办公室主任培训.pptx

办公室主任培训第一章办公室主任的角色定位案例：刘主任的烦恼刘明是一家公司办公室主任。他有很强的文字功底，整天埋头苦干，公司所有的大材料都出自他的手，常常通宵达旦。但是，办公室工作没有达到领导的要求，经常受到领导的批评。评优和奖励都没他的份，绩效考核总是部门经理中最后一名。刘主任非常郁闷，为什么辛辛苦苦地工作得不到领导的认可？讨论：1、刘主任的问题在哪里？2、刘主任应该怎做刘主任的问题：角色定位不知道自己应该做什么做的事情不是自己应该做的把才华当能力，把辛苦当功劳纽带窗口参谋中枢1.1办公室的职能1.2办公室的基本任务提供服务管理事务参与政务1.2.1参与政务出主意想办法提建议拟文稿文件车辆信息后勤会议接待1.2.2事务管理规范 有序 严谨 高效 事务管理的标准有条不紊节省高效1为领导服务为部门服务2为员工服务31.2.3提供服务参谋助手参谋综合协调协调督促检查督促1.3办公室主任的职能01、准确02、及时03、保密04、求实05、灵活1.3.1办公室主任的工作要求应变能力创新能力协调能力办事能力1.3.2办公室主任胜任能力模型1.4办公室主任职业素养真诚谦逊诚信勤奋灵活1.4.1真诚真诚处事正直为人1.4.2谦逊低调做人不狐假虎威1.4.3诚信说到做到一言九鼎1.4.4勤奋勤奋敬业天道酬勤1.4.5灵活坚持原则灵活处事 讨论：办公室主任面临的困难是什么，如何使自己进一步角色化？第二章如何制定计划2.1计划的要素清晰的目标明确的步骤可用的资源2.2计划制定的5W2H做什么？ What为什么做？Why何时做？When何地做？Where谁来做？Who怎样做？How所需费用？How much?2.3 计划的种类目标型例行型问题型2.3.1分辨计划的种类每月3日前提交上月工作报告解决跨区域销售问题2013年业绩增长20%2.4 目标型计划的五个步骤描绘结果任务展开统计资源排列进度重点管理第一步：描绘结果清楚生动描绘期望的结果使用视觉、听觉、想象可用图片、模型、图表第二步：任务展开使用有关工具列出所需任务展开到能掌握为止工具之一 —— 心理图像法将主题置于中间自由地向四周展开可用多次展开可用5W2H分析 (即Why What Who Where When How How much )工作改善制定程序QC工具选定项目制定标准合理化作业工作安全基层主管培训工作方法关系建立工作关系工作指导关系维持关系改善上对下平行下对上心理图像法范例练习公司要举行半年工作会议，请用心理图像法对任务进行展开。要求：1、将任务向四周多次展开2、用5W2H分析任务要素工具之二—— 目标树将核心目标写于最上方分解成次目标如果未能明白表示，可做二次分解直到每个目标均能清楚定义于2009年底前实现主管管理技能提升36小时专业技能培训16小时专业知识培训12小时工作理念培训产品知识8小时法律知识4小时行业知识4小时企业文化4小时团队精神4小时工作品质4小时电脑操作8小时销售技能20小时简报技巧8小时1.销售心理 2.销售流程 3.客户开发 4.电话访谈 5.面谈技巧 6.问话技巧 7. 倾听技巧8.展示技巧 9. 解疑技巧 10.缔结技巧11. 收款技巧目标树范例练习某公司要对全公司档案管理人员进行培训，请用目标树方法对目标进行分解。要求：1、将任务分解成次目标2、多次分解，直到目标清楚为止第三步：统计资源列出所需资源分成必需、需要统计与评估掌握关键资源第四步：排列进度依照顺序排列使用工具评估与修正计划管理工具——甘特图功能和作用： 将复杂和难以控制的活动分割成许多组成要素，再将各组成要素列成时间表。一般甘特图应包含以下四方面内容：任务负责人时间进度第一周第二周第三周第四周时间负责人小王交流会议小张 管理者企划小刘 战略总结老方规划设计甘特图范例项目规划练习公司计划开展一次大型的企业形象宣传活动，要求四周内完成。请用甘特图制定出具体的实施计划。要求：1、明确任务2、明确责任人3、时间、进度的安排合理Thank You!