《秘书职业概论》第五章 秘书的日常事务工作.pptVIP

第 * 页 秘书的日常事务工作 第五章 第三节 接打电话与处理邮件 （三）邮件的拆封 有些邮件需要秘书拆封后交给领导或有关部门处理。到底哪些邮件可以由秘书拆封，哪些不允许，应根据领导的指示作出判断。 一般来说，机要邮件和私人邮件秘书不应拆封，除非领导特别授权。写明领导亲启的信件应直接交给领导处理。如果秘书无意拆开了，在信封上要写上“误拆”，并签上自己的名字，封上信口，把信件交给领导的时候向他道歉。 第 * 页 秘书的日常事务工作 第五章 第三节 接打电话与处理邮件 （三）邮件的拆封 邮件的拆封要注意以下几点： （1）拿到信件后应在桌子上向左磕几下，使里面的信纸和东西集中到信封的一边，以免在拆封时遭到损坏。一般用剪刀拆封，如果需要拆封的信件很多，可以用手动或自动拆封机，以提高拆封的效率。 （2）正确的拆封位置在信封的右侧。信封不能丢掉，也不能损坏信封上的文字、邮戳和其他标志，应用回形针把它与信纸或附件等附在一起，以供以后查阅、佐证之需，这也是归档的要求。 （3）信件拆封后，首先要取出里面的所有东西，然后检查信封、信纸上的地址和电话是否一致。假如不一致应打电话询问改正，这样才能保证寄信人及时收到回信。 第 * 页 秘书的日常事务工作 第五章 第三节 接打电话与处理邮件 （三）邮件的拆封 （4）信件里有时会附有货单、发票和支票等，检查这些附件时应一一对照信纸上所提到的部分。如发现名称或数量不符，应在信封上写上缺少的附件名称和数量，并及时打电话或写信与寄信人联系，争取事情妥善解决。信件里的证件和现金等要专项登记和保管。 （5）如邮包是订购的物品，秘书应找出当时的订购副本，拆开邮包，仔细检查订购物品的品种、规格和数量等是否与所订购的一致。在移交物品时，请接收人员在签收本上签字，注明收到的日期，并保存好。 （6）把邮件分成最急件、次急件和普通件。那些属于“优先考虑”、“紧急”的信件要尽快呈送给领导，如紧急商务信函、国际性电传、传真、电报或特快专递等；而一般的公务性信函可以经秘书处理后呈送。 第 * 页 秘书的日常事务工作 第五章 第三节 接打电话与处理邮件 （四）邮件的转交 交给领导 1 需要呈给领导的信件，应根据重要程度进行整理，将最重要的放在最上面。特快专递和电子邮件经常都是急件，应赶在领导进办公室之前准备好，或在领导上班不久就要准备好。 转交他人 2 秘书要审阅信件，把办公室无法处理的信以及应该转交其他人的信件分开放好。对于这些信件，秘书可以用粘贴条来处理，在上面写上希望某人采取什么样的行动，如有必要附上有关材料或者以前的信件，也可以制作“邮件转送单”，如果信件要给多个人看，可以设计一个传阅顺序提示单。 第 * 页 秘书的日常事务工作 第五章 第三节 接打电话与处理邮件 （五）邮件的回复 信件在打印完毕、寄发之前，要做好以下几件事： 根据信件的重要程度，发出之前请领导确认，并把有关信件复印、存档。 写好信封，检查核对收信人的姓名和地址，确保准确无误。 检查邮寄标记是否准确，如挂号信、保价信和机密信等的特殊标记。 信件中如有附件，应对照信纸上列出的附件名称和数量—一予以仔细检查，确保准确无误。 第 * 页 秘书的日常事务工作 第五章 第四节 印信与保密工作 一、印信的管理与使用 （一）印章的管理和使用 秘书部门保管的印章主要有单位公章、领导人名章以及各种专用章（如会议专用章、文件收发专用章和文件密封章等）。印章应严格按照国家有关规定刻制，不得擅自更改。启用时一般由制发单位发出启用通知，通知中盖上所启用印章的印模，发给有关单位保存，以备查考。 第 * 页 秘书的日常事务工作 第五章 第四节 印信与保密工作 （一）印章的管理和使用 1．印章的管理 印章必须由单位的领导指派专人负责保管和使用，严禁擅自使用或外借。印章如果丢失要立即报告公安机关备案，并以登报或信函等形式通知有关单位，声明其遗失或作废。 使用印章要慎重，一定要有批准手续，并进行登记。使用前要认真检查，看手续是否齐全，材料是否完备。用印时应注意盖在正确的位置，一般应盖在文件成文日期的上方，上不压正文，下骑年盖月，印文字迹要端正、清晰。 2．印章的使用 第 * 页 秘书的日常事务工作 第五章 第四节 印信与保密工作 （二）介绍信或证明信的管理和使用 1．介绍信 的管理 2．介绍信 的使用 介绍信或证明信的管理要建立严格的制度，应由专人管理。如发现丢失，应及时采取补救措施。 开介绍信须经主管领导批准，并应注意填写有效期。介绍信的存根要妥善保管，并加以归档。严禁发出盖有印章的空白介绍信。 第 * 页 秘书的日常事务工作 第五章 第四节 印信与保密工作 二、保密工作 秘书是直接为领导服务的工作人员，又