 会计档案为企业机密，在保管和查阅过程中要严防泄密。 5.1会计档案在财务部保管期间，财务人员