会议策划与组织4.pptxVIP

项目四 会议善后工作;课程内容;【案例导入】;周秘书到了哪些？哪些工作没做好？ 整理会议记录的前提是什么？ 怎样才能写好会议纪要？会议纪要什么时候适合发给代表们？ 会议评估包括哪些内容？怎样才能做好会议评估工作？ 会议善后工作包括哪些内容？;一、引导与会者安全退场 二、离会服务工作 三、会场清理与会费结算 ;一、引导与会者安全退场;（二）引导车辆驶离 会前做好车辆泊位安排 提前划分好停车区 领导专车先行 ;8;9;（二）会费结算 一是会务人员和宾馆酒店结算会议开支费用； 二是会务组和单位财务部门的结算。 ;任务二 会议文件的收集、整理与归档;1.在这个案例中，联欢会方案草稿是否为涉密文件？为什么？如果不是涉密文件，为什么还需要在会后收回？ 2.如果在会后要收回讨论过的方案草稿，应注意哪些方面？;一、会议文件的清退 会议会见的清退指会议接受后，对一些内部文件、机密文件、重要文件按照“文件清退单”或“文件清退目录”及时清退回收的工作。 一般来说，机密文件要在会议结束前收回，不允许与会者带出会场；其他重要文件要在规定的时间内清退。;二、会议文件的收集 （一）会议文件的收集要求 （1）确定好会议文件的收集范围。 （2）保密文件要按照会议文件资料清退目录和发文登记薄逐人、逐件、逐项检查核对，以杜绝保密文件清退的死角。 （3）收集工作要及时，确保文件资料在与会人员离开之前全部收齐。 （4）收集过程注意保密。 （5）文件手机要履行严格的登记手续，认真检查文件资料的缺件、缺页等缺损情况，以便及时采取措施进行弥补。;（二）会议文件的收集范围 （1）会前准备并分发的文件，包括指导性文件、审议表决文件、宣传交流性文件、参考说明性文件、会务管理性文件。 （2）会议期间产生的文件，包括决议、决定、议案、提案、会议记录、会议简报、参考说明文件、会务管理文件。 （3）会后产生的文件，包括会议纪要、传达纲领、会议新闻报道、论文集。;（三）会议文件的收集渠道 （1）向全体与会人员收集文件。 （2）向会议领导人、召集人和发言人收集文件。 （3）??会议有关工作人员收集文件，如会议记录人、文书的起草人。;三、会议文件的整理 （一）整理会议记录 1、文字记录整理 （1）会议记录人亲自整理 （2）会议整理人要熟悉有关方针政策，具有相应的思想理论水平和较强的理解能力。 （3）补正过之或不足之处。 （4）修正用词和语法错误。;三、会议文件的整理 （一）整理会议记录 2、会议录音整理 （1）删除 （2）补充 （3）更正 （4）送审 （5）整理录音的技术问题;（二）印发会议纪要 1、会议纪要的概念和类型 会议纪要，是记载、传达会议情况和议定事项的总结性公文。它是根据会议中产生的会议记录等会议原始材料提炼综合而成的。 ;;; ;23;;（三）发布会议消息、印发会议简报 1、发布会议消息 大型会议信息的发布 （初期、会中、会后） 小型会议消息的发布 ;;27;2、印发会议简报 大中型会议一般都要编写会议简报 会议简报也由报头、报核、报尾三部分组成。 ;;四、会议文件汇编;五、会议文件的整理归档;32;33;一、会议精神的传达 （一）传达要求 （二）传达方式 （三）传达注意事项 内容与程度 范围与层次;二、会议精神的落实 （一）对会议决定事项进行催办 发文催办 电话催办 派人催办;（二）会议决办事项落实情况反馈 建立决办事项落实情况反馈汇报制度 建立会议决办事项落实情况通报制度 会议精神落实情况反馈的要求 会议精神落实情况反馈的内容 ;（三）会议决办事项的具体实施 明确责任分工 搞好沟通合作 实施监控管理 施行效益考核;38;任务四 会议评估与总结;(二)会议评估的参与者;(三)会议评估的内容;42;;44;(四)会议评估的方法 1、调查问卷 调查问卷是最常用的会议评估的有效方法。调查问卷可以通过以下几种方式进行： （1）现场手工填写 （2）现场电脑填写 （3）会后电脑填写 ;2、面谈 会议结束时邀请部分调查对象集中或分别面谈，征求他们对会议的意见和评价。这种方法只能对会议进行定性评估。 三、电话调查 四、现场观察 五、述职报告;（五）会议评估时机 对一个事件评估的最佳电动机是在该事件刚刚结束的时候。 小型会议，会议工作全部结束时进行会议评估 大型会议的评估可以分阶段、分活动进行;（六）会议评估表的设计 表格的设计可以分两部分进行： 一部分是会议整体评估表，如会议情况反馈表、会议效果分析表。 一部分是会议服务者个人（环节）评估表，如主持人的表现评估表、工作人员的表现评估表等。;二、会务工作总结 会务总结的目的是分析会议组织过程中的经验和教训，对有些工作出色的组织和个人进行表彰，总结的结果可以为今后的会务工作提供参考依据。 会议总结主要考虑以下方面： （1）会议召开是否必要，所