四会议与商务活动管理.pptxVIP

新编商务秘书实务项目四 会议与商务活动管理项目分解：子项目一 会前策划与筹备 子项目二 会中服务与管理 子项目三 会后工作子项目四 常见会议与商务 活动项目四 会议与商务活动管理能力目标? 掌握策划方案的编写工作 ? 掌握会场选择与布置的方法及技巧? 掌握会中与会后工作的技巧? 掌握常见会议和活动的服务与管理技巧 项目四 会议与商务活动管理知识目标? 掌握会议策划的内容? 掌握会前准备工作的内容? 掌握会中服务的工作内容? 掌握会后工作的程序? 掌握常见会议与活动的程序 子项目一 会前策划与筹备 一、会议策划的含义 是指为了使会议达到预期的目标，进行构思、设计，拟定出合理可行的方案的过程。 会议策划的内容包括：主题择定、模式定位、议程安排、组织协调、公共关系、媒体报道等。二、会议策划的工作流程 1．确定目标，进行调研 2．分析材料，作出方案 3．比较论证，选择方案 4．实施反馈 三、会议策划方案的内容 1．确定会议的主题和议题 2．确定会议的名称 3．确定会议的时间、会期 4．确定会议所需的设备和工具 5．确定会议所需的文件范围，并安排印制工作 6．确定与会代表的组成 7．确定宣传机构和模式 8. 确定会议经费预算 9. 确定会议餐饮安排10. 确定筹备机构与人员分工（针对大型会议） 四、商定会议时间、地点 1．商定会议时间需注意事项 （1）是否适合会议组织人员完成全部准备工作。 （2）是否方便与会人员（尤其是会议的核心人物）参加出席。 （3）会议召开期间的自然因素。 （4）确定会期的长短（议题的多少、繁简、松紧要适度）。 2．考察、选定会议地点 （1）考察会场大小是否适中 （2）考察会场规格是否合适 （3）考察会场环境 （4）考察会场交通条件五、制订会议计划 会议计划主要包括会议名称、会议议题、会议议程、会议日程和会议程序。××公司关于提高企业核心竞争力的研讨会日程表日 期时 间内容安排地 点参加人负责人备 注6月18日上午8:30报到会议大厅全体黄秘书9:30～10:00总经理讲话小会议厅全体刘秘书由副经理主持10:20～11:50公司顾问讲座小会议厅全体刘秘书使用投影仪12:00午餐宾馆餐厅全体钟秘书下午1:30～4:00李副总经理专题报告小会议室全体黄秘书由副经理主持4:20～5:30人力总监发言小会议室全体黄秘书由副经理主持晚上6:00晚餐宾馆餐厅全体钟秘书7:30联欢娱乐中心全体钟秘书6月19日上午7:30早餐宾馆餐厅全体钟秘书9:00～10:30分组讨论小会议厅全体组长10:40～11:40分组讨论小会议厅全体组长12:00午餐宾馆餐厅全体钟秘书下午1:30～3:00分组讨论小会议厅全体组长3:20～5:00各组代表发言小会议厅全体组长5:20～7:20聚餐宾馆餐厅全体钟秘书8:00离会黄秘书 ××公司20××年度工作总结大会会议程序1．主持人宣布××公司年度总结大会正式开始。2．公司总经理彭程先生作20××年度公司工作 总结报告。3．会议分组讨论总结报告。4．各小组代表大会发言。5．公司副总经理刘青女士作大会总结发言。6．宣布散会，会议结束。 六、准备会议资料 1．准备会议资料的作用 通常，会议资料可以提前准备好，然后在会前摆放在每位与会者的座位上，与会者依次就座后即可读取材料；也可以包装成袋，在会场入口处由工作人员统一逐个发放到每位与会者手中。这些做法都可以避免资料漏领或重复领取的现象发生，有利于节约会议经费支出，也便于会议管理。 2．会议资料的内容 （1）开幕词和闭幕词 （2）讲话稿 （3）工作报告 （4）议程表、日程表和程序表 （5）与会人员名单七、拟写和发送会议通知 1．拟写会议通知 2．会议通知的发送方式 会 议 通 知 1．会议通知的基本内容，应包括：被通知者、会议名称、会议日期和时间、会议地点、出席对象或议事日程、通知者或授权者、注意事项、企业名称、通知日期。 2．会议通知的形式，主要有以下几种。 ① 文件式会议通知。此类会议通知常被作为召集大型、重要会议或活动的通知使用。这种通知的内容详尽、项目清楚、格式规范，有利于与会者做好相关的会前准备工作。 ② 备忘录式会议通知。此类会议通知常被单位或部门作为召开事务性会议、例行性会议的通知来使用。 例如： 会议通知×××： 兹定于×月×日上午8:30～9:00在公司三楼会议室召开各部门经理每周工作例会，请准时出席。×××公司办公室×年×月×日 ③ 请柬式会议通知。此类会议通知常被企业或部门用于通知举行诸如开幕典礼、新产品发布会、签字仪式等仪式类的活动。其发送对象一般为上级领导、兄弟单位、社会名流等。 ④ 海报式会议通知，即采用公开张贴、广而告之的通知方式。此类会议通知常被一些学会、团体和组织使用，作为自