OA办公自动化系统在医院中的应用实践思考.docx

OA办公自动化系统在医院中的 应用实践思考 办公自动化（office a utom a tion，简称）系统是将现代办公管理思想与计算机技术相结合的一种新型办公方式，是医院信息化建设的重要一环，为加快医院信息化建设，提高整体管理水平和人员办公效率，我院引进了OA系统。本文以OA系统在XX市中心医院的实施及使用经验为依据，总结了OA系统在我院的具体实施步骤以及实施经验，在提高工作效率、规范办公流程、实现院内各科室间信息共享、提高整体凝聚力，降低办公成本等方面给我院行政管理带来的重大提升，以及OA系统目前存在问题，希望能给准备引入OA系统以及正在实施OA系统的医院以指导，给软件厂商提供软件今后的优化改进方向。 近几年来，伴随着医院规模的不断扩大，职工数量不断增加，院领导政令的上传下达变得原来越繁琐，若采用传统手工传递文件的方式，不但耗费时间长，效率低，成本高，而且还经常会出现领导难找、审批太慢、浪费纸张、文件丢失等问题，所以迫切需要引进办公自动化软件，尽可能充分地利用信息资源，优化办公流程，实现信息交流共享，提高医院的办公效率，降低管理成本。我院于XX年8月正式启用了自动化办公系统，使用两年多以来，系统运行顺畅，使用范围广，在全院上下取得了一致好评。 一、办公自动化系统概述 我院OA系统采用B/S结构，SQL SERVER 2008数据库，数据集中管理，实现了信息的高度共享。工作站只需要配置IE8浏览器，输入网址发送桌面快捷方式，安装方便快捷，使用界面操作简单.极大提高了工作效率。 系统由平台和模块组成，平台提供基础的功能，包括医院基础办公、行政后勤应用、医院特色办公、基础配置，各模块提供了具体的功能，例如医院基础办公包含有信息中心、通知管理、事务审批、内部邮件等模块，基础配置包含部门管理、用户管理、权限管理等模块，系统实现专人专用的用户名密码.保证信息交流的准确性、透明性。其中权限设置-角色权限设置模块等权限控制可根据人员分工细致划分，保证了系统的安全性和可靠性。 我院OA系统还有效实现了移动办公的要求，手机客户端提供了邮件、通讯录、事务、日程、通知、问卷、信息中心、个人排班等功能模块。即便不在医院或者出差在外地，也能及时提交审批事务，了解到醫院的最新动态，与在办公室一样高效率地处理事务。 二、OA系统在我院的实施推广 项目实施方案、项目领导小组人员选择、高层管理人员的支持等都关系着项目的成败，如果实施不好可能会导致项目延期交付，甚至一直无法顺利交付，应用效果不理想。为了顺利推进OA项目实施，我们遵循先易后难、先共性后个性，先提高上线率、提高黏着度再深化应用的原则，先启用信息中心、通讯录、我的邮件等功能模块，最后再启用最主要的事务审批模块。 （一）系统前期准备 软件实施人员一入场就立即跟医院信息科共同组建了项目实施小组，XX年5月25日项目实施小组组织信息科主管院长以及各职能科室科长开了一个项目启动会，主要向各科科长介绍即将上线的OA系统的主要功能模块，实施计划以及各部门需要配合的工作等，希望各科室能够配合接下来的需求调研工作，这个会议为接下来逐个科室的顺利走访奠定了基础。需求调研期间，对于每个科室首先让他们了解系统能完成的功能，然后收集他们需要用到的功能，以便以此为依据给科室的每个成员分配权限，最后收集科室日常工作要用到的表单，分析哪些能实现电子化，哪些不能，如果不能怎样改进，如果能怎么优化流程。 （二）系统数据准备 为系统导入基础数据，包括人员职称信息、职务信息、部门信息、联系方式以及人员基础信息等；根据需求调研结果给每个人分配用户权限，对于有特殊需求的用户单独分配权限；软件实施工程师对信息科软件负责人培训软件的整体功能，重点培训表单制作方法，并让他承担一部分科室的表单制作工作，为软件验收后医院信息科独立的维护管理做准备。 （三）用户培训 系统能否在全院范围使用，使用效果如何，用户培训至关重要。项目实施小组首先给信息科全体职工进行培训，培训内容包括软件基本使用方法以及科室日常使用常见问题处理方法，以便于信息科每个工作人员在遇到用户提出的OA系统使用方面的问题时，都能及时处理；然后给各科室信息联络员培训系统使用方法，采用PPT加现场演示的方式，同时让信息联络员回科室后给科室其他人员进行培训；为了让管理人员能够全力支持OA系统的使用，对中层干部组织了两场专门的培训，对于操作不熟练的主任或护士长，实施小组成员到科室对他们面对面的实施培训。对于主要领导干部则主要采用面对面多次重复方式进行培训。把OA培训手册上传到OA系统中，只要能登录进入OA系统有时间就可自己下载学习。 （四）管理人员助力OA实施 OA系统在我院全面使用之后，主要领导干部对于拿来的纸质审批单，要么给予拒批要么给予警告（下次再拿来纸质的审批单就不批了），就这样中层领