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（档案管理）文书档案著 录细则与机读目录数据交 换格式 文书档案著录细则与机读目录数据交换格式 1 、范围 本标准规定了《文书档案著录细则与机读目录数据交换格式》的定义、 著录要求与数据交换格式、机读目录数据组织与交换要求等内容。 本标准适用于建国后机关文书档案机读目录数据库结构及其目录数据 库的交换，亦可作为档案管理软件开发中数据库结构设计的参考。企事业单 位可以参照执行。 2 、规范性引用文件 下列中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。凡是注日期的引 用文件，其随后所有的修改单（不包括勘误的内容）或修订版不适用于本标 准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的新版 本。凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。 DA/T1 档案工作基本术语 DA/T18 档案著录规则 DA/T19—1999 档案主题标引规则 DA/T22—2000 归档文件整理规则 档案出版社《中国档案分类法》（1997 年版） 档案出版社《中国档案主题词表》 3 、定义 本标准采用 DAT1 和下列定义： 3.1 、档案著录 建立档案目录数据库中，对档案的内容和形式特征进行分析、选择、 整理、检索并录入计算机的过程。 3.2 、机读目录 将档案目录依照一定的格式输入计算机内，可以由计算机读取、管理检 索的档案目录信息。 3.3 、著录项目和数据字段 3.3.1 、著录项目 揭示档案内容和形式特征的记录事项。如正题名、责任者、文件编号、 成文时间、保管期限等。 3.3.2 、数据字段 DBF 数据库文件中与著录项目相对应的描述档案某一内容或形式特征的 数据集合。 3.4 、著录条目和数据记录 3.4.1 、著录条目 档案著录的结果，由反映一个著录对象的内容和形式特征的若干著录项 目组成。 3.4.2 、数据记录 DBF 数据库文件中与著录条目相对应的描述一份文件或一卷案卷著录信 息的数据集合，由若干数据字段组成。 3.5 、DBF 数据库文件 存储档案著录信息的计算机数据文件。本标准规定扩展名为.DBF 的关 系型数据库文件作为档案目录数据交换的文件格式。 3.6 、字段类型 在 .DBF数据库文件中，字段类型规定数据字段的基本属性。本标准使 用字符型（C ）和备注型（M ）。 3.7 、文字类别 文字类别分为“汉字”和“字符”两种。字符是指西文字母、数字及符 号的图形字符，每个“字符”在存储介质中占一个字节。每个“汉字”在存 储介质中占两个字节。 3.8 、字段长度 在.DBF数据库文件中，字段长度规定字段所包容字节的最大个数。 3.9 、交换格式 用于档案目录数据交换的数据库文件格式。 3.10 、数据交换 指.DBF数据库文件在网络上或以磁带、磁盘、光盘、通用的 USB 接口 活动存储器等作为载体所进行的数据交换。 3.11 、必须著录项目 指机关档案室对档案目录著录时，必须有的目录。 3.12 、选择著录项目 指机关档案室对档案目录著录时，根据本室档案管理的实际需求和目标， 除必须著录项目外，选择的其它著录项目。 4 、著录要求与数据交换格式 本标准包括《案卷级目录数据库结构》、《文件级目录（1）数据库结构》 和《文件级目录（2）数据库结构》等三种数据交换格式。 《案卷级目录数据库结构》和《文件级目录（1）数据库结构》适用于 文书立卷改革前归档的档案的机读目录。《文件级目录（2）数据库结构》 4.1 、立卷改革前归档的档案目录数据库结构与著录要求 4.1.1 、案卷级目录数据库结构（见表1） 表 1 案卷级目录数据库结构 序号 数据字段名 字段类型 文字类别 字段长度 字段值 1 档号 C