公司办公室行政事务管理制度.pdfVIP

办公室行政事务管理制度 第一章 总则 第一条 为规范公司行政事务管理行为，理顺内部关系，提高办事效率，特制定本规定。本 制度汇编了公司内部的行政事务类管理办法，以加强行政管理的有效性，并在公司 内部形成办事有程序，工作有标准，事事有人管，人人有专责的局面。 第二条 办公室需协助总经理做好各部门之间的综合协调，加强对各项工作的督促和检查， 沟通内外联系，保证上情下达和下情上报；逐步建立并完善各项规章制度，促进公 司各项工作的规范化管理。 第三条 办公室应加强对外联络，拓展公关业务，促进公司与社会各界的广泛合作和友好往 来，树立良好的企业形象。 第四条 本制度所指行政事务管理内容是办公室档案管理；印信管理；图书资料管理；办公 室设备管理、办公用品管理制度、办公室日常涉外公务及礼仪管理制度；办公环境 卫生、办公纪律管理；保密规定等。 第二章 办公室档案管理办法 第五条 档案管理范围： 1 ． 公司文件档案：包括公司资质、方针政策、决定、年度计划等与公司整体发展 相关的有长期保存价值的文件及资料； 2 ． 人事档案：劳动合同、员工档案、社保资料、考勤记录等； 3 ． 行政档案：办公物资、设备、一般易耗品的购买、使用记录等相关档案、例会 记录等。 4 ． 项目档案：项目资料、项目会议记录等具有参考价值的文件资料。 5 ． 销售档案：合同、协议、对外宣传资料等。 第六条 公司的档案介质可以为纸质档案和电子档案，由公司办公室负责管理。 第七条 管理职责：保证公司及各部门的原始资料及单据齐全完整、安全保密和使用方便。 第八条 资料的收集与整理 1. 公司的归档资料实行“季度更新、年度归档”规则，“项目归档”根据项目进 行进度情况分阶段归入项目档案。 2. 在归档期，办公室分别向各主管部门收集应该归档的原始资料。 3. 原始资料应进行编号、登记，同时更新上次的归档目录，各主管部门经理应积 极配合与支持。 4. 凡应该及时归档的资料，办公室按其种类、密级负责及时归档。 第九条 档案的借阅 1 ． 总经理、总监、办公室主任借阅非密级档案可直接办理借阅手续。 2 ． 因工作需要，公司的其他人员需借阅非密级档案时，由借阅本人填写《借阅档 案申请表》 ，部门经理审批，办公室主任核批后方可借阅。 3 ． 公司档案密级分为机密与普通两个级别， 机密级档案经总监级批准后方可借阅， 但借阅时间不得超过 2 个工作日，普通档案由部门经理审批后至办公室办理借阅手 续，借阅时间最长为一周。 4 ． 档案借阅者必须做到：爱护档案，保持整洁，严禁涂改；注意安全保密，严禁 擅自翻印、抄录、转借、遗失。 第十条 档案的销毁 1 ． 公司任何个人或部门非经允许不得销毁公司档案资料。 2 ． 公司档案、项目档案、销售档案、员工人事档案为长期保存档案；非长期保存 档案保存期为两年。 3 ． 当某些档案到了销毁期时，由档案管理员填写《公司档案资料销毁审批表》交 办公室主任审核经总经理批准后执行。 4 ． 经批准销毁的公司档案，办公室工作人员须认真核对，将批准的《公司档案资 料销毁审批表》和将要销毁的档案资料做好登记并归档。登记表永久保存。 5 ． 在销毁公司档案资料时，必须由总经理或办公室主任指定专人监督销毁。 第三章 办公室印信管理办法 第十一条 印章是公司经营管理活动中行使职权的重要凭证和工具，印章的管理，关系到公 司正常的经营管理活动的开展，为防止不必要事件的发生，维护公司的利益，制定本办法。 第十二条 公司的印章由总监级人员保存、发放、回收印章，监督印章地保管和使