《秘书职业概论》第四章 秘书工作的方法和艺术.ppt

* * * * * * Transition Page 过渡页 秘书职业概论 第四章 秘书工作的方法和艺术 第一节 秘书工作的基本原则 第二节 秘书工作的基本方法 第三节 秘书工作的艺术 秘书工作的方法和艺术 第四章 第一节 秘书工作的基本原则 一、准确原则 坚持秘书工作的准确原则，必须做到： 准确理解和执行党和国家的现行方针政策。 准确收集和提供领导工作需要的信息资料。 准确判断和贯彻领导意图。 准确处理各种秘书事务和领导者交办的事项。 准确进行文字表达和口头表达。 第 * 页 秘书工作的方法和艺术 第四章 第一节 秘书工作的基本原则 二、及时原则 第 * 页 树立正确的时间观念，以适时为本，该快则快，该慢则慢，快慢适中。 讲究工作效率，以较少的人力、物力和时间，去获取较大的工作效果。 分清轻重缓急，重要的工作，紧急的工作，要首先去做，下功夫去做，直到取得满意的成果为止。 对于常规性秘书工作，应积极主动，尽可能做到快捷、迅速，及时出手。 秘书工作的方法和艺术 第四章 第一节 秘书工作的基本原则 三、严谨原则 第 * 页 严密思考，尽量做到没有疏漏。 周详运作，尽量做到万无一失。 谨慎行事，尽量做到谦虚而又谨慎。 秘书工作的方法和艺术 第四章 第一节 秘书工作的基本原则 四、同步原则 第 * 页 同步思维，大凡有作为的领导者，都有独到的工作思路，既有对当前和今后工作的宏观思考，又有对具体工作的微观思考，一位合格的秘书应尽量做到与领导者同步思维。 坚持秘书工作的同步原则，应该做到： 同步行动，领导工作确定之后，接着便是一系列的领导行动，对此，秘书工作要及时到位，同步运行。 同步提高，秘书人员必须努力提高自己的综合素质，以便与领导者综合素质的提高保持同步，否则，秘书工作就无法适应领导工作的需要和发展。 秘书工作的方法和艺术 第四章 第一节 秘书工作的基本原则 五、保密原则 第 * 页 坚持秘书工作的保密原则，必须做到： ?强化保密意识，对于保密的意义和泄密的危害，以及当今社会保密与窃密、间谍与反间谍的斗争情况，秘书人员应有清醒的认识、深刻的了解，以保持高度的警惕性。 ?具备法律知识，熟知国家颁布的一系列保密法规，明确国家秘密的定义、范围和等级，以及保密工作的方针、制度和法律责任。 ?严守保密纪律，并敢于同一切泄密和窃密行为作斗争。 秘书工作的方法和艺术 第四章 第二节 秘书工作的基本方法 一、秘书工作时间管理方法 第 * 页 （一）计划使用时间方法 计划使用时间是指秘书根据工作的需要，在保证工作质量和完成任务的前提下，制定出完成各项任务所需的时间标准，并按照时限完成任务，以克服时间使用上的盲目性和随意性。 秘书工作的方法和艺术 第四章 第二节 秘书工作的基本方法 一、秘书工作时间管理方法 第 * 页 （二）弹性管理工作时间方法 秘书在时间管理上要注意留有余地，保持一定的弹性，各项工作不要安排得太满，要留有机动时间。采用这种弹性管理工作时间的方法，有利于秘书在时间运用上更具机动性和灵活性，以使应对临时出现的工作任务。 秘书工作的方法和艺术 第四章 第二节 秘书工作的基本方法 一、秘书工作时间管理方法 第 * 页 （三）反馈控制工作时间方法 秘书根据工作目标制订使用时间的计划和措施，实施后及时对结果反馈情况进行分析，根据客观情况对原定的使用时间的计划和措施进行修改和调整，以达到控制时间和有效使用时间的目的。 通过反馈和修改，可使控制和使用时间的计划更符合实际工作的需要，更有利于提高时间运用的效益。 秘书工作的方法和艺术 第四章 第二节 秘书工作的基本方法 一、秘书工作时间管理方法 第 * 页 零碎时间大致分为两种类型，一种是不可预计的零碎时间；另一种是可以预计的零碎时间，如公务出差的候车时间等。 秘书可以利用零碎时间看书、看报，或处理信件、整理办公室、打电话联系工作、思考问题和打腹稿等，以提高工作效率。 （四）合理使用零碎时间方法 秘书工作的方法和艺术 第四章 第二节 秘书工作的基本方法 二、秘书工作进程调度方法 第 * 页 （一）NTL分类处理方法 N——Now T—— Today L—— Later 现在必须马上 处理的工作。 应该今天完成 的工作。 即使明天完成 也可以的工作。 秘书工作的方法和艺术 第四章 第二节 秘书工作的基本方法 第 * 页 （二）集中办理与分段进行相结合的方法 在秘书工作中，由于事务繁杂，往往是一件事情尚未处理完毕，后面的事务又接二连三、纷至沓来。为此，可采取集中办理与分段进行相结合的方法。 这种方法是在工作中尽可能地将手头的工作任务在保证质量的前提