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推进高校学生档案数字化管理所 面临的问题及对策建议思考 随着社会科技的飞速发展，全球已经进入了网络化、大数据的新时代。因此对于档案信息的管理建设也应当做到及时创新、与时俱进。随着信息数字化的日趋发达，建设高校学生档案信息的数字化管理方案也已然成为必然趋势。而事实也证明，学生档案的建立对于高校的发展和建设有着关键性意义，既可以提升学校对于学生的管理效率，又帮助学生在各方面完成发展和提升，这也是实现中国公民档案信息数字化管理的关键一步。 高校学生档案是记录学生的成长和教育的重要部分，其中的主要内容是学生在受教育的过程中所取得的成绩以及个人成长等信息，本身具有真实性、代表性等特点。学生档案的创建是我国高校管理学生的重要部分之一，但由于档案信息的数字化管理模式仍处于发展早期阶段，如何从纸质档案转化成数字信息？如何实现网络数字化管理？现实与理想存在很大的差距，因此需要通过多元化的视角来进行分析处理、并提出可行性的方案。在本文中，笔者就建设高校学生档案信息的数字化管理的理由和功能以及其中所存在的不足之处以及问题展开探讨，以期可以为高校建设学生档案数字化管理的创新和改革带来一些借鉴和参考。具体内容如下： 一、高校学生档案信息数字化概念 高校学生档案信息数字化同数字化档案、数字档案等并非同一概念。高校的学生档案数字化更加侧重于档案的发展状态、模式以及趋势等。而数字档案以及数字化档案则侧重于档案所存在的具体状态，换言之也就是档案本身。高校学生档案尽管也存在一些特点，但是它本身的工作体系跟别的档案工作却没有什么不同，其中具体包括有学生档案的归类和整理、统计与接受征集、研究与编辑、检索与编目、各种服务的提供与管理维护等。所以高校学生的档案信息的数字化是应当包含有档案工作的每一内容和环节，这是随着扫描技术、计算机运用、摄影、OCR、储存与数据库、互联网等各种现代化信息技术的发展而产生出来的新一代档案发展态势。它主要是将各类学生档案资源载体变为标准的数字化档案信息，并且通过网络技术来推动整个学生档案系统中的诸多程序往数字化方向发展，从而达到提升高校学生的档案给用人单位、学生来提供档案利用效率的目的。 二、数字化建设在高校学生档案管理中的重要作用 （一）有利于提升学生档案信息的安全性和完整性 学生的档案信息是对学生成长和教育的记录，在传统的管理模式下，我国高校基本全部是所采用纸质档案，通过人工抄写或者电脑输入来对学生的信息进行记录和保存，导致在记录、使用、利用中出现效率低下、信息检索困难等一系列的问题。然而随着我国高等教育的不断发展，教育水平得到不断提升，学生档案中的信息量也在不断增加，如果还停留在纸质档案的操作与管理模式，会导致在对学生档案信息进行整理过程中，因为缺乏人力而导致误差发生，从而无法最大程度的保障档案信息的完整性和真实性。此外，在纸质保存的具体过程中，因为是学生档案采用单套制保存，并且储存设施和场地都存在不规范的情况，也会造成学生档案的信息出现缺失和遗漏的情况，因而创建学生档案的数字化管理，可以为档案信息安全性和完整性带来相当程度的保障。 （二）帮助提升对学生档案的管理水平 以往所使用的传统纸质档案，使得学生档案的调查和使用工作存在重重困难，所以无法迅速、及时、准确的获得学生档案内的信息内容。取档、查档的过程也是对人力、时间以及物力的一种较大的损耗，一方面使学生档案工作人员的工作量无形中被加大，另一方面也很大程度的降低了工作的效率。 在创建学生数字化档案信息的基础之上，档案管理者只需要获取并整合校内学生网络管理的各项数据，汇总合并为以学生（个人）为单位的数字化档案，建立数据库并可以实行异地备份等形式，安全、真实、高效、准确。同时，档案利用者只需要使用网络和电脑便能快速、准确的申请获得学生档案内的有效信息，通过网络申请和查询平台的使用来实现无地域限制（不局限只在档案保管地）、24小时（不局限于只在工作时间）全方位的档案服务，从而及时有效的对高校学生的档案信息进行管理，由“重藏轻用”向“藏用并重”发展，不仅提高了档案保管的完整程度和安全系数，更是大大的提升了学生档案信息利用的效率，优化了学生档案的管理水平。 （三）学生档案信息的数字化是推进全社会档案数字化的基础 高校学生档案（学生档案）是现阶段我国公民产生的第一份个人档案，是人事档案的基础。在学生从高校毕业之后，参加社会工作时产生的其他相关材料与高校的学生档案合成以后，形成了公民个人的人事档案。在现代中国的社会模式下，人事档案的使用贯穿了人的一生，非常重要，然而庞大的人口数字之下就产生了庞大的人事档案管理，纸质、原始、低效一直是无法解决的难题。从问题产生的根源来看，只有能够从第一份学生档案开始实践档案信息的数字化管理，才有可能实现涉及全国每一个人的人事档案信息的数字化，这是推动全国档案数字化