会议进行阶段的服务讲义.pptxVIP

第四章　会议进行阶段的服务;本章要点与要求;第一节 会议报到与引导服务;1.　接站是跨地区、全国性和国际性会议活动接待工作的第一道环节。 2.　报到是会议秘书部门掌握与会人员准确到会情况并实施组织的重要一环。 3.　签到能保证会议顺利进行，按时召开；准确统计到会人数，掌握与会人员情况。 4.　引导有利于会场内外正常秩序的建立。;接站是跨地区、全国性和国际性会议活动接待工作的第一道环节。会议接站的工作主要有以下工作： （1）确定迎接规格 （2）做好接站准备 （3）竖立接待标志 （4）掌握抵达情况 （5）介绍宾主双方 （6）安排与会人员上车;三、会议报到的工作;四、会议签到;;;报道和签到的联系与区别;五、会议引导;案例分析;开心地训练吧！你将来办理会议一定很棒。;第二节　会议记录;会议记录是记载会议基本情况的文字材料，是日后工作中可供查考的凭证。它可以为检查会议决议的贯彻执行情况、整理会议纪要、下达与上报会议精神、分析研究与总结工作提供依据。它的制作质量如何，不仅直接影响着据此形成的有关公文（如会议纪要、会议简报）的质量，而且会影响其日后转化为档案的质量。因此必须重视会议记录工作。;;三、会议记录的种类;准备足够的钢笔、圆珠笔、铅笔、笔记本和记录用纸。 准备好录音机和足够的磁带或录音笔来补充手工记录。 要备有一份议程表和其他的相关资料和文件，需要核对相关数据和事实时随时使用。 提前到达会场，了解与会人员的座位图，便于识别会议上的发言者。 在利用录音机（笔）的同时，必须手工记录，可以防止录音机中途出故障。;四、会议记录的格式和内容;会议中心议题以及围绕中心议题展开的有关活动； 会议讨论、争论的焦点及其各方的主要见解； 权威人士或代表人物的言论； 会议开始时的定调性言论和结束前的总结性言论； 会议已议决的或议而未决的事项； 　　 对会议产生较大影响的其他言论或活动。 ;六、会议记录的方法;案例分析;开心地训练吧！你将来办理会议一定很棒。;第三节 会议信息服务;会议信息的收集要本着“准确、及时、全面、适用”的原则，通过会议的正式报告、研讨会上的讨论发言、与会者的议案以及会下的广泛交谈，随时获取有价值的信息，供领导者参考或供会议交流。;各种会议记录，如主席团会议记录、团长会议记录、分组会议记录等。 召集各团组联络员碰头会，汇总情况。 收集代表的提案、发言稿、书面建议等。 统计分析与会者的签到、报到信息。;会议信息工作的基本程序是： 记录 核实 汇总 整理与筛选 编写 发送或归档。;五、会议信息编发的形式;六、会议简报的特点;七、会议简报的结构模式;八、会议信息的对外宣传方式;案例分析;开心地训练吧！你将来办理会议一定很棒。;第四节　会议旅游、娱乐与陪同服务;二、会议期间旅游服务主要内容;三、会议期间娱乐服务的安排要点;四、会议期间陪同服务的意义;案例分析;开心地训练吧！你将来办理会议一定很棒。;第五节 会议餐饮服务;确定宴请对象 确定邀请范围 确定宴会规格和形式 确定宴会时间和地点 确定主持人和致辞人 ;三、宴会的程序。;案例分析;开心地训练吧！你将来办理会议一定很棒。;第六节 会议交通服务;二、会议交通服务的主要内容;三、会议车辆停放的管理;案例分析;开心地训练吧！你将来办理会议一定很棒。;本章综合练习;本章小结