员工档案管理工作流程纲要.docxVIP

精品文档 精品文档 PAGE PAGE5 精品文档 PAGE 职工档案管理工作流程 第一章总则 第一条为规范XX企业职工档案管理工作，使职工档案管理制度化、规范化，结合企业实际，特拟订本办法。 第二条XX企业职工档案管理工作由企业企业人力资源部负责，配备档案专员对职工档案实行统一管理。 第三条企业不接收职工的正式人事档案，此类档案委托给人事代理机构进行代理。与本企业成立劳动合同的职工，企业为其成立阶段性的人事档案。 第四条 职工阶段性人事档案主要包括以下内容： 1、入职企业有关表格; 2、劳动合同原件; 3、身份证复印件、 4、学历证书、学士学位证书复印件及原件 ; 5、职工转正、调薪审批表 ; 6、各类专业技术资格证取得情况：职称复印件、执 (从)业资格 复印件、注册资格证书复印件及原件 ; 7、职业等级情况：职业等级复印件、特殊工种证书复印件及原 件; 8、个人相片; 第1页 /共5页 9、其他材料。 第二章档案的收集、鉴别、归档 第五条 结合企业的实际情况，企业要求各施工总承包项目部 (下称项目部)要收集成立职工的基础档案，并由各项目部人力资源主 办负责所属项目部职工的档案的成立、保存、归档等工作。 第六条：基础档案内容主要包括以下内容： 1、入职企业有关表格; 2、身份证复印件、学历证书、学士学位证书复印件 ; 3、职工转正、调薪审批表复印件 ; 4、各类专业技术资格取得情况：职称复印件、执 (从)业资格复 印件、注册资格证书复印件等 ; 5、职业等级情况：职业等级复印件、特殊工种证书复印件等 ; 6、相片; 7、其他材料。 第七条：档案专员要认真做好职工档案收集的登记工作，将收 集的材料按照时间、材料根源等逐份登记。对不切合归档要求的材料， 应实时通知形成材料的单位 (部门)补送或补办手续。 第八条 职工应实时将本人的学历、职称等发生变化的信息及材 料报送所属项目部人力资源主办。人力资源主办须将收集到的各类证 件认真仔细地鉴别核实，保证材料真实、完整。人力资源主办要将相 关人员的更新材料实时上报企业企业人力资源部档案专员。 第2页 /共5页 第九条 职工档案须用专用档案袋盛装，并对档案袋进行表记， 表记的内容包括以下几个方面： 1、档案编号：按职工入职的先后次序对档案袋进行编号，如： 0175表示该职工是第 175个进入企业的人员，当职工离任，该号码 空出; 2、职工姓名、性别; 3、成立档案的日期; 4、档案袋中的物品名称及数量 ; 第三章 人员调换 第十条波及企业内各单位间人员调换时，由企业企业人力资源部出示《职工调换通知书》。其个人基础档案在调出单位密封档案袋口后盖上调出单位公章，由调换本人带到调入单位报到。 第四章 安全和保密 第十一条 档案管理人员必须加强政治、业务学习，不断增强事 业心，认真实行档案管理人员职责，做好防火、防潮、防蛀、防盗等 工作。 第十二条 档案管理人员必须认真执行《中华人民共和国档案法》 和《中华人民共和国保守国家秘密法》 ，在档案管理工作中，严格遵 守如下安全保密规定： (一)天天上下班要认真对保存柜的安全情况进行检查，实时做 第3页 /共5页 好防范工作; (二)定期对案卷进行防虫工作 ; (三)不得擅自向外宣布档案内容 ; (四)不得私自涂改、抽取或假造档案的内容和材料 ; (五)未经批准不得擅自办理或销毁档案材料。 第十三条档案管理人员必须严格遵守保密制度，不准向无关人员谈论档案内容;不准携带职工档案材料进入公共场所;不准个人私自保存他人的档案材料。 第十四条 工作中形成的废纸不得乱扔，一律粉碎办理。 第五章 档案的处理 第十五条对自动离任或解聘人员的档案保存一年后销毁，对死亡人员的档案保存半年后销毁。 第十六条对职工档案的处理应做好记录，并填写职工档案处理记录表。 第六章 检查查对 第十七条档案管理人员要定期或不定期对库存职工的档案进行检查查对，保证职工档案的安全。 第十八条 成立登记和统计制度，做到名册与档案相符。 第十九条在做好平时检查查对的同时，每年年终全面检查查对一次，重点查对职工档案统计的数量与实际库存的职工档案是否一致。 第4页 /共5页 第二十条 在出现下列情况时，应实时进行检查查对： (一)在水灾、火灾、地震、战争等突发事变之后 ; (二)发现虫害、霉变、潮湿等情况时 ; (三)思疑某份档案可能丢掉时 ; (四)档案专员更替，办理移交手续时。 第5页 /共5页