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文件编号 文件控制程序 页 次 PAGE 3/ NUMPAGES 3 目的： 为确保公司各类文件资料在制订、修改、发行、保存、登录、作废、销毁等作业的规范性，完整性,一致性，有效性及可追塑性， 以保证公司的各类文件资料管理的安全性和正确的流通。 范围： 无锡斯吉利机械制造有限公司与体系相关的所有文件。 3 定义： ? 一阶文件：管理体系手册，愿景，方针等，是组织规定一部份 。 ? 二阶文件：管理体系中描述和规定涉及交叉职能的活动或过程，是组织规定的一部分。 ? 三阶文件：相关的指导文件，如：操作/检验指导书、测试规范、规章制度等。 四阶文件：相关的记录表单。 ? 外来文件：来自顾客或公司外的与管理体系相关的法律法规，国际或国家的标准等文件。 ? 文控中心：负责全公司文件管控。 受控文件：受控文件指按照发放范围登记、分发或独立存档管控，并能保证收回的文件。 机密文件：文件中含公司或客户的重要秘密，泄露会使公司或客户的安全与利益遭受到严重损害的文件。 4 职责： 4.1 各阶文件制定，审核和批准。 一/二阶文件，管理者代表审核和批准。 三/四阶文件，部门审核，部门经理批准。 、 4.2.1 负责各部门增编文件的申请办理。 4.2.2 负责文件编码、登记、发行、回收、登录、作废、销毁等各项作业管理。 4.2.3 负责电子档文件管理，以及正本文件保管。 4.2.3 负责监督公司各部门文件管理情况，并帮助各部门做好文件管理工作，对不能按文件管理程序管理其部门文件的，文控中心有权责令其更正。 5 文件制定： 5.1 文件编号命名规则 PRQ-DC-423001A-SJL PR+Q：手册MN，程序PR，指导书WI，规范SP，表单RC 质量Q, 环境E, 安全健康HS, 焊接W, 社会责任S DC: 管理MN文控DC业务SL技术RD计划PL生产PD质量QM仓库WH人事HR 设备EQ 423+001+A：体系章节号+流水号+版本号 SJL:公司简称 6 文件发行： 6.1只有文控中心才有权发行文件控制程序要求范围内的文件。 6.2各部门将所编制之文件原稿送达质量部文控中心保存，并填写《文件发行回收单》表，由文控中心签收《文件发行回收单》。 6.3文控中心发行前检查： 文控中心应检查文件是否被批准，是否确定分发范围，分发范围按《文件发行回收单》中要求执行。 发行部门要检查是否有旧版本，如果有，则填写《文件发行回收单》，由文控中心收回旧版本后再发新版本。 文控中心需将所有发行的文件登入《文件发放清单》。 6.4文件发放方式： 网络发布：所有文件通过公司的网络用PDF格式，发布到网络上的发布区供查阅，文控中心对网络供阅区文件进行更新管理； 纸质发行：按《文件发行回收单》表中要求发放的部门和数量，打印相关文件（适用版本）加盖红色受控章后发行，并填写《文件发行回收单》； 7 文件修改 如果发现文件对当前的过程或活动不再有效，应由文件制订部门进行修订。文件修改后，文件版本进行升级，修改后的文件应再次履行审核、批准和发行程序。受控文件一经手工修改，需同时修改其它发放点的文件，并需修改人签字确认，在一周内更新发放回收文件，否则视为无效。 8 文件废止 文件制定部门提出废止原因，并通过《文件发行回收单》填写废止申请，向文控中心提出申请。文控负责收回并销毁旧版文件或因破损需要更换的文件。文件使用部门需积极配合，确保所使用文件有效性。文控中心需保存最近三个版本，其中作废文件需加盖“作废章”，当新版文件发行时，超过最近三个版本的文件则销毁，超过一年作废文件自动作废。 9 机密文件管理 文件等级分普通与机密二种，文件审核单位视实际需要规定加盖“机密章”，与客户签有保密协议的全部文件均视为机密文件。机密文件需于正本上加盖“机密章”。持有机密文件各部门应妥善保管，除业务需要，其他部门和个人不得携出厂外或提供给第三者。 10 外来文件管理 管理范围：所有外来的工程技术图样、工艺文件、规范、标准、设备使用维护说明和客户或其主管机关提供的文件等。 10.1外来文件接收部门确认文件为有效版本后交给文控中心。 10.2文控接到外来文件后应登录至《外来文件清单》中，电子档放在网络发布区，纸质档按需求加盖外来文件章及文件受控章后进行发布。 10.3 外来文件的编号按原文件编号进行管理。 11 文件发放后管理要求 11.1文件的使用：文件接收部门在接收到文控中心发行的文件后，根据部门需要，对部门内成员进行培训。 11.2文件的查找：文件接收部门人员，在需要使用文件时，需到部门或班组文件夹内查找，如查找没有，需通知部门负责人，到文控中心查找。 11.3文件的管理：由接受部门负责对部门内的文件进行保管，如有破损文件，需由部门经理