测绘成果及资料档案管理制度汇编(doc13页)(完美版).pdfVIP

测绘成果及资料档案管理制度 档案管理工作程序 一、档案工作的基本程序 一般分收集、整理、鉴定、保管、统计、编目与检索、提供利用、编研等八 个环节。 二、档案工作各环节的工作程序 1 收集：收集是档案管理的起点和开端，是整个档案管理工作的基础。 1．1 工作内容： a 收集各部门文书处理完毕和分散在各部门领导，个人手中或散失在其它地 方的各种形式和载体的文件材料。 b 收集各项工程自始自终所形成的各种形式和载体的文件材料。 c 收集精密仪器和贵重设备的随机资料 (如说明书、合格证、装箱单、线路图、 操作规程、调试的备件清单 )验收记录及性能鉴定书。安装调试时的原始记录， 技术操作规程等文件材料。 d 收集会计凭证、帐册、报表。 1．2 工作步骤 a 文档从收文和自制文件材料形成起，做好分类收集工作。 b 科档从接受工程开始，由科技部门下达工作令，明确建档计划及要求和责 任者。 c 档案部门及时发放档案专用纸和归档鉴定、移交登记表。 d 档案部门平时做好对档案形成、积累的监督、指导和检查工作。 e 归档时必须填写交接清单，交接无误后签名盖章以示负责。 1．3 质量要求 a 收集归档文件材料要完整、准确、系统、齐全。 b 制成材料要优良，字迹线条要清晰，归档材料必须用兰黑墨水或碳素墨书 写。 c 归档材料必须是原件，归档材料是复印、打印件者与原件一起归档。 d 归档材料要符合各种类文件材料的标准要求。 2 整理 2 ．1 工作内容 a 将收集来的文件材料按各类归档制度的要求，进行整理，使归档材料 达到标准化、规范化、程序化。 、 b 对组成的案卷进行分类、编号，建立起固定的存放秩序。 2 ．2 工作步骤：分文件材料组卷和案卷整理二部分： a 文件材料的组卷步骤：将收集来的具有保存和利用价值的材料进行分 类组卷——划分保管期限——抄卷内目录——装订——编页号一一拟标题—— 填写案卷封皮 (封面和背脊 )——填写备考表。 b 案卷整理的步骤：分类排列——编案卷目录——编档号。 2 ．3 质量要求 a 分类要正确，卷内文件和案卷的排列要符合档案形成的客观规律，保 持文件之间的有机联系。 b 装订要整齐、牢固、美观，便于保管查阅和利用。 c 案卷的封皮 (封面和背脊 )，目录(卷内目录和案卷目录 )备考表，填写要 完整、清晰、正确，题名要简洁明了。 d 编号 (档号和页号 )要符合各类档案的标准规范要求。 3 鉴定 3．1 工作内容 分初始鉴定和后续鉴定二个阶段，主要任务是： a 对档案的完整性、正确性，系统性和外观质量，签署质量等方面进行 检查。 b 对其保存和使用价值进行鉴别，确定保管期限。 c 编制保管期限和销毁清单及处理销毁的档案材料。 3．2 工作步骤 a 成立鉴定小组，以总工为主。 b 制订和修订各类档案的保管期限表。 c 具体鉴定： (1)初始鉴定：收集时首先鉴定是否有保存价值，归档后再按其价值大 小 确定保管期限。 (2) 后续鉴定：定期对已过保管期限的档案进行再鉴定，确定其存毁问 题。 d 鉴定结束后写出鉴定报告并编制保密期限表和销毁单。 e 审批及处理，对科研、工程项目成套销毁后，应留有痕迹，选有关材 料 (如总图、说明书、鉴定报告等 )做成简易档案，作历史凭证。 3．3 质量要求 a 鉴定档案的价值，要用全面的、历史的、发展的观点，防止片面性和 实用主义。 b 鉴定的方法，一般采用直接鉴定法，逐份逐张地鉴定档案。 c 鉴定结论正确，销毁档案