体系审查技巧及方法培训教材.pptx

管理工程部;一、审核体系简介 二、审查前准备工作方法和技巧 三、审查中的审核工作方法和技巧 四、审查问题点跟进改善的工作方法和技巧 ;Page 3;Page 4; ISO19011:2002中对审核的定义为：“为获得审核证据并对其进行客观的 评价，以确定满足审核准则的程度所进行的系统的、独立的并形成文件的 过程”。对管理体系进行的审核通常称为体系审核。 1.审核的目的 执行审核的目的，可依内部审核或外部审核而定。所谓内部审核为企业内自 主的查核；而外部审核则为企业与外部机构的查核作业。 ⑴ 内部审核的目的在于： ①确认体系内的要求是否有助于达成企业本身的目标，并藉由审核作业协助 各部门完成目标的达成。 ②提供被审核者改进体系的机会，以追求持续改善。 ⑵ 外部审核的目的在于： ①判定体系是否符合政府与客户的相关要求，以避免违??合约或法令，导致 公司损失。 ②经审核通过的企业，得以登录于验证机构的名录内并颁发证书，以提升公 司信誉与形象并增加商机。;2 审核的时机 进行审核的时机可分为定期与不定期两类，其区分如下： ⑴ 定期审核： 依公司事先的规则，持续有计划地审核体系。公司在推行某个管理体系时，定期审核是绝对必须的，一般排定审核计划均配合验证的时程，在验证前一个月内执行定期审核，以作为验证前的热身活动，方便正式验证的顺利通过。 ⑵ 不定期审核： 组织产品、服务或活动发生明显变化时，应进行审核；或纠正措施需跟催审核时。 不定期审核不事先通知，其最常发生的时机为组织重新调整，或作业程序变动、制度修正后，为督促各部门迅速进入新状态而安排此类审核。此类审核为管理者可善加利用的管理工具，对于管理绩效的提升具有莫大帮助。;3 审核的种类 3.1 以审核员的角色来区分 ⑴ 第一方审核： 亦即内部审核。系以企业内部现有的审核员，对组织本身管理体系进行的审核工作。 ⑵ 第二方审核： A.系以企业内自有的审核员，对供应商/外包商进行管理体系的审核。 B.系由客户对企业的管理体系进行审核。 ⑶ 第三方审核： 请已获授权的独立机构，指派合格的评审员，对企业的管理体系进行审核，又称为验证。 第一方、第二方与第三方审核的关系可以下图表示：;;3.2 以受审核的对象区分 ⑴ 体系审核： 系针对管理体系审核，主要是查核整个管理面。如QEHS审核或是GSV/社会责任审核等。 ⑵ 产品审核： 系针对某项产品，主要在审核产品符合标准、规范的程度。 ⑶ 体系审核+产品审核 系需同时通过体系审核与产品验证。 4 内部审核循环 内部审核作业为一种持续不断改进的过程，它是一个循环，而非一次可完成的工作，其循环可以下图表示。 ;内部审核循环;;;年度审查计划;Page 14;Page 15;;;Page 18;-- 负责所有审核阶段的工作，有权对审核工作的开展和审核结果做最后决定； -- 协助选择审核组的其他成员； -- 制定审核计划； -- 代表审核方向受审核部门主管接触； -- 编制并提交审核报告。 ;Page 20;Page 21;Page 22;Page 23;;;-- 不客观、不公正 ● 客观、公正是审核的基本原则 ● 个人偏见或个人情绪是造成不客观的主要原因 ● 客观证据不足的审核结论会使受审核方怀疑审核员的权威性 -- 泄密 ● 保密是受审核方的基本权力 ● 不慎泄密会给审核方带来法律责任并失去信任 -- 不廉洁 ● 不兼洁必然会导致不公正 -- 不好的工作习惯 ● 吹毛求疵：不恰当地突出最细小缺陷和喜欢深入无关紧要的细节 ● 傲慢：试图表明其水平很高，胜过一切的审核员会给审核带来很大麻烦 ● “逮住你了”：非要找出问题不可，一但找到了问题又兴高采烈，不可一世 ● 冲突：什么事情都必须搞个你输我赢 ● 其它：不恰当的面谈，过多发表个人意见，不守时，工作计划的过 多改动，过份的生活和工作条件要求等。 ;1.没问题型：这种人试图使审核员产生”优秀”的看法，只给你看好的一面，对差的地方搪塞了事。 @_@ 应对技巧：坚持全面审核，听好的，也要听差的，看好的，也要看差的。 2.抵触型：不欢迎任何批评，轻视审核员的意见，不与审核员合作 @_@ 应对技巧：保持冷静、坚持审核，对查到的问题做清楚耐心的说明。 3. “掩盖型”：尽可能少说话，少回答问题，即便回答问题也兜个圈子，力图使审核员少了解真实情况。 @_@ 应对技巧：应对技巧：耐心、容忍、灵敏变换问法，直至达到目的。 4. “一问三不知”型：对所提的问题以情况不熟悉为由不作回答： @_@应对技巧：请示受审