文件和记录控制程序.docx

上海 xxx 有限公司 文件编号： RL-QP-04-01 受控状态： 受控文件 文件和记录控制程序 （版本： B 版，修改： 0 次） 编制： 日期： 审核： 日期： 批准： 日期： 2012 年 月 日 发布 2012 年 月 日 实施 上海 xxx 有限公司文件和记录控制程序 文 件 编 号 RL-QP-04-01 版 本 B 版 修 改 0 次 页 码 1/7 目的 对与质量管理体系有关的文件和记录以及顾客规定的记录进行控制， 确保公司相关场所使用的文件和记录为有效版本 , 以提供对质量管理体系有效运行和产品符合要求的证据。 适用范围 适用于与管理体系有关的文件和记录控制 , 证明产品符合要求和质量管理体系有效运行及顾客规定的记录的控制。 定义 文件：信息及其承载媒体，媒体可以是纸张、计算机磁盘、光盘或其他电子媒体，照片或标准样品，或它们的组合。包括质量手册、程序文件、工作手册、外来文件、质量记录等。 记录：阐明所取得的结果或提供所完成活动的证据的文件。 外来文件：包括国家 / 国际标准、行业标准、客户图纸 /规格等。 受控：用于指导作业或系统运作，受版次更新控制，需盖受控章并控制分发对象。非受控：仅供参考性质，不受版次更新控制。 职责 总经理：负责批准发布质量手册。 管理者代表：负责对质量手册的审核，负责批准程序文件，负责对本公司各部门的文件和记录的管理进行监督。 管理技术部：负责文件和记录控制的归口管理，负责组织相关部门人员进行质量手册、程序 文件、部门工作文件的编制，并负责质量手册、程序文件、工作文件的发放和控制，负责组织对管理体系文件的有效性进行评审。 各职能部门：负责编制和修订职责范围内的程序文件、工作文件、记录表单，负责收集、整理、保管本部门的文件、记录。各部门负责人负责审核本部门编制的文件和记录。 各部门分管领导负责工作手册文件的批准。 行政部负责记录表格的印制。 程序 文件的分类及备案保存 第一层次文件：质量手册 ( 含文件化的方针和目标、指标 ) 由管理技术部备案存档。 第二层次文件：程序文件由管理技术部备案存档。 第三层次文件： 有关管理性作业文件： 如管理制度、 工作手册、 经营计划等由各相关部门自行备案存档； 技术文件： 如产品图样、 规格规范、 企业技术标准、检验标准等由项目运作部备案存档； 第四层次文件： 上海 xxx 有限公司文件和记录控制程序 文 件 编 号 RL-QP-04-01 版 本 B 版 修 改 0 次 页 码 1/7 记录表单由各使用部门编制和保存并随引用文件报管理技术部进行文件控制和备案分 发； 针对特定产品、项目或合同编制的计划由项目运作部备案存档； 外来文件：顾客提供的图样 / 工程规范 / 技术标准及其更改文件由项目运作部备案存档； 相关的国际 / 国家/ 行业标准以及相关的法律法规由管理技术部备案存档。 文件的编码 质量手册 RL-QM-XX 01 ,, 99 修改版次，以两位数字编号识别质量手册代号 公司代码 程序文件 RL-QP-XX-XX 文件序列号 01 ,, 99 质量体系要求章节代码（ 04 、05、06、07、08 ） 程序文件代号 公司代码 三级文件 RL-WI-XX-XX 文件序列号（部门文件的流水号 01 ,, 99） 部门简称（如财务部 CW、人事部 HR、,, ） 三级文件代号公司代码 质量记录 RL-XX-XX-XX － R×× 表单序列号 01 ,, 99 表示记录表单 质量手册或程序文件或三级文件的编号 外来文件 WL-XXXX-XX 外来 WL+年月 +序列号 如： WL-2012-02 表示 2012 年第 2 号外来文件 文件的编写、审核、批准、发放 上海 xxx 有限公司文件和记录控制程序 文 件 编 号 RL-QP-04-01 版 本 B 版 修 改 0 次 页 码 1/7 文件发布前应得到批准，以确保文件是充分和适宜的： 质量手册由管理技术部负责组织编写，由管理者代表审核，报总经理批准； 程序文件由各相关部门编写，由部门领导审核，报管理者代表批准； 第三层次文件由各相关部门组织编写，本部门领导审批； 应确保文件的各使用场所都得到相关文件的有效版本，文件发放前应确定发放范围，由文 件编写部门 ( 质量手册和程序文件由管理技术部，下同 ) 填写《文件收发记录》 ，经文件批准人批准后发放，文件发放时领用人应在《文件收发记录》上签字。 文件的受控状态 文件分为“受控”和“非受控”两类。在公司内部使用的与管理体系有关的文件为受控文件， 发放前由发放部门在该文件封面或相应位置盖“受控”红色印章， 并注明分发号；文件同时采用版 次号作为文件状态标记。 经批准对外提供的无需管控版本状态的文件为非受控文件，