员工档案管理优质方案实用制度.docxVIP

员工档案管理制度 一、目的 为有效的对员工档案进行妥善保存， 保守机密，同时为了维护档案材料的完 整、防备材料破坏，便于高效、有序的利用档案材料，特拟订本制度。 二、归档范围 员工入职档案、异动档案、辞职档案、绩效管理档案、通知等与个人有关的 具有参照价值的文件资料。 三、归档内容 （一）员工入职档案： 1、应聘登记表； 2、面试评估 / 录用审批表； 3、录用通知书； 4、员工信息登记表； 5、入职承诺书及员工保密协议； 6、个人证件（身份证复印件、学历学位证复印件、资格证书复印件、职 称复印件）； 7、原单位辞职证明 / 解除劳动合同保证书； 8、劳动合同 9、健康体检证明（有特殊要求的岗位） （二）绩效管理档案： 将员工绩效查核有关的档案资料按月份归档。 （根据企业绩效管理制度修订员工绩效管理档案内容） ? （三）员工异动档案： 1、试用期员工转正表； 2、内部调换审批流程表； 3、竞聘有关资料 （四）员工辞职档案： 1、员工辞职申请表； 2、员工辞职面谈记录表； 3、员工辞职检查表； 4、员工辞员工作交接表； 5、解除劳动合同协议书。 6、辞职保密协议（部分岗位） 7、辞职证明（单位存档） 四、档案管理员的职责 由人力资源部专人负责管理员工档案， 整理、收录档案资料， 保证原始资料 和票据齐备完整、安全保密、查阅方便。 五、档案管理有关规定 （一）基础管理 1、原则：归档实时、排列有序、层次清楚、整理规范。 2、新录用的员工，应实时成立档案，并更新员工花名册。 3、档案按任职人员、辞职人员分开管理，按员工编号存档。 4、当任职员工的基本档案资料有变动时（如学历变动，身份证信息变动、 技术职称变动等），应实时将有关资料复印交人力资源部归档，原件当 场查验。 5、辞职员工档案每月清查，关于正常辞职的一般员工且辞职手续办理齐备 的员工档案三年后可申请销毁， 中高层管理者或存在劳动争议辞职的员 工档案起码在五年后方可申请销毁。 6、纸质档案要求原件存档（除个人证件证书外） 。 （二）档案的查阅 1、如因公需查阅档案，须经部门负责人、人力资源部负责人批准；下级员 工不得查阅上级员工档案，特殊情况下经部门负责人、人力资源部负责 人、分管负责人批准后方可办理。 2、企业总经理、分管负责人、人力资源部负责人可直接通过档案管理员办 理查阅手续。 3、档案管理人员应做好查阅登记工作，并在《员工档案查阅登记表》 （附 件一）署名确认。 4、查阅档案注意事项： （1）不得擅自复制 ( 拍摄 ) 档案内容，如因工作需要从档中取证必须预先 经人力资源部负责人署名同意。 （2）查阅者不得擅自泄露档案内容，违犯者视情节轻重，予以惩罚。 六、档案的销毁 （一）企业任何个人或部门非经允许不得销毁企业员工档案资料。 （二）当档案需销毁期时，由档案管理员填写《员工档案资料销毁审批表》（附件二），经人力资源部负责人审批后履行。 七、拟订、修订、取销与组织实施 本制度经报批后，由人力资源部组织实施；修订或取消亦同。 附件一 员工档案查阅登记表 查阅日期 文件名称 查阅页数 查阅人 档案管理员 附件二 员工档案资料销毁审批表 文件资料名称 申请销毁原因：  申请销毁日期 申请人： 年 月 日 人力资源部负责人建议： 署名： 年 月 日