档案收集工作的意义和要求概述.pptxVIP

第三章 档案的收集;接收 档案室的接收：接收本单位文书部门或业务、职能部门整理后的移交档案。 已归档档案的接收 未及归档档案的补充收集 档案馆的接收：档案馆接收各现行机关和撤销机关移交的需要永久或长期保存的档案。 对历史档案的接受。 征集 按照国家规定的征收在社会上的档案和有关文献的活动。 征集的方法——收购、征购、捐赠 对历史档案的征集。 ;3、收集工作质量的高低直接影响到档案的整理、鉴定和利用等工作（有些部门采用“守株待兔”的方法，导致档案不全，档案整理质量不高，碍于档案的利用）。 收集及时，鉴选得当，档案完整系统，则为档案管理的各个环节创造良好条件，从而能集中力量对档案鉴选研究，广泛开展档案的利用工作。 4、收集工作是档案部门和社会诸多方面发生联系的重要环节之一，因此它要求的政策性强，工作方法灵活多样。 要开展收集工作，就必须要与各单位、单位内各部门、有关的工作人员以至社会各界人士鉴选直接接触。 档案馆、文件中心、档案室是国家和机关单位授权专门管理档案的法定机构，它在向不同的对象收集档案的过程中，就体现着国家与单位、单位与其内部机构、国家与个人等多方面的广泛的关系。处理这些关系，往往涉及法制和民主、民族政策、统战政策等许多方面的问题。尤其是收集历史档案，情况就更为复杂，除国内各种关系外，有时还会涉及国际关系。因此，档案的收集工作政策性较强，要做好收集工作，必须提高政治水平，假期法制和政策观念，并应注意经常不断地做好宣传工作，总结工作经验，讲究工作方法。;二、收集工作的要求 （一）丰富和优化库藏 对档案馆来说，它的馆藏越丰富、越珍贵、年代越久远，它就越能为社会做出更多贡献，更加受到社会的重视。在国外，有人把档案馆视为“历史科学的粮仓”，并千方百计地收集各种有关文件经常充实这个“粮仓”。 时间检验充分证明，一个档案机构的搜藏是否丰富，档案是否完整，是衡量档案机构工作做得好坏的一个重要标志，也是开展利用工作，特别是档案馆开放历史档案，开展编辑研究、出版档案史料的一个前提条件。 因此，各级各类档案机构都要求能竭力丰富自己的库藏。不断丰富馆藏，应当始终作为搜集工作的一个指导思想。 丰富库藏的主要标准和要求，应该是：数量充分，质量优化，成分充实，结构合理。;1、数量充分。为了使档案室或文件中心成为单位工作的必要条件，把档案馆建成为永久保存档案的基地和研究利用档案的中心，必须收集和保持足够数量的档案和资料。 2、质量优化。档案收藏的丰富性，包括数量与质量的统一要求。只顾大量收罗，而不求质量，材料再多，也谈不上真正的丰富。因此，在强调丰富库藏的同时，也须强调优选，将具有重要价值的档案收入档案机构内，达到库藏档案的优质化。 3、成分充实。在丰富库藏实行优选的同时，还要要求成分充实。 ⑴ 在档案种类方面，既要收集反映党政机关活动的普通档案，也要收集科技档案等各种专门档案。 ⑵ 在档案形成单位方面，既要收集有关领导机关的档案，也要收集各种类型的单位以及有代表性的基层单位档案；既要收集组织单位的档案，也要收集著名人士的私人档案，如手稿、信件、家谱、族谱、地契等。;⑶ 在内容方面，要全面地收集经济、政治、科学、文化等各方面的宏观材料和微观材料。 ⑷ 在文件的体裁方面，既应包括纸质文件，也应包括各种特殊载体的材料，诸如照片、磁带等现代形式和简策、缣帛等古老形式的档案。 4、结构合理。还应收集一些有关的其他资料，如方志、传记、年鉴、回忆录等有关史实和考证的材料，政策法令汇编、有关的书报杂志等，与档案相辅相成，互相补充。 总之，收集保管历史记录，必须与构成社会历史的各个领域相适应，合理地配置档案馆的馆藏结构；同时，不同层次和类别的档案机构，应保持本单位、本系统或本地区的特点，如县档案馆的馆藏应体现地方馆和综 合馆的特色。;（二）加强馆（室）外调查和指导 收集工作是解决档案的集中问题，就是因为它的对象本来是分散的，这就要求收集工作必须做好馆（室）外调查，掌握应收入档案机构的档案分散、流动、管理和使用等方面的信息。 档案馆应该进行全宗调查，了解有关单位的历史、建档情况、保存档案的数量级整理、保管等情况，一遍统筹安排哪些全宗或哪些部分、何时、有多少档案应该进馆。 我国档案馆网形成的时间还不很长，也不够健全，因此，更需要加强调查研究，协助与指导档案移交部门做好移交准备工作，使之符合接收的要求，根据档案分散的情况和档案馆的条件，从全局出发统筹安排，就显得更为重要。 即使在工作正常的情况下，加强馆外调查对做好收集工作和各项档案管理工作以至整个档案事业的预测、规划和决策，都具有重大意义。这是现代档案管理学的一项科学措施。;（三）推行入馆档