第四章·1秘书的组织管理.pptx

第四章 秘书的组织管理 ;第一节秘书招聘应聘与考核晋升;二、写应聘信 应聘信如实介绍自己的知识、技能、品行、优点，目的是让招聘单位对应聘者产生兴趣，认为应聘者能胜任秘书工作，列为候选对象。 第一印象非常重要。手写应聘信必须字迹端正、切忌错别字。;投递涉外单位的应聘信一般要求以英文写，多用电脑或打字机打印，信笺纸质要好，切忌用公用信笺。 如果招聘单位要求附上照片，则应选择形象朴素自然，头部大些的免冠照，不要寄艺术照。 应聘信的内容要坦诚充实、语言得体、文字通顺、格式符合要求。;以下是一份应聘信参考样本，李小姐是启事的联系人。 应聘信 尊敬的李小姐： 读了贵公司2011年3月5日刊登于《XX日报》上的招聘秘书的启事，我十分感兴趣，特来应聘。; 我今年即将由xx大学涉外秘书专业毕业，通晓英语和日语，英语达到专业６级水平，日语达到普通中级水平，都能顺利地运用它们与外国人对话和阅读、书写，并能用中文写作各种文书信函。我掌握办公室工作的技能，计算机操作达到中级水平，英文打字达到B级。我曾在XX公司实习6个月，该公司对我的评价良好。; 在学校的推荐书上，您会看到我学习成绩优良，组织、协调能力较强，曾任校学生会副主席两年。我愿意并适合于从事秘书工作，能胜任此项工作，并将勤奋工作，努力进取。 期待您的回复。 我的通讯地址：XXXX，邮编XX，电话XXXX。 敬祝 健康 ××× 2011.3.6;除了称呼、问候和结尾语、署名、日期外，应聘信正文一般包括四部分： 第一部分，写明获悉招聘启事的时间、途径，表达愿为该公司服务的愿望。 这部分要开门见山，要言不烦。 第二部分，介绍自己胜任涉外秘书职位的技能（如通中英文，会操作电电脑，达到什么程度等）。; 第三部分，介绍其他方面能力，如活动能力、组织能力、交际能力、刻苦勤奋等，最好能摘录学校或单位的推荐信中的要点，以示有证据。 这部分尤其要注意实事求是、突出重点。 第四部分，写清自己的联系地址、邮编和电话，以便对方回复。;三、写简历 简历指个人修学、工作经历的简单概况。要求能表现出求职者的全部资历，并突出自己的长处。 简历要求简洁，是一张表格，不能写成整段。 反映求职者意愿的文字写在应聘信内，而不应写在简历内。简历显示出是是实际情况的客观反映，避免使用“我”字。;简历一般包括以下部分： 第一部分，标题。 一般是《XXX简历》。应善于创新，如 《王英应聘ABC公司秘书的资历》。 第二部分，性别、年龄、籍贯、通讯地址、电话、邮政编码。（在until后面标明有效日期） 第三部分，学历。中学起始的学校、系科、专业及期限，最后学历及所获学位，附上成绩表。 为了突出所受教育，应先列出所取得的最高学历、学位及毕业学校的名称，然后由近至远追溯列出就读过的其他学校。 （第四部分，工作经历。）;四、面试 （一）招聘者的面试重点 面试是企业代表对应聘者作出评估，是决定是否录用的重要环节。 包括初试、复试，有时附加技能测试、笔试。; 初试一般由为人事部（人力资源部）职员负责，对应聘者作出初步评估。 复试由将来的上司当面与应聘者交谈，以作出最后决定。 附加技能测试，检验工作技能，如打字、英文书写函电、电脑操作等能力。 笔试测验专业知识和行业知识。 整个面试所关注的无非是：能力、形象、人品 ;（二）应聘者的适宜表现 １。面试前的准备 （1）了解招聘单位的情况 （2）梳理自己的情况 （3）修饰仪表仪容 ;2。面试中常见提问 （１） “你为什么选择当秘书?” （２）“你了解本公司吗?” （３）“你知道秘书该干些什么吗?” （４）“你有什么弱点?” （５）“你喜欢哪样的上司?” （６）“你期望的薪水是多少?” ; 针对教材444页例二进行应聘面试情境模拟;3。面试注意要点： （１）独自前往 （２）带一本你感兴趣的读物 （３）步人试场，点头微笑，问好、就座。 （４）目光柔和地注视考官。 （５）面试一般以自我介绍开始，5分钟左右的时间。 ; （６）考官提出问题…… 尊重每一位考官； 迅速、清楚、准确地回答； 不能犹