档案文件编码规则(试行)-2015.4.22--1.pdfVIP

档 案 文 件 编 码 规 则 ( 试 行)-2015.4.22--1 秦皇岛天业通联重工股 文件编号 TL/G2-JT.ZH-11.02 份有限公司 受控状态 受控 版号 3 档案文件编码规则 ( 试行 ) A 执行部门 各部门 监督部门 综合管理部 生效日期 2015.04.20 1、目的 1.1 将公司档案作为一个整体，具有统一性。 1.2 对原体系文件编码进行补充，避免无编码或重码现象，便于档案的管理、查询与利用。 2、原则： 2.1 原文件已经有体系文件编码的，按原编码存档；原文件无编号的，可按原体系文件编号补 充的，按体系文件补充；无法按体系文件补充编号的，按本规则补充档案编码后进行存档。 2.2 生产技术类档案按产品优先原则分类；职能部室档案中无法按产品分类的，可按综合类档 案进行存档。 3、档案收录 3.1 在每盒档案的封面和脊背上，均需填写档案盒号；每盒档案首页，均应设有目录。档案盒 号由年份编号、具体业务 / 职能号、档案盒序号组成。 3.2 档案文件的目录需设置业务大类、产品 / 职能项目、具体业务、具体年份、文件编号、保管 期限、 ( 档案文件所存放的 ) 档案盒号等项目。 4、档案文件编号项目 档案的档案号由业务大类号、产品 / 职能项目号、具体业务号、保管期限、年份编号、文件序 号组成。 4.1 业务大类号：集团档案部门给各立档单位编制的代号。 4.2 年份编号：归档文件的形成年度。采用公元纪年，以四位阿拉伯数字表示，如“ 2010”。 4.3 保管期限：保管期限分为“永久、 * 年”两种。 4.4 文件序号：归档文件的排列顺序号。编写时，应在同一年度、同一保管期限内从“ 001”开 始逐件流水编号。 4.5 档案盒序号：档案盒的排列顺序号。编写时，一般应在 “业务大类”、“具体业务/ 职能” 相同，且在同一年度内，按照档案盒的排列顺序从“ 001”开始逐盒流水编号。 5、代码设定： A：按产品进行归档的部门有：生产、技术、品质、工艺、采购、销售、售后等。 ① 业务大类：掘进机 (JJ) 、矿山车 (KC) 、桥梁装备 (QL) ； ② 产品项目 ( 具体产品 ) ：以矿山车为例，可细分为： TTM100矿车、 TTM70矿车、 TTM50矿 车、TTM100-W洒水车、 TTM50-W洒水车、 TTA51铰卡、 TTA25铰卡、煤斗车等。 以掘进机为例，可细分为各型号的盾构机、各型号的 TBM等。 ③具体业务：生产、技术、品质、工艺、采购、销售、售后等 ④具体序号 ( 年份编号 +归档文件的顺序号，如： 2015-001) 档案目录建立方式如下表： 序号 业务大类 产品项目 具体业务 保管期限 年份编号 保密级别 档案盒号 文件编号 …… 1 掘进机 具体型号 具体年份 …… 2 矿山车 具体型号 …… 3 桥梁装备 具体型号 B：按职能进行归档的部门有： ( 综合管理部、财