企业会议管理制度.pdf

文件编号 EPES-AD-GL-010 编制部门 行政人力中心 版 本 号 A/ 1 生效日期 20 16 年0 1 月0 1 日修订 文件密级 一般 文件状态 受控 公司会议管理制度 一、目的 为了加强会议管理，规范会议行为，提高会议质量和效率，特制定本制度。 二、适用范围 本制度适用于浙江壹品壹尚家居有限公司会议管理。 三、职责 （一） 行政人力中心：负责会议室管理，公司级会议组织、记录、跟踪； （二） 各部门：负责会议室申请，部门会议组织、纪录、跟踪； 四、会议类别及要求 （一） 总裁/总经理主持的会议 总裁/总经理主持的会议由行政人力中心组织，行政人力中心负责记录并跟进会议 决议执行情况； （二） 跨部门的会议 主持人指定专人记录并跟进会议决议执行情况；会议记录由主持部门分发，原稿信 息部存档； （三） 部门内部会议 （部门自由定期召开） 由部门负责人主持并指定专人记录并跟进会议决议执行情况；会议记录由主持部门 分发，原稿由信息部存档，会议每月至少一次； （四） 周例会 时间：每周一早上楚门8：30/杭州9：00 地点：各地点会议室 参会人员：各部门主管级以上 会议主持：各中心轮流 会议内容：总结上周工作/汇报本月计划 1 / 5 浙江壹品壹尚家居有限公司 《公司会议管理制度》 会议纪录：行政人力中心 （五） 月经营活动分析会 时间：每月10号 地点：楚门一楼会议室 参会人员：副总级以上及指定相关人员 会议组织：行政人力中心 会议内容：汇报、分析各中心月度经营活动成果。 会议纪录：行政人力中心 准备资料：各中心需准备月度经营分析PPT，提前3天发行政部。 （六） 年终总结会 时间：每年12月底 地点：楚门一楼会议室 参会人员：主管级以上人员 会议组织：行政人力中心 会议内容：各部门年终总结 会议纪录：行政人力中心 准备资料：各部门主管准备年度总结报告，提前2天发行政部。 （七） 年终员工大会 时间：每年放假前 地点：另定 参会人员：全体员工 会议组织：行政人力中心 会议内容：年终述职 准备资料：各中心老总准备述职报告。 （八） 专题会：不定时，由组织部门根据情况自行安排。 （九） 各部门会议必须服从公司统一安排，各部门小会不应该安排在公司例会同期召 开，（参与人员不发生时间上的冲突除外）坚持小会服从大会，局部服务整体的 原则。 2 / 5 浙江壹品壹尚家居有限公司 《公司会议管理制度》 五、会议安排 （一） 确定会议议程； （二） 发出会议通知： 1、各项会议的通知，由召集部门在会前2天QQ群内发出通知，公司级会议还需进行 短信通知，并于会议开始前30分钟发送提醒短信。出席会议的重要或主要人员， 应通过电话等方式确认是否能如期出席。 ◆通知内容包括：时间、地点、主持、会议主题、议程、参会人员 （注明名字）、 需要准备的资料； ◆提醒短信：距 XX 会议还有30分钟就要开始了，请参会人员提前10分钟进入 会场。 2、固定例会除非有重大事项，否则，均按规定时间进行。 （三） 会务准备； 1、设备：投影仪、话筒、音响等设备调试； 2、会议需要留存资料的应提前通知相关部门做好录音、拍照、摄像等工作。 3、台签 （重大会议时需要）； 4、资料