内部控制制度之采购与付款循环.docx

內部控制制度 《採購及付款循環》 文件管制等級: 口管制文件 □非管制文件 文件履歷紀要頁 J 抽 皆 Id SL in 管理代表 口管制文件 口非管制文件  總則 l.L制定目的為促使本公司「內部控制」(I nterna I Control)之「採購及付款循環J ( Purchase)程序，能有所遵很，特訂定本文件，俾利各相1.2.1.3. l.L 制定目的 為促使本公司「內部控制」 (I nterna I Control)之「採購及付款 循環J ( Purchase)程序， 能有所遵很，特訂定本文件，俾利各相 1.2. 1.3. 2. 2.1. 22 適用範圍 凡本公司有關「內部控制」 之「採購及付款循環」作業程序與控制 重點，悉依照本文件之規範辦理。 權責隼位 資材、財會單位為本文件之権責單位，權責單位主管經承認單位授 權，負責本文件之管制，並確保依據本支件之規範作業。 採購及付款循環 循環圖 【見】(資料1) 「採購及付款循探国」。 循累作業 本循環之各項作業： 請購作業(CP101),另訂之。 採購作業(CP102),另訂之。 3) 進口作業(CP103),另訂之。 4） 驗收作業（CP104）,另訂之。 5） 與合约不符作業（CP105）,另訂之。 6） 付款作業（CP106）,另訂之。 7） 差異分析作業（CP107）,另訂之。 3. 附則 制修廢與頒布實施 本文件屈於管理文件，經『經營會」客議後，呈請萤事長核准承雜 後，交由權責單位頒布公告實施；修訂或磨止時亦同。 編號、版本、日期、頁次/頁数 本文件之項類、標題、編號、版本、實?施日期、公司名辑、文件頁 次/頁數等項，見本文件之頁首與頁尾。 附件 3.3.1. 相閲資料 （資料1） 「採購及付款循球岡」 （資料1） 「採購及付款循環圏」 CP101 預 算 詰 購 I 1 I 1 1 I 1 1 I CP102 CP103 I 進 口 I I 卜??. 1 CP104 I I I I CP107 是 I ■1 CP106 付 款 u 至異分析 第1節 作業程序 提出需求 調節性採購 依市場行靖、用料變動等採購之原物料，由資材部單位視經濟未來 走向、市場狀況及預計用量等因素，決定訂購時機及數量種類，交 由採炒單位採購。 預算採購 依銷售預耳或「客戶訂單」之進度，由生管單位填具「請噂單」， 經革位主管核准後再交给採購単位，並將詰購核准紀鎌墳入採陽箱 算內。 預算採購，包括下列二種採購： 1） 直接材料（常用材料） 係指直接托用之材料。 2） 間接材料（常用物料） 係指間接耗用之材料，但不可缺之物料，其需用時間與數量也 無法預知。 可憑用料単位之需料通知單現用说購。 檢查犀存 採爐前愿先檢查存貨是否具有下列靖形： 1） 目前存量尚未述請購酣/安全庫存。 請購之商品品名、規格、廠牌有庫存品或替代品可供替代。 申請之原物料是否仍具採购慣值，還是已失經済性。 3. 臨時需求 緊急採購由需求單位提出，經過庫存檢查後須採購者，經梨造單位 主管核准後，遑交採購單位煽買，惟事後仍須補填「請購單」。 第2節 控制重點 「請購革」必飨詳细註明廠商、覗格型式及需用日期等內容， 如申請物品須採用特別運送及保存方式者.慮如注意事項。 「請購單」必須經先作庫存審核，核准畤■應遵照核決權限誤理 O 緊急採蚌不愿經常發生，事後慮補開「請陽單」，追究原因是 否爲不可抗力，有無改善計畫。 應定期檢討「請購單」，有魚延避採購情形，請購數量應符合 經濟採購量要求。 第3節 相開資料 銷僖預算、「客戶訂単」、「請購單」等。 第1節 作業程序 查的供應商資料 準備採購。 調閱「供應商資料/麻商料件基本資料報表」，了解過去採啤及 詢慣紀錄。 向廠商詢比議價。 決定購買方式 依材料管理規定，決定應用下列何種方式購買： 詢價 金額较小，不飨喜面比價，但仍以詢慣方式向最低價嚴有採購 者。 議價 採購人貝經詢價後，如已知市價有下跌嫂勞時，或有報價髙於 前批採購價格，或請牌規格明確，但諳購量较前批大等之情形 者，仍應予以議價。 比價 若為特殊規格或供愿廠商家數较少者。 牌償收購 根據核定之收購價格收購者。 長期合約採購 向簽訂長期供應合約，或専案旅准之買責合約孃荷採購者。 6) 招標 採購之材料如有三家以上可供應，且其預估採購金額較大達招 標金額時，以公開招標為原則。 決定訂購事項 由承誹人員備妥資料及預撤訂購之巖商、款量、讲法等，經採購單 位主管核准後採購。 更新紀錄 將不同購買方式之訂購及詢價資料，壊入「供應商資料/廠商料件基 本資料」內。 第2節 控制重點 詢比議價資料平日愿注意收集，須詳實完備，保持最新時效， 供應商資料廠商料件基本資料亦應隨時更新，保持正確紀錄。 「請購單詢比畿價単」必須經主管核准後