秘书理论与实务课件7.pptVIP

1）圆桌式与方桌式。在圆桌或者方桌的周围安放椅子，可以让与会者相互看得见。领导和会议成员可以无拘无束地自由交谈，适合于召开15-20人左右的小型会议。 2）“口”字形。如果出席会议的人较多，用口字形的排列，外侧可以安排几层与会者。 3）U形或V形。U形多用于学习会议。在人数多，并且需要用黑板的场合，这种排列大家都能看得很清楚。V形是用在有幻灯片或录像机时，参加的人不用移动，也能观看。 4）教室形。这是大中型会议所采用的会场布置。主要特征是主席台和代表席采取上下面对面的形式，突出了主席台的地位。 另外，还可以分为礼堂式、而字形等，适合召开代表大会、总结表彰会等。如说明会等以传达信息为目的的会议，也可采取这种形式。 3．按照不同惯例排列与会人员席位 主席台席位视人数设一排或数排，席位的次序应以主席团成员的职位高低，对会议的重要程度而定。按照我国惯例，以职务最高者居中，然后先左后右依次向两边排开，前排为主，后排为次，其他的依次类推。 具体排列方式为：如果主席台上的人数是单数，则第一排的正中为首席，其次是左席，再次为右席，依次类推；如果主席台上人数是双数，那么身份最高者坐于中间靠左的座位，第二位坐于其右边（如图）。 主 席 台 6 4 2 1 3 5 主 席 台 4 2 1 3 5 图7.5领导人为单数的主席台座次安排 图7.6领导人为双数的主席台座次安排 如果是涉外会议活动，按照国际惯例，应该遵循“以右为尊”、“以前为贵”、“中间高于两侧”的基本原则，安排主席台成员就坐。秘书还应在席位前放置姓名牌，便于按位入座。 在主席台前右侧还可以设置讲台，用于发言人讲话。主席台上可适当摆放鲜花。主席台背后悬挂会标或旗帜。 大型会议对与会人员的座次应统一安排，可以采用以下方法排列：按汉字姓氏笔画多少排列、按地理位置排列、按行业系统排列等。 六、会务分工及会前检查 （一）会务工作分工 为保证会议的顺利进行，应挑选工作人员组成会务组，会务组下面还可以再分工作小组。一般大型会议设秘书处来负责会议的组织和协调工作，下设的工作小组可以是： 1．秘书组。 负责会议的日程安排、文件、简报、档案等文字性工作。 2．总务组。 负责会场、接待、食宿、交通、卫生、文娱活动，以及车辆调度、设备保障、用品发放与管理，经费预算及筹措，财务管理等工作。 3．宣传组。 负责制定会议公关计划，组织、安排记者采访，提供新闻稿，承办记者招待会，录制会议音像资料等。 4．保卫组。 负责大会的安全工作。 (二)会前检查 会前检查是落实会议计划、保证会议如期顺利进行的重要一步。会前检查有两种形式，一是由领导人听取大会筹备处各部门的汇报，二是进行现场检查，其中，以现场检查采用的比较普遍。会前检查的重点是会议文件资料的准备、会场布置和安全保卫。重要会议的会前检查还包括警卫部署、票证检查、人员定岗定位等。 第三节 会间秘书工作 会议期间的工作，指的是会议从开始到结束期间秘书人员应做的工作，包括会议的接站、报到及签到工作、会场的组织与服务、会议信息的收集与编发、会议形成文件的起草等工作。 一、会间服务工作 （一）会议的接站、报到及签到 1．接站工作 跨地区、全国性和国际性会议开始的第一项重要工作，就是接站。秘书首先应统计好与会者的名单人数，掌握好每位与会者抵达的时间和方式，并准备好接待标识、手提式扩音器、其他器材和车辆等。接待重要宾客，要事先确定迎接的规格，并派相应身份的人员前去。如有必要，应布置好安全保卫工作，并与新闻单位联系，并准备采访和作新闻报道。 2．报到工作 报到是指与会者在到达会议所在地时所办理的登记注册手续。秘书人员应做的工作包括： 1）检查有效证件 查验会议通知、介绍信、身份证等有效证件。 2）在登记表上登录与会者的个人信息 需登记的信息如姓名、性别、年龄、民族、单位、职务（称）、通讯地址（方式）等。会议报到登记表可用于统计与会人数，也便于做好各项会议服务工作，又可据此编制通讯录。 3）接收和发放材料 由会议接待人员统一接收与会者携带的需要在会议上分发的材料，经审查后再统一分发。在会前要分发的文件也应提前装订、分装在一个资料袋里，在与会者报到时一并发给。保密文件和需要清退的文件必须履行签收手续，并发给清退目录，告知与会者妥善保管，会后退回。 4）预收费用和安排住宿 需要收取会务费、食宿费、材料费的会议，应在报到现场安排有关人员收取费用，并开具收据。接待人员还应根据与会者的身份和要求安排住宿，并在会议登记表上标明相应的房间和号码，以便会议期间的联系。 3、签到工作