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办公用品管理规定 第1条 目的 为保证办公用品的有效使用和妥善保管，规范采购行为，特制定本规定。 第2条 适用范围 ****商业设施有限公司所属分公司各中心、各部门。 第3条 办公用品管理 1 办公用品包括：公司为员工个人配置的通讯工具（手机）、办公桌椅、电话机和员工日常工作所需的办公文具。公司为部门配置的文件柜、传真机、打印机、扫描仪等。公司配置的公用办公设备，如公共区域的传真机、打印机、复印机、碎纸机、饮水机等。公司统一购置的书籍、杂志和报刊。按使用情况可分为耐用办公用品和低值易耗办公用品。 2 办公用品采购管理。 2.1 采购范围具体包括办公用文化用品、办公设备、办公用劳保用品等消耗性支出和会议支出，凡需列入财务的所有办公经费支出项目都属于本制度规定的采购范围； 2.2 公司后勤部后勤文员负责领用管理和使用监督，不定期对需要办公用品的部门进行抽检，避免铺张浪费的发生。 3 日常消耗性办公用品采购的方法和程序。 公司各部门根据业务工作需要，提出办公用品需求计划，并以书面形式报后勤部汇总；后勤部根据办公用品需求汇总情况制定出《采购申请单》，报中心负责人、总经理批准后，由后勤专员负责采购。 4 办公用品采购办法。 4.1 单项价值在200元以上或采购总额在10000元以内的大单办公用品，各部门因工作需要购置的，由使用部门填报采购申请单，注明用品名称、规格、型号、用途等具体要求，报后勤部负责人签署意见后，由总经理审批，后勤部负责统一采购结算；超过10000元须走招投标流程，并对单价做预评估； 4.2 计算机及其配套设备、软件和其它办公电子设备的采购。该项设备采购由提报部门提报、后勤部以办公必需为原则研究确定是否采购； 4.3 对于用量大的易耗品如A4纸、拖布、扫把、笔、胶棒等物品，应按季度采购。避免单一采购造成的价格损失；且申请采购时附不低于三家的询价单。 4.4 急需物品的采购，应上报主管经理审批，报后勤部审批，中心负责人、总经理审核，经同意后方可购买。并凭发票、收据到财务报销。特殊情况可以先购买在报销时附情况说明； 4.5 办公用品应实行定点采购、多方询价。避免营私舞弊及价格过高。 5 办公用品管理。 5.1 公司各部门领用日常办公用品和备用品的基本程序是：各部门要填写《办公用品申请表》，经分公司、中心负责人签批，后勤部审核后，报总经理签批后购买，由经手人到后勤专员处签字、登记后领取。每月30日之前为办公用品上报期，各部门汇总至各分公司、中心管理部，次月5日为办公用品发放期，过期一律不予办理办公用品发放业务；并上交总经理各分公司、中心月度办公用品使用表、季度使用分析。 5.2 后勤专员负责管理日常办公用品的备品定期盘点并检查分类，及时添补短缺的备用品； 5.3 后勤部每月度对各部门办公用品费用进行考核，并不定期对各部门办公用品使用情况进行抽查，对使用超标部门进行罚款，罚款额按照实际超出部分，并实行次月减发； 5.4 要加强办公用品和备用品的管理，坚持勤俭节约，反对奢侈浪费。公司办公用品和备用品的采购，由后勤部统一制定计划，后勤专员进行采购、保管、登记、发放，并建立个人台帐备查； 5.5 公司行政部负责办公用品及备品的管理情况的监督； 5.6 对所采购的办公用品，应由财务部门审核后，方可办理入库手续。对于采购的办公设备，各部门或使用人员签收《设备验收单》。 5.7 公司的办公用品，部门经理、主任为第一责任人，办公用品实行订量供给制，并执行发卡消费制。超出的部分由部门经理签字后领取，并从部门经理的工资中扣除款项。 实行订量管理后，由后勤部通知财务中心，将部门的办公用品款项直接划入部门经理的办公用品消费卡，并实行每月领用时用卡结算的模式，每月有费用结余的，次季度到财务中心领取款项，超出的则从部门经理的工作中扣除。 6 易耗办公用品管理。 6.1 易耗办公用品分为两部分：部门所需用品和个人所需用品； 6.2 部门所需用品包括：传真纸、复（写）印纸、打印纸、墨盒、碳粉、硒鼓、光盘、墨水、装订夹、白板、白板笔、档案夹（盒）等； 6.3 个人所需用品包括：签字笔（芯）、圆珠笔（芯）、铅笔、笔记本、双面胶、透明胶、胶水、钉书针、回形针、橡皮擦、涂改液、信笺纸； 6.4 办公用品严禁私用，部门常用易耗办公用品月用量依据每月平均用量进行合理调整； 6.5 部分办公用品（油性笔、水彩笔、签字笔、白板笔、圆珠笔芯、圆珠笔、涂改液、各种墨盒）实行以旧换新原则，传真纸领用时须以中间纸交换； 6.6 电脑耗材品（鼠标、键盘、墨盒、打印墨水碳粉、硒鼓等）由信息专员审核批准后领用，申领时须依旧换新，并登记造册； 7 办公用品、设备配备标准。 7.1 办公用品配备标准： 副总、总监级：板台1张（2米），沙发一套（含单人沙发2个、茶几一个、长沙发一个），木制橱子