公司发文管理办法.docx

发文管理办法 第一章 总则 第一条 为规范和严肃公司发文工作， 提高发文效率、 保证发文质量，保证文书的安全、及时传递，特制定本管理办法。 第二条 公司所有文书的呈批和发文由办公室统一管理。 第二章 行文规则 第三条 公文的种类 公文类别主要有： 通知、通报、报告、 请示、决定、决议、 批复、函、会议纪要、总结、计划、简报、制度、规定、办法等。 第四条 公文格式 公文格式一般包括：标题、主送部门（领导） 、正文、附件、发文单位（单位公章） 、发文时间、抄送单位、文件版头、公文编号、机密等级、紧急程度、阅读范围等项。 标题：公文的标题应当准确、 简要地概括公文的主要内容并标明发文部门、事由和公文种类。 主送部门： 指公文主要送达的单位（领导）或部门，凡是向上级报送均为主送部门； 一般只写一个主送部门， 不得多头主送。 如需要， 同时报送另一上级，可以用抄报的形式。 正式公文的主体：文字简明扼要、条理清楚、实事求是。 发文单位： 写在公文下面偏右， 要写全称， 如以领导个人名义行文，应冠以职务身份。 发文日期： 公文必须注明发文日期， 以表明从何时开始下文。 发文日期在发文部门下面向右错开， 要写全年月日。 发文日期一般以签发人签发日期为准。 抄报、抄送单位：属上级的列入抄报，平行或下级列入抄送。 文件版头： 正式公文一般都有版头， 版头以红色大写印上 “ XXXX 公司文件”，下面加一道红线，通常称为红头文件。所有以公司名义下发的公文一律用红头文件形式。 公文编号：一般包括编字、年号、顺序号。 机密等级： 机密公文应当根据机密程度划分等级， 分别注明“绝密”，“机密”，“秘密” , “普通”字样。 附件：公文如有附件，应当在正文之后，发文部门之前注明附 件名称和件数。 其它：公文排版要求详见附件。 第五条 行文要求 行文须严格区分公文类别，并严格按相应格式书写、排版； 明确发文权限。属于全面的，重要的方针政策性问题，以公司 名义行文。 属于限定方针范围内的日常业务工作问题， 以有关部门名义行文。 公文由主办部门经办人拟稿， 经部门经理审核、 签字后交办公室登记。由办公室送呈有关领导签发。发文涉及几个部门的，经办单 位负责组织相关部门会签后，再上交办公室。 第六条 关于公司的公文编字 为便于公司公文的使用、保管、立卷、归档和查阅，将公司公文编字明确为： 发文部 门或人员 编字 说明 执 行 董事 桂新董字 总 经 理 班子 桂新总字 经营部 桂新经字 办公室 桂新办字  1、发文由办公室统一编号； 2、发文字号 3 号仿宋体；序号为 3 位；年 人 力 资 源部 桂新人字 份用六角括号 “〔 〕”如“桂新办字 〔2002〕第 001 号”； 财务部 桂新财字 生 产 中心 桂新生字 总工室 桂新工字 供应部 桂新供字 第三章 发文程序及要求 第七条 发文程序包括拟稿、校对、审核、签发、用印、发文、归档等程序。 （一）公文的草拟、打印、校对。 经办人负责公文的起草（包括录入、排版） 。草拟公文必须使用统一格式的公文稿纸（见附表三） ，起草公文的人名、地点、数字、标点符号要准确，时间要写具体的年月日。人名、地名、文件名 称、事物名称等，不得用简称。 起草公文后，到办公室统一打印、输出。办公室秘书负责核对公文符合公文格式后加盖“拟文专用章” 。 公文打印后、由拟稿人校对无误后签字。 （二）公文审核。 文件起草后，由经办部门经理审核、签字。如涉及其他部门，经 办部门送相关部门会签。把“文件呈批单” （具体格式见附表），同文件一并交办公室。 （三）公文的核稿。 所有公文呈批前由办公室负责核稿。核稿的主要内容包括： 文件呈批单是否填写准确， 完整。所有相关部门是否都已签字。 公文打印、排版格式是否符合公司要求； 公文意思是否得表达清楚、准确。 如核稿不合格，办公室签署修改意见后交经办人重新办理。 （四）公文的呈批。 办公室核稿通过后，在“文件呈批单”上填写公文编号和密级， 签署处理意见。在“发文登记表”上登记后，由办公室主任根据事情的轻重缓急，在文件呈批表上加盖“特急”和“急件”字样。按审批 权限、业务性质分类，分别呈相关领导审批。 办公室不得积压文件，要及时呈批或下发。 （五）公文批阅。 公司相关领导批阅文件， “特急”文件须马上批办， “急件”须当天批办。所有文件的必须在两个工作日之内阅批完毕。 公司相关领导认为文稿与原意不符，由办公室退回拟稿人重写。 如果仅涉及文字问题，直接由办公室负责修改。 拟稿人重写后， 再次送签时必须附上修改前的所有原稿。 办公室负责核对修改稿与原稿， 确保公文严格按领导意见进行了修改， 并且经办人已经告知相关部门经理（由办公室秘书电话查询） 。 （六）公文打印。 公文签发后， 交办公