文档管理的方法与技巧.pptxVIP

文 檔 管 理;目 錄;§1、概論;3.文檔的格式: 文件格式:標題、部門代號、年號和順序號 正式格式:除綜合性的報告、總結外,一文一事 文尾格式: 發文機關(落款或署名):對此文件負責的機關、人 發文時間:最后發出時間 上呈、抄報機關:使領導有所了解、對本部門有規範、管理的部門;;二、檔案管理的意義; 2. 處理業務的參考 使業務人員在處理業務時準確、全面、客觀地了解企業情況,避免發生差錯 3.保密 企業檔案中,有些文件資料是秘密的,如果不專門加以管理,就很容易造成商業機密泄露,造成意想不到的損失;三.檔案管理的原則;四.檔案管理的任務;要求 1.維護檔案的完整性/安全性與便于使用相結合 2.對電子檔﹕篩選﹑打印﹑摘要﹑送閱﹑存檔(同時保存電子檔);§2.文檔的制作與發放;文件編號應統一管理 文種選用應統一管理 應對所制作的文件做好磁盤處理,並在磁盤和計算機內建立文件目錄,便於修改或查詢 應在保證時效性和保密性前提下跟蹤完成文件的會簽和印刷.文件在簽發當日即應發放到指定單位或人員手中;發文前應保存文件底稿、附件及磁盤文件原稿,發文后應將文件原稿附發文簽收記錄收存入檔 傳真發出前應檢查所發傳真是否有錯漏;發出后應向對方電話確認是否收到.密級傳真,應確認發至對方親收.傳真完畢須在傳真件上註明,並根據需要決定是否存檔;§3.檔案管理的方法;2.注意事項 A.歸檔範圍(哪些要歸檔,哪些不需歸檔) B.歸檔時間(既便於工作,又保證重件不丟失) C.歸檔要求(對歸檔文件提供系統性、完 整性,要保持文件材料之間的歷史聯系, 區分保存價值,分類整理);3.立卷 區分保存價值,分類整理,立卷歸檔 A.立卷注意點 ?要符合文件形成的特點和規律 ?保持文件之間的歷史聯系 ?要考慮文件的不同價值 ?組成的案卷要便於管理和查找利用;B.立卷的方法 ?按主題立卷 ?按作者立卷 ?按時間立卷 ?按文件名稱立卷 ?按地區立卷;C.擬寫案卷標題 ?要求:准確、扼要、標准 D.卷內文件的系統整理和案卷的技術加工 ?卷內文件材料的系統排列 ?編寫卷內文件頁號(按頁張編制順序號) ?編制卷內文件目錄 ?編制備考表(注明卷內文件缺損/修改/移轉/借閱及歸還/銷毀) ?案卷的裝訂;三.整理;B.復式結構: 年度----組織機構分類法 年度----問題分類法 組織結構----年度分類法 問題----年度分類法 3.案卷的系統排列----按照一定的方法,把已經裝訂成冊的案卷加以排列,以保持案卷與案卷之間的聯系 A.方法:一般以全宗為單位,按不同門類、載體和不同保管期限分別排列;B.按順序排列好后,即著手登記本單位 (部門)案卷目錄表(附后) 4.建立分類案卷目錄 A.依各單位(部門)登記之目錄表,分類 編成若干本案卷目錄 案卷目錄=目錄表+封面+備考表;;四.鑒定;六.檔案的利用;結語 Thank you! 再见!