湖州市规范化数字档案室建设测评标准.docxVIP

PAGE PAGE 1 湖州市规范化数字档案室建设测评标准 项目 测评标准 明确分管领导并建立档案信息化 领导（协调）小组，将档案信息化纳入本单位信息化总体规划，切实帮助解 决档案信息化过程中的实际问题。 配备责任心强，业务素质好，有一定计算机操作能力的档案管理人员， 且相对稳定。 标准 得 评分细则 分 分 分管领导不明确或未建立相关领导 （协调）小组的扣 1 分；档案信息化未纳入 3 本单位信息化总体规划的扣 1 分（纳入的须提供书面材料）；分管领导不能及 时解决工作中的实际问题的扣 1 分。近 2 年未参加过档案部门组织的相关培 训扣 1 分；不能提供相关计算机专业培 3 训证明的扣 1 分；人员更换频繁的扣 1 分。 一 组 、 织 3．建立健全本单位档案信息化管理制 度，包括电子文件归档制度、纸质档 保 障 案数字化技术规范、档案数据安全保 未制定管理制度的扣 2 分；制度落实不 (20 密制度、 档案数据网上查询利用制度、 4 力的扣 2 分。 分) 档案数据管理维护制度等，并确保有 效落实。 4．配备必要的档案信息化需要的软硬件设备。硬件包括计算机、扫描仪、 打印机、数码相机、刻录机、档案专 硬件每缺 1 项扣 1 分，最多扣 4 分；系 用服务器等；软件包括相关的数字档 统软件功能不全的酌情扣分，最多扣 5 10 案应用平台和管理系统，系统应同时 具备档案目录数据库和全文数据库的 采集、管理和利用等功能；单位有 OA 系统的应与档案管理系统有效链接。 二 、 分；档案管理系统未与单位 OA系统有效链接的扣 1 分。 （一）目录数据库建设 8 数 字 档 案 要求 100%的室藏档案有电子目录。 只建 建 设 (24 建立室藏各类档案目录数据库，实 现计算机检索。 4 立部分类别档案电子目录的按百分比扣分。 分) 建立科学的目录数据库校对制度， 档案实体与电子目录一一对应，目录数据录入完整准确规范。 根据本单位利用要求，建成 2 种以上专题数据库 随机抽查 1% 的目录，检查档案实体与电子目录是否一一对应， 抽检目录总数的合格率应达 99%，不达标的扣 1 分； 2 目录数据著录是否符合 《浙江省省直单位档案室电子目录数据库结构与交换 格式》的要求， 合格率应达到 95%以上， 不达标的扣 1 分。 列出专题数据库名称和数量。 每少一种 2 扣 1 分。 （二）全文数据库建设 10 长久保存价值的纸质档案完成数字化扫描 档案数字化成果质量符合国家和省  保管期限为永久、长期（或 30 年）的文书档案、业务档案和科技档案、保管 8 期限为永久的会计档案应完成全文数 字化扫描，每完成 1 年得 1 分。 数字化成果是否规范（扫描分辨率、格式等），质量是否达到规定要求，随机 有关纸质档案数字化技术规范的要求 2 抽检图像数据合格率达到 95%以上，每降低 1%扣 1 分。 （三）多媒体数据库建设 6 完成室藏重要照片、实物等档案的数字化，并符合质量要求 不符合要求的扣 1 不符合要求的扣 1 分。 1．单位档案部门应明确电子文件的归 档范围和保管期限，加强对归档电子 3 无归档范围的扣 1 分；无保管期限的扣 1 分；档案部门未履行监管职责的扣 1 文件的日常监督与指导。 分。 2．对具有保存价值的电子文件及时归档，包括相应的背景信息和元数据， 并由单位数字档案室负责统一管理。 5 电子文件没有定时或定期归档的扣 分；归档不完整的扣 1 分；没有实现档 案部门统一管理的扣 3 分。 1 未完成保管期限为永久、长期（或 30 3 年）的照片、实物档案数字化的扣 2 分； 质量不符合要求的扣 1 分。 未完成保管期限为永久、长期（或 30 3 年）的声像档案数字化的扣 2 分；质量 三 、 电 子 文 件 归 档 (16 分）  归档电子文件应符合国家和省有 关规定，做到真实、完整、可用，且整理规范。  不符合归档要求的酌情扣分，最多扣 4 8 分；整理不规范的酌情扣分，最多扣 4 分。 四 、 数 据 管 理 (24 分) 1．档案室应配备专用的归档电子文件和数字档案存储设备，规范存放各类档案数据，并指定专人负责档案数据 的维护与管理， 确保档案数据的安全。2．定期检查电子档案的保管情况、检 测电子档案的可用性，做好相应的迁 移、转换工作。 建立电子文件和数字档案安全保管和备份制度。归档电子文件和数字档 案应一式三套保存，一套封存保管， 一套提供利用，一套异地保管；按照档案登记备份的相关规定，将本单位的各类重要电子业务数据、电子公文和档案数字化成果移交备份到各级国家综合档案馆。 属于国家、集体秘密的电子档案 （ 数据）有专用的保密存储介质，并按国 家有关规定进行管理。 涉密电子档案的销