会务会议展台培训.pptxVIP

会议种类、流程及相关应急预案培训 巡回会议学术会议会议种类展台活动年会及启动活动形式：提前一天分装资料,提问卡和笔摆放在课桌上,药厂代表布置会场，调试投影仪，灯光第三方检查指路牌，投影，灯光和音响地区经理、代表、第三方确认主席，讲课专家行程地区经理8:30-8:55签到发资料、抽奖信息卡，收邀请函代表循环播放产品MTV（灯光全亮）第三方8:55-9:00关灯、播放会议相关视频 （灯光全暗）代表、第三方9:00-9:05Opening speech ：(要求大家将手机调到震动) （灯光全亮）主席： 教授9:05-9:55AHA2009内容精粹 （讲课灯光）讲者： 教授9:55-10:05总结并过渡主席： 教授10:05-10:55新指南 心亮点（讲课灯光） 讲者： 教授10:55-11:35大会讨论 （全亮）主席： 教授11:35-11:45大会总结主席： 教授11:45-12:05代表主持FLASH抽奖、发奖（奖品：听诊器5个 毛巾套装10个 AHA杂志中文再版20本）代表、第三方12:05-12:30回收产品三角架代表回收背景板，和相关资料第三方城市推广会议定义城市推广会议是指：某个产品在某个城市举行的一场品牌推广会议，或是在多个城市中举行的多场全国巡回品牌推广会议。 典型举例：拜阿AHA聚焦中国 尼膜同阶梯工程等执 行 规 范 目 录Ⅰ 会议沟通与确认Ⅱ 会议准备Ⅲ 会议执行Ⅳ 会议结束及报告Ⅴ 应急预案Ⅰ 会议沟通与确认ⅰ.与市场部沟通ⅱ.销售代表沟通ⅲ.酒店沟通ⅳ.物流供应商沟通ⅴ.AV供应商沟通ⅰ.与市场部沟通1、相关会议设计稿件沟通（最迟3周前）2、会议物品、设备清单沟通（最迟2周前）3、会议执行流程（最迟1周前）4、会议日程、地区、讲者、主席沟通（最迟1周前）5、会议所需其他展示支持文件（video、串场PPT）6、酒店合同（最迟1周前）ⅱ.销售代表沟通 1、落实场地（最迟2周前）2、落实当地主席3、落实品牌展示物数量，如数量与场地布置要求不符 立即向市场部反馈4、确定会前会沟通时间（至少提前一天）ⅲ.酒店沟通 1、确认进场时间2、确认货物接收并妥善保存3、确定会议要求的会场布置4、确定酒店需提供的物品（如：投影幕等）5、确认市场部要求的其他事项ⅳ.物流供应商沟通 1、发货管理 ①发货检查先直接电话到仓库管理员，再与调度员沟通 ②每月整理货物一次 ③如货物出现同时多套回京，增加库房物料整理工作一次2、收货管理 ①正常运输:会议开始前24小时第一次跟踪货物,确认到达情况 ②非正常运输：提前12小时，第二次确认货物到达情况 ③会议前4小时货物未到立即开始采取紧急预案处理3、特别事项：提前一周注意目的地天气情况，特别是在冬季大雪和夏季大雨时节；另外要提前备份好制作物料的电子文件，以防当地制作物料使用ⅴ.AV供应商沟通 1、继续完善长期供应商网络(加强固定供应商服务)2、AV设备尽可能指定经常使用的品牌（举例：投影仪） ①指定与电脑匹配的品牌投影仪：sony、3M、松下（禁用品 牌：日立与国产品牌） ②当地提前落实投影仪、投影幕备选供应商3、投影仪供应商到场最短要提前4小时到达，其他供应商根 据会议情况而定，但最短不能低于1.5小时，例如：拍摄 等4、其他供应商储备Ⅱ 会议准备ⅰ.第一时间会场保证： ①会议灯光调试； ②音频声音调试； ③投影图像调试； ④话筒音响调试。 ⅱ.会场内布置 按照会议标准布置会场，专家名牌及现场主席 台、易拉宝征求当地客户代表意见摆放Ⅱ 会议准备 ⅲ.会场外布置 会议开始前1.5小时，引导指示牌最后检查 ⅳ.会议资料 执行人员负责携带的相关资料，按照客户市场 部的要求，及时交给当地销售代表Ⅲ 会议执行 1、必须有专人操控电脑 2、需安排专人控制现场灯光及专家名牌更换 （1人执行会议此项交由当地客户代表负责） 3、会议照相、会议摄像等与客户确认（如客户要 求再做安排）Ⅳ 会议结束及报告 1、会议结束后按照市场部规定收集相关会议资料 2、按周提交会议数据报告、会议问题汇总、评估 表数据及会议现场照片2张 3、全部会议结束后，提交会议总结报告及总决算 因为最后总决算需要向客户提交每站会议的交通 票据，所以执行人员需要在每站会议结束后复印 本站的票据，并交由专门的人员统一保管，便于 最后做结算时使用Ⅴ 应急预案ⅰ.布场时间短（2小时左右或更短） 注：一般会议布场时间最短需要3个半时；而造成布场时间短的主要原因是由于前一场有其他会议占用时间 1、与当地销售代表、酒店负责人及供应商开会明确各自分工 2