管理文件控制程序及流程图绘制培训教材.pptx

《管理文件控制程序》介绍及流程图绘制培训; ;第一编 《管理文件控制程序》介绍;第一编 《管理文件控制程序》介绍;1、什么是管理文件 公司管理文件属公司公文，是对公司各项管理业务的职责分工、运作流程规定的总称。管理文件分为基本管理制度和其他管理文件。;管理制度分类表（一）;管理文件分类表（二）;管理文件名称除基本管理制度可用“×××管理制度”外，其他管理文件不用“制度”标称，一般用“办法”、“细则”、“规范”、“标准”、“程序”、“预案”等进行???称。 对拟稿人的基本要求： （1）了解、熟悉公司的总体业务分工，并精通本专业 业务运作的要求及流程。 （2）了解本业务的具体要求，并能在日常工作中贯彻执行。 ;目的（或总则）、制定依据和适用范围 管理职责和分工（要对相关单位的职责和分工进行明确） 业务流程（除文件描述外，还需绘制流程图并作为附件）以及涉及相关管理文件的名称（需注明该文件的编号） 附则（解释权、相关制度的废止、生效等）;;管理文件的会签;会签意见的处理;第二编 管理文件OA报批流程;第1步：打开OA办公系统“日常办公” ：;第2－3步：打开“管理文件”并单击“起草”。;第4步：选择审批表表头;第5－8步：填写审批表相关信息。;第9－12步：上载文件及传送文档。;特别要求：;第三编 管理业务流程图绘制;什么是流程图;; 1、简洁明了，易于阅读和理解业务流程 在实际工作中，我们常常需要向别人介绍清楚某项工作的操作流程。若是稍微复杂一些的工作流程，仅用文字是很难清楚表达的！有些管理文件几十上百页，看了后面忘了前面的内容，整篇文件看完后对如何开展该业务流程还是一头雾水。这时就应充分利用可视化技术，将那些复杂的工作流程用图形化的方式表达出来，这样不仅使你表达容易，而且让别人也更容易理解。 2、便于理顺和优化业务流程 业务流程分析可以帮助了解某项业务的具体处理过程，用它可分析出业务流程的科学性、合理性，及时发现和处理业务和工作中的错误、瑕疵，改进管理中不合理的部分，进一步优化改善业务流程。 ;3、明确业务分工和职责 流程图可以同时说明业务、工作的流程，还可以在流程中明确各自的分工和职责，关键的控制点等。传统的企业管理是职能管理，也就是说每一项工作只指定了由哪个部门来负责，具体工作中由该部门的领导来分配工作。而信息化要求管理模式由这些传统的职能管理向“流程管理”改进，其目的是缩短信息交互时间，提高管理效率。 4、业务流程规范化和标准化 流程图明确了各相关单位的分工职责、工作业务及先后顺序和流向，是用图形方式来反映实际业务处理过程的“流水账” ，是不允许逾越或破坏的，对业务流程起到规范化和标准化的作用。;第三编 管理业务流程图的绘制;;降低成本 减少周期时间或提高效率 提高产品或服务质量 提高客户满意度; 流程管理让管理变得更规范和让工作变得更简单。 对企业负责人：不用担心有令不行、执行不力。 对中层干部：不用事事请示、不用再受夹板气。 对普通员工：掌握了正确做事的方法，不用再背黑锅。;;5、 流程设计应遵循的原则：; 减少重复的行为或工作 减少多重的审核和批准 采取同步进行的并平行性流程 注意职能统一管理与分层级授权 ;第1步：全面熟悉和了解该管理业务； 第2步：确定本业务涉及的相关单位； 第3步：明确各单位的管理职责（会签、审核、批准等） 及审批权限（授权）； 第4步：明确完成业务所需的工作步骤并按先后顺序排列； 第5步：明确流程中的关键决策点和控制点； 第6步：按业务工作内容的先后顺序及逻辑关系用带箭头的 连接线连接起来； 第7步：检查流程图是否存在遗漏、错误或不合逻辑的地方 ，并加以修正和完善。 第8步：修饰流程图，对各类图标和连接线等修饰美化。; 为便于绘制流程图，推荐下载Visio2003（51M）流程图软件绘制。;Visio 2003 是一个Office办公软件系列中的一款图表绘制软件;其操作界面、操作方法与Word基本相似。;绘图环境介绍：;Visio常用工具介绍;图例;流程图为垂直跨职能部门流程图，纵向为流程；横向为部门或单位。 一般要求在一张页面上绘完一个流程图，特殊情况的可以分两页绘，但要标识出活动连接符号。 一个大的流程可以由几个小的流程组成。 图中的图标要均匀分布，尽量不使用长的连接线。 图标内的说明文字尽可能简明。 ;流程图的使用约定（2）;在用Visio 2003绘制流程图之前，最好先在一张