会议管理制度(征求意见稿).pdfVIP

精品 会议管理制度 1、目的： 为规范公司各项会议及各类培训流程，统一会议管理模式，减少 会议数量、缩短会议时间，提高会议质量，特制定本制度。 2、适用范围： 四川奥菲克斯建设工程有限公司各部门、厂、分公司。 3、职责： 3.1 行政部负责会议管理，所有重要会议要在公司领导批准后到行 政部登记备案。 3.2 公司综合性会务工作主要由行政部承办；其他部门主办或召集 的会议，由主办部门负责承办，行政部应予协助。 3.3 公司综合性会议资料由行政部整理、分发、立卷、存档，其他 部门主办的会议资料由承办部门自行存档。 4、会议分类： 4.1公司综合性会议：主要包括董事长办公会议、总经理办公会议、 公司工作例会、公司年终总结表彰大会、全体职工大会等由行政部负 责组织召开并做好会议纪要。 4.2专题会议：即专题问题协调会。比如：销售部门的专项收款工 作等，由行政部负责会议通知，会议召集部门进行组织和实施并对会 议纪要进行整理和存档，同时将会议纪要送一份到行政部备案。 4.3部门工作会议：各部门召开的工作例会，由各部门负责人决定 召开并负责组织。 4.4培训会议：公司人力资源部或相关部门组织的各类培训。 5、会议安排： 5.1例会安排： 为避免会议过多或重复，全公司正常性的会议一律纳入例会制， 可编辑 精品 原则上要按例行规定的时间、地点、内容和汇报程序来组织召开。例 行会议安排如下： 5.1.1公司办公会议 会议时间原则为每月中旬、月底（视情况具体通知），上午9 ：00 点由中、高层管理人员参加，主要研究公司的重大事件的解决以及重 大决策的确定，以宏观掌控公司的发展目标及管理动向。由总经理助 理列席此会议并负责会议纪要拟定、整理和分发。 5.1.2公司各部门工作会议 总结部门工作，并对下一阶段工作进行布署。各部门可以根据实 际情况自行安排开会时间，并转达行政部备案登记。 5.1.3公司年终总结表彰大会 总结全年工作情况，布署下一年度工作任务，表彰奖励先进集体 及个人。此项会议由行政部具体组织实施。 5.1.4各专题会议 相关部门根据实际工作需要不定期地召开。会议的内容主要是针 对生产管理、工作开展、管理工作、对外协调等专项工作进行讨论、 布署和总结。 5.2其它会议安排 凡涉及到多个部门经理参加的会议或由于阶段性工作需要临时召 开的会议，会议由召集部门负责通知、主持、记录、整理、分发。 5.3各部门工作例会必须服从公司的统一安排，各部门小会不得安 排在公司例会同期召开，应坚持小会服从大会，局部服从整体的原则。 6、会议的准备： 6.1会前，由承办部门负责提前两天将会议时间、地点、议题等 相关内容发送至参会人员的电子邮箱并以短信通知，参会人员在收到 通知后半小时内回复反馈信息，并根据会议议题准备相关资料，如果 可编辑 精品 参会人员有其他工作安排无法参会，应安排代理人员参会，并将代会 人员名称回复给承办部门； 6.2公司有专项主题的会议或需有投影设备演示说明的会议，会 议承办部门应提前1天通知行政部做好投影设备连接调试工作； 6.3大型会议，行政部应有专人负责会议会标的制作和设置，并 根据会议级别或性质准备好会议饮用水或其他招待用品； 6.4特别重大会议，应由行政部专人负责各项准备工作，具体包 括以下内容： 6.4.1会议方案制定（应提前报公司领导或主要参会者）； 6.4.2会议资料准备（如需分发应在入场前登记分发）； 6.4.3会议场所布置； 6.4.4会议服务人员的安排； 6.4.5会议签到； 6.4.6会后清理工作。 6.5上级重要领导检查指导、座谈等会议，公司可根据情况准备 果品和鲜花；