标准化管理纸质档案和电子档案的融合 .docVIP

标准化管理纸质档案和电子档案的融合  摘要：随着信息化时代的来临，档案处理工作成为行业开展必不可少的一环。在标准化管理模式下，传统的档案处理方法是纸质档案，但是随着科技的开展，档案处理只局限于纸质档案不能满足实际的需要，必须将纸质档案与电子档案实行有效融合，才能实现档案管理的有序性和时效性。本文概述了标准化管理下纸质档案和电子档案各自的特点，纸质档案和电子档案融合的必要性以及纸质档案和电子档案融合的策略，旨在为纸质档案和电子档案的有效融合提供指南，提高档案处理工作的效率。 关键词：标准化管理；纸质档案和电子档案；融合策略 目前，科技的开展带动了信息化的进程，高效准确的处理信息是档案管理的核心理念。合理的档案管理模式能提高调动信息的效率，减少档案管理人员的工作量，为此，在标准化管理模式下，将纸质档案和电子档案进行有效融合才能更好地促进档案管理工作的顺利进行，实现信息的整合和处理，完善档案管理模式。 1纸质档案和电子档案概述  纸质档案是以纸和笔作为工具来记录信息的一种档案管理模式，通过用笔在纸上书写信息进行归纳整理编制成册，分门别类地放于不同的书架上，方便日后翻阅查看。纸质档案有多种多样的类型，大致分为公文、文书、手记、册子、书信和图纸等。一般纸质档案都具有一定的年代感和收藏价值，比方古代的文书和竹简、名著等作为纸质档案能更好地表达其价值，不仅经典而且能更好地将读者带入其中，体会文字背后的深层含义。纸质档案作为一种最古老的记录信息的方法，以其直观的方式呈现出来，在标准化管理下是一种最为根本和重要的档案管理方法，为人们所推崇。而电子档案是以计算机为媒介进行信息的存储和整合的一种管理档案的方法，将信息通过文件，图表或数据等电子版的形式存在于计算机硬盘上，使用时输入关键词进行查询，到达大存储和使用方便的目的。  纸质档案的特点是直观可靠，但是易破损、不好保管。纸质档案的媒介是纸张，由于风化或长久翻阅浏览等不可抗力因素造成纸质档案保管困难，极易产生页面不完整和信息丧失的情况，给档案管理工作带来一定的难度。因为纸质档案假设是损害是无法复制的，即使知道损坏的内容，也不能根据记忆仿造一模一样的。另外，纸质档案也具有保密性，它一般记录的都是最原始的信息，作为保密证据存在于档案库，有着法律效力。电子档案的特点是不直观，集中灵活性、占据空间小和机密性。电子档案一般集中在一个硬盘，占据空间极小，一台电脑就可以实现信息的存储。在信息共享允许的情况下，可灵活地建立连接进行信息的传输，到达高效的信息传递作用。电子档案具有机密性，管理人员设置密保对信息进行保护，保障信息的平安【1】。 2纸质档案和电子档案融合的必要性 根据纸质档案和电子档案各自的特点，可以发现它们各有利弊。纸质档案是档案管理最常见的方式，可是它的管理工作繁重，占据极大的人力和物力，不利于新时代信息的有效管理。而电子档案比拟迎合信息化的时代，存储空间小，能满足信息集中有效的管理，而且查询信息的时候更为方便，但是它不能直观地表达信息，无法表达出古色古香的书卷气息。另外，对档案管理工作而言，纸质档案大多适用于历史文化开展的需要，有一定的局限性，会增加档案管理工作的难度，但是电子档案的推崇能很好地解决纸质档案繁重的工作量，能创新性地解决纸质档案的文件查找较难的工作，电子档案作为目前备受关注的一种档案管理方式，受到人们的青睐，但我们也不能抛弃传统文化带给我们的冲击，二者缺一不可。因此，在标准化管理下有必要将纸质档案和电子档案融合起来，以直观的纸质档案和便捷的电子档案双重作用来提高档案管理的效率，科学地来管理档案，不仅能提高信息提取的效率，而且能保障信息的准确性和时效性。在标准下管理模式下，纸质档案和电子档案的完全融合能充分将二者的优势发挥出来，取长补短，不断完善档案管理的全面性和平安性【2】。 3标准化管理下纸质档案和电子档案相融合的策略 针对现行档案管理工作的实际情况，纸质档案和电子档案的融合已经成为时下的必然结果，如何科学合理地进行二者的融合是研究的重点，这就需要我们采取一定的策略来标准二者的使用尺度，保障档案的标准化管理。  标准化管理下，纸质档案和电子档案都是必要的档案管理模式。对纸质档案进行分类编号放置于不同的书架上，查阅时需要找到对应的书架位置，可能会在寻找书架的过程中浪费一定的时间，在找到书架之后还要仔细找寻所需要的档案，这样就增大了档案查找的难度，是纸质档案普遍存在的弊端。而通过构建纸质档案和电子档案的一体化，将纸质档案根据不同的类型和资源进行编号输入电子档案文件夹中，这样可以在找寻纸质档案之前先通过电子档案查找对应的书架对应的编号，快速准确地找到所需的档案，而且电子档案还可以查找纸质档案中没有写到的相关