现代企业会议工作存在的问题及对策建议思考.docxVIP

现代企业会议工作存在的问题 及对策建议思考 会议是企业管理水准和企业文化的真实体现，是企业重要的沟通方式，高效有序的会议可以提高企业管理水平。本文主要分析了现代企业会议管理中存在的问题，并建议通过会议预防性管理、信息化手段、会议管理制度等途径提高会议管理水平，进而达到高效率、高质量、高收益的会议目的。 会议是有组织有领导地商议事情的集会，随着现代企业发展，会议成为企业内部集思广益的渠道，是企业重要的群体沟通方式，在企业的生产经营、改革发展、日常管理中发挥着重大作用。会议的主要目的是解决问题，效果不佳的会议不仅会增加企业成本，造成企业工作效率低下。鉴于此，查找现代企业会议效率不高的症结所在，找出不足，采取适当策略提升现代企业管理工作水平，是现代企业需要思考的重要问题。 一、企业会议的分类和作用 （一）企业会议的分类 会议，是企业日常工作的重要组成部分，按照不同的分类标准，企业会议有多种划分类型。按照会议性质，可划分为常规会议、特种会议、专业会议。常规会议是按公司法和惯例召开的会议，有一定的程序性和规范性。如股东会、党委会、董事会、职代会、总经理办公会、高层管理人员会议等。特种会议具有特殊性，不受时间、规模、议程等限制，如学术会议、会见会、谈判会、洽谈会、庆典型会议、会展型会议、签约会等。专业会议是指企业内部经营、生产、管理过程中解决实际问题的会议，如安全生产会议、质量检验会、财务分析会、新品研发会等。 参照其他标准，企业会议可进行如下分类，按人数可分为一对一会议，团体会议；按照开会方式，有面对面、电话会议、视频会议；按照目的，可分为固定的部门会议、临时会议、宣布人事安排、讲解公司政策及当众表扬或批评会议等会议。从以上分类来看，会议有多种分类方式，但是无论怎么分，其最终目的是为了解决问题、促进工作，确保企业各项经营管理工作顺利开展。 （二）企业会议的作用 在现代企业中，会议是分配工作、推进工作、总结工作的重要环节，是促进企业正常发展的重要载体。企业会议的作用可大致归纳为交流信息、解决问题、作出决策。一是交流信息，在会议室面对面交流，开展有效沟通，其优越性是任何其他电子手段无法代替的，这也是任何时代都需要会议的根本原因之所在。在日常工作中，会议往往是沟通交流、集思广益、传递信息、大脑风暴、解决难题的重要手段，通过分享信息、交流经验，让与会者得到启发、受到启示。二是解决问题，在企业中，召开各种工作会议都是为了统一思想、明确目标任务，让各部门、各单位厘清自身责任，确保按照预定要求完成任务，实现目标。主要领导根据会议内容，会后在部门内部进行层层分解，明确承担的分目标，把工作任务落实到具体组织或个人，保障每一个环节紧密相连、每一项任务落实到位。这种自上而下、环环相扣的目标确认、分解和责任落实形成了目标的保证体系，可以有效解决问题、推动工作。三是作出决策。企业在运行发展中，经常需要对重大事务协商讨论，在会议中，参会者之间进行充分沟通与，协调，对分歧之处进行面对面的磋商与确认，进而达成一致意见，为后期执行扫清障碍。 二、现代企业会议工作存在的不足 （一）会议效率低下 在长期的实践中，观察和总结出高效率会议具备以下几个特点：精简会议，只在必要时才召开会议；会议要进行充分准备和筹划，会议通知要及时准确；会前要制定合理有效的会议议程表；严格遵守会议要求；参会者范围要合理控制，要注意参会者与会议主题的关联性；会议过程中进行点评、总结；会议记录要记清所有决议、建议和负责人。与此相反，现实中，很多会议不讲究科学办法、没有会议管理技能，致使会议效率低下，无助于问题解决，影响了工作。 （二）会议成本偏高 会议成本是指参会者及会务人员在会议期间与工作有关的各项开支的总和，即时间成本、效率损失成本（管理效率损失，机会损失）和直接会议成本（差旅费、食宿费、文件材料费用）。现实中，经常把会议和工作等同起来，甚至“以会代干”，认为开会就是工作，这种认识误区严重缺乏“成本意識”，只算会议政治帐，不算会议经济帐；只讲会议规格，不讲会议效益，最终制约了会议质量和效率，也让与会者对会议充满排斥和抵触情绪。 （三）会议质量较差 现代企业大多拥有较为复杂的组织机构、繁多的业务线条，使企业的内部会议管理难度越来越大。同时，会议数量和会议规模不断攀升，会议甚至成为一项形象工程，有些企业将会议数量、会议规模、邀请的领导作为年终重要考核依据，对会议效用反而不闻不问，造成舍本逐末倾向。但是，会议数量的猛增并不意味着问题的解决，会议质量高的企业，管理人员的管理技能也比较高，企业管理水平也相应高。反之，会议质量低下的企业，管理人员的管理技能也必然比较低，企业整体管理水平自然也低，企业整体运作效率也低下。 三、会议高效开展策略 （一）预防性管理 管理学中，有一个预防性管理这个概念，主要是说管理工