《秘书职业概论》第六章 秘书的沟通与协调工作.pptVIP

* * Transition Page 过渡页 秘书职业概论 第六章 秘书的沟通与协调工作 第一节 秘书的沟通工作 第二节 秘书的协调工作 第一节 秘书的沟通工作 一、沟通的概念和种类 第 * 页 秘书的沟通与协调工作 第六章 （一）沟通的概念 沟通是一种信息传递和交流的过程，不仅包括公务信息的传递和交流，也包括个人情感、思想和观点的交流。 秘书沟通工作的任务就是要在公务活动中有意识地运用各种方法和技巧，促进人与人、人与组织之间的有效沟通，以达到提高公务活动效率的目的。 第一节 秘书的沟通工作 第 * 页 秘书的沟通与协调工作 第六章 （二）沟通的种类 1、按沟通方式分类 （1）口头沟通 通过口头表达的方式进行信息传递的沟通。如讨论、交谈、开会、演讲和走访联系等。 （2）书面沟通 通过书面形式以文字为媒介进行信息传递的沟通。 （3）非语言沟通 通过除口头语言和书面语言之外的非语言符号进行信息传递的沟通方式。 （4）电子沟通 通过运用各种电子设备进行信息传递的沟通。这些电子设备与语言、纸张的结合，大大提高了沟通的效率。 第一节 秘书的沟通工作 第 * 页 秘书的沟通与协调工作 第六章 2．按组织内部信息沟通的方向分类 （1）上行沟通 上行沟通是指下级向上级传递信息，是一种自下而上的沟通方式。 （2）下行沟通 下行沟通是指上级将信息传达给下级，是一种自上而下的沟通方式。 （3）平行沟通 平行沟通是指组织中处于同一层面的人员或职能部门间信息传递和交流的沟通方式。 第 * 页 第一节 秘书的沟通工作 秘书的沟通与协调工作 第六章 3．按信息沟通的形式分类 （1）正式 沟通 通过公开渠道进行信息的传递和交流。 优点是有较强的约束力、沟通效果好，缺点是缺乏灵活性、传播速度慢。 （2）非正式 沟通 通过正式沟通渠道以外的其他各种渠道进行的信息传递和交流。 优点是沟通方便、方式灵活、传播速度快，缺点是随意性强、信息扭曲和失真可能性大，容易传播流言而混淆视听。 第 * 页 第一节 秘书的沟通工作 秘书的沟通与协调工作 第六章 4．按信息沟通是否存在反馈分类 单向沟通是指没有反馈的信息传递的沟通方式，发送者单方面向接受者传递信息。单向沟通缺乏民主，易使接受方产生抵触情绪。 （1）单向沟通 双向沟通是指有反馈的信息传递的沟通方式，发送者与接受者就信息进行双向交流。双向沟通有助于增进彼此的了解，加深感情并建立良好的人际关系。 （2）双向沟通 第一节 秘书的沟通工作 二、有效沟通的原则 第 * 页 秘书的沟通与协调工作 第六章 1．可信赖性原则 2．一致性原则 3．内容的针对性原则 4．明确性原则 5．持续性原则 6．渠道恰当性原则 第一节 秘书的沟通工作 三、沟通的基本方法与技巧 第 * 页 秘书的沟通与协调工作 第六章 有效的提问 注重非语 言沟通 运用反 馈手段 把握好沟通的时机 积极倾听， 做好记录 方法和技巧 2 3 4 5 1 第二节 秘书的协调工作 一、协调的概念和内容 第 * 页 秘书的沟通与协调工作 第六章 （一）协调的概念 协调是使围绕一个共同目标的有关部门和人员和谐一致地开展工作，在各自的岗位上朝着一个共同的目标努力。 协调的目的就在于沟通有无、消除内耗、化解矛盾，把各方面的力量组成一个和谐统一的合力，以求最佳管理效果，实现共同的目标。 第二节 秘书的协调工作 第 * 页 秘书的沟通与协调工作 第六章 （二）协调的内容 1．事务协调 事务协调是指根据领导的意图，对各单位、各部门之间及单位内部就有关文件制发、会议安排、工作和生活保障以及行政管理等事务的协调。 2．关系协调 关系协调是指在处理各种社会矛盾关系中所进行的协调，主要包括个人之间、单位之间以及单位与个人之间的关系等。在秘书的工作实践中，主要是协调上下关系、左右关系和上司之间的关系等。 对上关系的协调是指组织对其上级领导人和领导部门的关系协调。对待上级要树立全局观念，尊重和服从上级，融洽和上级的关系，主动为上级分忧解难。 对下关系的协调是指上级机关在工作实施的过程中，充分考虑到下级的实际情况，倾听下级的意见和要求，科学地制定决策，并有效地将组织决策意图贯彻到下级各执行单位，使之自觉地协调运转，积极为实现组织目标而努力工作。 第 * 页 第二节 秘书的协调工作 秘书的沟通与协调工作 第六章 （1）对上关系的协调 （2）对下关系的协调 2．关系协调 同级部门的协调往往是处理某个问题，涉及几个相关部门的管理权限时，由秘书部门代表本单位向相关部门说明情况、沟