酒店文件、档案管理制度.docx

精品资料 精品资料 可编辑 可编辑 酒店文件、档案管理制度 （一）文件处理制度（制度编号： JB066） 公文办理包括登记、分办、批办、承办、催办、拟稿、审核、签发、缮印、用印、传递、归档、销毁等程序。 公文处理必须做到准确、及时、安全、统一。公文由行政部统一收发、分办、传递、用印、立 卷和归档。 1、凡酒店的收文、总经理的收文，由酒店行政部签收；属酒店领导亲收件，一律交收件人亲自处理。 2、凡上级来文、下级请示件、同级呈送件、 “三密”文件材料， 都要逐件进行登记。登记后的内容包括：收文序号、收文日期、来文 单位、文件标题、文号、密级、份数、分发单位及其份数、 领导指示、承办情况、催办情况、终结处理、归卷号以及备注等。平件与密件要 分别登记，便于管理。分清急缓，急件要随到随登并及时分送。收文 薄上的序号应按年度编排， 不要出现空号、重号。若有数份同一文件， 每一份可注明第几份。 收文登记的同时， 应在文件的右上角加盖刻有单位名称、收文日期、收文号、文件页数的收文专用章。 3、公文登记后，由总经理办公室根据主管领导的批示，转交各有关人员或部门传阅，如需转交有关部门阅办，应由总办文员送交， 并经登记，签收后才可送交。 4、阅读文件应按规定范围，秘密级以上文件须到行政办阅读。 因工作需要借阅文件应办理手续， 用完后及时退还。秘密级以上文件， 各级领导及有关人员均不得携离办公室。 5、各部门或个人承办的公文，必须认真负责，按规定期限迅速办理，不得拖延积压。 6、各部门均应实行公文催办制度。负责办理公文的人员，对自己经手处理的公文，应件件有落实，事事有下文，转办要及时，催办有结果，防止积压误事。 7、公文办完后，应根据文书立卷、归档的有关规定，及时将公 文定稿， 正本和有关材料整理立卷。 当年文件应于第二年第二季度移交完毕，个人不得私自保存应当存档的公文。 8、各级干部调动时，应将文件清理移交。凡参加会议带回的文 件，应及时送行政部登记保管。 9、没有存查必要的公文，经过鉴别和主管领导批准，由办公室 定期销毁。销毁文件要进行登记，要有专人监督，保证不漏销，不丢 失，不泄密。秘密级以上文件， 不准作废品出售， 一律经碎纸机处理。 （二）发文处理 1、各部门凡需打印的文件（包括表格） ，首先应经本部门审核签字，正式文件 要填写“办公纸”，再经总经理办公室主任同意后方可打印成文。 2、部门领导核稿时，一定要认真负责。审核把关的主要内容和重点是： 是否需要行文，应当用什么名义行文，要严格控制发文的数量； 是否符合党和国家的方针、政策、法律、法令； 提出的要求和措施是否明确具体、切实可行； 涉及其它部门的问题是否协调一致； 审批手续是否符合要求（如是否按照规定的要求逐级进行核稿、签署、会签或提交一定的会议通过或报上级批准等，以明确各级应尽的责任），是否符合公文体式的有关规定（如是否准确地体现了发文机关同受文机关的关系，文中语气是否恰当，主送、抄送机关是否准确，标题、紧急程度、机密等级定得是否正确，是否便于受文机关办理等）； 文字是否正确地反映了原来的意图，是否简明扼要、通俗易 懂，文句是否符合语法、合乎逻辑、正确使用标点符号，文字是否规范，文中有无错漏等等。 3、凡以酒店名义发出的文件，应由酒店主管领导签发，重要的 或者涉及面广的，应由正职或授权主持日常工作的副职领导人代签； 酒店领导外出期间，可授权或委托其他负责人代签；在既定的方针、 政策、法令、计划、决议范围内的一般业务问题的发文，可由主管领 导签发，或由领导委托总经理办公室主任签发；会议通过的文件，根 据授权， 可由总经理办公室主任签发； 凡以酒店内某一部门的名义发出的文件，应由该部门负责人签发； 但凡涉及方针、政策重大问题的， 除部门负责人签批外，还应送酒店主管领导审核和加签。 4、缮印要按公文格式进行， 文件的字数多少要和纸幅大小相应， 尽量避免末页无正文的现象，如出现此种情况，应在末页注明“此页无正文”字样。 5、字迹要求清晰、整洁、排列匀称，注意保护原稿，不得涂抹或污损，应移交办公室保管。 6、密级较高的文件应专人打印，大量印刷应指定专门场所。 7、印刷文件需认真校对，重要文件实行复核甚至三校，以保证 正确无误。在缮校中如发现原稿有疑问、错误或不妥之处，应及时和承办单位联系， 自己不得随意修改， 校对后要签名再交打字员正式印文，印后如还需在公文上修改字句、数字、时间等，应盖上校对专用章。 8、酒店正式行文必须由打字员统一编号，用酒店特别制的公文 纸印刷，经盖印方能发出。 （三）档案管理制度（制度编号： JB067） 1、归档 各部门在工作中形成的已经办理完毕的具有保存价值的文件材 料，按“条款类目”分别存放，翌年经检查齐全后，整理、立卷、交由办公室归档。 归档文件必须经过酒店总经